TQM là gì? Khó khăn khi triển khai TQM vào quản lý chất lượng ở Doanh nghiệp

TQM (Total Quality Management) là khái niệm quản lý toàn diện về chất lượng được nhiều Doanh nghiệp áp dụng. Việc triển khai TQM tốt mang lại rất nhiều lợi ích. Tuy nhiên, quá trình này cũng có thể gặp khá nhiều khó khăn. Cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu TQM là gì và những khó khăn có thể gặp khi áp dụng TQM vào tổ chức!

1. Quản lý chất lượng toàn diện TQM là gì? 

TQM (viết tắt của Total Quality Management – Quản lý chất lượng toàn diện) là quá trình liên tục phát hiện và loại bỏ các sai sót trong khâu sản xuất của Doanh nghiệp. TQM được tiến hành nhằm tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng, cải thiện trải nghiệm khách hàng và đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ. Thông qua TQM, tất cả các bên tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cùng nhau làm việc, chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm/ dịch vụ đầu ra cuối cùng của Doanh nghiệp một cách tổng thể.

>>> ĐỌC NGAY: TOP 7 Công cụ quản lý chất lượng (7QC-Tools) hiệu quả nhất

2. Lịch sử ra đời của thuật ngữ TQM

Vào những năm 1970-1980, nền kinh tế Nhật Bản rất phát triển nhờ khả năng sản xuất hàng hóa chất lượng cao với chi phí cạnh tranh. Điều này khiến cho các nước ở Bắc Mỹ và Tây Âu lâm vào tình trạng thiệt hại về kinh tế. Từ đó, họ bắt đầu xem xét và nghiên cứu các kỹ thuật để kiểm soát chất lượng. TQM “bén rễ” từ đó.

Nguồn gốc ra đời chính xác của thuật ngữ Quản lý chất lượng toàn diện vẫn chưa chắc chắn. Nhiều thông tin cho biết, TQM được lấy cảm hứng từ tựa sách Total Quality Control (Armand V. Feigenbaum), What Is Total Quality Control? The Japanese Way (Kaoru Ishikawa). 

Ngoài ra, cũng có nguồn tin cho biết TQM được trình bày lần đầu bởi Bộ Thương mại và Công nghiệp của Vương quốc Anh trong “Chiến dịch chất lượng Quốc gia” năm 1983. Mặt khác, có ý kiến cho rằng, TQM được đặt ra lần đầu bởi Bộ Tư lệnh Hệ thống Hàng không Hải quân của Hoa Kỳ vào năm 1985.

>>> ĐỌC THÊM: FMEA Là Gì? 7 Bước Thực Hiện FMEA Chi Tiết, Dễ Hiểu Trong Quản Lý Chất Lượng

3. Bản chất của TQM là gì?

Bản chất của TQM là gì? TQM là một phương pháp có cấu trúc để quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ của tổ chức thông qua việc cải tiến liên tục các quy trình nội bộ. Các tiêu chuẩn được thiết lập trong quy trình quản lý chất lượng toàn diện có thể phản ánh cả các ưu tiên nội bộ của tổ chức và các tiêu chuẩn ngành hiện có.

Tiêu chuẩn ngành bao gồm các quy định của một ngành cụ thể. Áp dụng TQM thể hiện quy trình sản xuất của Doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn đó, đồng thời đáp ứng các mục tiêu nội bộ. Qua đó, Doanh nghiệp có thể tạo ra các sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng được cả yêu cầu bên trong lẫn bên ngoài của tổ chức.

>>> THAM KHẢO NGAY: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

4. 8 Nguyên tắc cơ bản của TQM là gì?

Sau đây là 8 nguyên tắc cơ bản mà quản lý chất lượng toàn diện (TQM) hướng đến:

• Định hướng khách hàng:

Trong TQM, khách hàng là người định đoạt xem sản phẩm của Doanh nghiệp có thực sự chất lượng hay không. Ý kiến của khách hàng giúp Doanh nghiệp xác định các yêu cầu và phương pháp sản xuất phù hợp, từ việc tìm kiếm nguồn nguyên liệu, cải tiến quy trình sản xuất cho đến quá trình kiểm soát chất lượng.

• Sự cam kết của nhân sự: 

Triển khai TQM thành công đòi hỏi sự tuân thủ tham gia của toàn bộ tổ chức. Do đó, Doanh nghiệp cần phải truyền thông rõ về mục tiêu, kỳ vọng, ràng buộc trong quá trình thực hiện TQM đến toàn bộ tổ chức; đồng thời, cần có kế hoạch đào tạo phù hợp và cung cấp đầy đủ tài nguyên cần thiết cho nhân sự trong quá trình làm việc.

• Không ngừng cải tiến:

Sau khi đã nắm được thông tin về khách hàng, quy trình và đối thủ cạnh tranh, Doanh nghiệp nên từng bước thực hiện các cải tiến nhỏ. Việc liên tục cải tiến sẽ giúp Doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường, thúc đẩy lợi thế cạnh tranh, từ đó cải thiện hiệu quả của hoạt động kinh doanh.

• Đặt quy trình làm trung tâm: 

Trong quản lý chất lượng toàn diện, các quy trình được biểu diễn dưới dạng flowchart, biểu đồ TQM, công cụ trình bày trực quan và tài liệu. Điều này giúp các cá nhân/bộ phận có liên quan hiểu rõ vai trò của mình và có kế hoạch làm việc phù hợp. 

Ngoài ra, quy trình cần được kiểm tra và cải tiến thường xuyên để đảm bảo sự hoàn thiện và nâng cao chất lượng.

• Tiếp cận có chiến lược:

Các quy trình mà Doanh nghiệp xây dựng cần phải phản ánh chính xác sứ mệnh, tầm nhìn và kế hoạch dài hạn của tổ chức. Khi triển khai TQM, Doanh nghiệp cần quyết tâm dồn toàn bộ nguồn lực để thực hiện các điều khoản, biến mục tiêu thành hiện thực.

• Căn cứ vào dữ liệu: 

Phương pháp TQM chỉ mang lại hiệu quả khi Doanh nghiệp căn cứ vào dữ liệu để phân tích. Theo đó, các chỉ số về sản xuất, doanh thu, hiệu suất,… cần phải được so sánh giữa số liệu thực tế và mục tiêu kỳ vọng, Thông qua đó, Doanh nghiệp mới xác định được rằng việc triển khai TQM có hiệu quả hay không và có các phương án cải tiến kịp thời.

• Tích hợp hệ thống:

Khi áp dụng TQM, Doanh nghiệp nên kết nối quá trình làm việc của các bộ phận trên cùng một hệ thống. Điều này đảm bảo việc cập nhật, truyền tải thông tin và liên kết nội bộ được diễn ra thuận tiện và nhanh chóng.

• Giao tiếp: 

Các dữ liệu có thể được cài đặt để tự động chuyển đổi trên hệ thống nhưng vẫn cần có người giám sát để đảm bảo quy trình đang hoạt động đúng và hiệu quả. TQM đề cao việc trao đổi thông tin, giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận trong tổ chức. Điều này sẽ giúp ngăn chặn những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình vận hành.

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất và vai trò quan trọng

5. Quy trình 10 bước triển khai TQM vào Doanh nghiệp

Các bước để Doanh nghiệp triển khai TQM là gì? 10 bước sau đây sẽ giúp Doanh nghiệp dễ dàng áp dụng TQM vào quy trình vận hành một cách hiệu quả.

• Bước 1: Xác định mức độ cần thiết

Ban lãnh đạo cùng các nhân sự chủ chốt của Doanh nghiệp họp xác định mức độ cần thiết để áp dụng TQM và đưa ra các cam kết thực hiện đối với từng bộ phận thông qua chính sách, mục tiêu, kế hoạch hoạt động chung TQM…

• Bước 2: Thiết lập ban chuyên môn

Một ban chuyên môn TQM cần được thành lập để đào tạo nhận thức, xây dựng kỹ năng cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó, ban chuyên môn TQM cũng có trách nhiệm giám sát và đảm bảo các phòng ban thực hiện theo đúng quy trình đã đề ra theo chương trình quản lý chất lượng toàn diện.

• Bước 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể triển khai TQM

Kế hoạch tổng thể để triển khai TQM được hoạch định qua nhiều giai đoạn và các hoạt động cụ thể. Doanh nghiệp cần lên một kế hoạch chi tiết trong đó phải có yêu cầu về nguồn lực cũng như trách nhiệm của mỗi bộ phận trong Doanh nghiệp.

• Bước 4: Truyền thông về chương trình

Doanh nghiệp cần có những hoạt động để truyền thông về TQM đến các thành viên trong tổ chức. Mục đích của việc tuyên truyền TQM là thu hút nhân viên tham gia và thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đã đề ra.

• Bước 5: Đánh giá hiệu quả về mặt kinh tế của chương trình TQM

Cần xác định mức chi phí cụ thể để thực hiện từng giai đoạn trong hệ thống TQM. Đánh giá hiệu quả về kinh tế mà TQM mang lại cho Doanh nghiệp để đưa ra phương án hành động chính xác.

• Bước 6: Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết

Những chính sách, kế hoạch và mục tiêu cho từng phòng ban cần được thiết lập một cách chi tiết và phải đảm bảo sự phù hợp với chính sách, chiến lược lớn của cả Doanh nghiệp. Các kế hoạch đặt ra cũng cần có tính toàn diện và bao gồm tất cả các hoạt động của Doanh nghiệp.

• Bước 7: Thiết lập các quy trình chất lượng

Doanh nghiệp lên quy trình chuẩn dựa vào nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, bao gồm: thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất và kiểm soát chất lượng. Doanh nghiệp cần diễn giải những mong muốn của khách hàng thành yêu cầu cụ thể, xem xét quá trình nghiên cứu khách hàng, thị trường để thiết lập chức năng cho sản phẩm.

• Bước 8: Cấu trúc hệ thống phù hợp với TQM 

Để thực hiện cấu trúc lại hệ thống cho phù hợp với mô hình quản lý chất lượng toàn diện TQM, Doanh nghiệp phải có cơ chế mỏng, hiệu quả ủy quyền và tự chủ tốt. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cũng cần thực hiện quản lý chức năng chéo.

• Bước 9: Đưa TQM vào hoạt động

Để đưa TQM vào hoạt động, Doanh nghiệp cần phải từng bước xây dựng, hoàn thiện và duy trì hệ thống. Việc thực hiện từng bước tiêu chuẩn hóa chất lượng cần dựa trên tính chất Doanh nghiệp và hiệu suất của các bộ phận liên quan.

• Bước 10: Giám sát việc thực hiện TQM trong tổ chức

Việc giám sát thực hiện đúng các chiến lược, chính sách và mục tiêu theo TQM cần được thực hiện bằng biện pháp đồng bộ bởi tất cả thành viên. Việc này sẽ giúp Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, hạn chế sai sót, tối ưu chi phí và có những giải pháp cải tiến kịp thời.

• Bước 11: Theo dõi, đo lường, cải tiến

Doanh nghiệp tiếp tục việc cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo kế hoạch TQM đã đề ra. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi, đo lường, phân tích các chỉ số thực tế so với mục tiêu ban đầu để đánh giá hiệu quả triển khai TQM; từ đó, có các phương án giúp hoàn thiện hệ thống hơn.

>>> ĐỌC THÊM: PQC là gì? 11 Yêu cầu để trở thành một nhân viên PQC giỏi

6.Lợi ích và khó khăn khi triển khai TQM vào Doanh nghiệp

Khi triển khai total quality management, các Doanh nghiệp sẽ gặp nhiều khó khăn nhưng bên cạnh đó, quy trình này cũng mang lại cho Doanh nghiệp những lợi ích đáng kể.

6.1 Lợi ích khi áp dụng TQM

Lợi ích khi áp dụng TQM là gì? Khi triển khai một cách đúng đắn, TQM giúp doanh nghiệp sản xuất các sản phẩm với chi phí thấp mà vẫn đảm bảo chất lượng và đồng nhất. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút được nhiều khách hàng trung thành hơn, nhờ vào chất lượng sản phẩm tốt, đi kèm với lợi ích từ việc tiết kiệm chi phí.

Khi áp dụng TQM vào mọi bộ phận của tổ chức, doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí đáng kể từ việc tìm nguồn cung ứng vật liệu, quy trình sản xuất, phân phối sản phẩm hay các hoạt động văn phòng khác. Bên cạnh đó, triển khai TQM giúp Doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng với sự thay đổi “chóng mặt” của thị trường.

>>> ĐỌC NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả 

6.2 Khó khăn khi áp dụng TQM

Để khai thác tối đa lợi ích từ TQM, Doanh nghiệp phải tuân thủ toàn bộ các nguyên tắc của phương pháp này. Điều này yêu cầu sự tham gia đầy đủ từ tất cả các bộ phận trong tổ chức. Tuy nhiên, đạt được mức độ cam kết này rất khó khăn, đòi hỏi phải có sự chuẩn bị về tài chính và bắt buộc tất cả các cấp quản lý phải tham gia TQM. 

Việc chuyển đổi sang TQM có thể kéo dài, khiến nhân sự cảm thấy khó chịu. Thậm chí, TQM buộc Doanh nghiệp phải thay đổi quy trình, nhân sự, trang thiết bị chỉ để thực hiện một kế hoạch chưa được kiểm chứng kết quả. Điều này có thể khiến những nhân viên giỏi cảm thấy phật lòng vì cho rằng TQM không tận dụng đúng khả năng của họ.

>>> ĐỌC NGAY: Thiết lập mục tiêu cải thiện chất lượng hiệu quả với sự trợ giúp của mô hình SMART

7. Những Doanh nghiệp nào nên áp dụng TQM

Khi hiểu được những lợi ích từ TQM là gì, nhiều Doanh nghiệp mong muốn áp dụng phương pháp này. Bắt nguồn từ lĩnh vực sản xuất, tuy nhiên, các nguyên tắc của TQM cũng có thể áp dụng cho nhiều ngành khác nhau. TQM đem lại sự thay đổi mang tính hệ thống và dài hạn cho Doanh nghiệp áp dụng.

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM được triển khai trong nhiều ngành nghề và không giới hạn lĩnh vực. Hơn nữa, TQM cũng có thể được áp dụng cho các phòng ban trong một tổ chức riêng lẻ, đảm bảo toàn bộ nhân viên phải hướng đến mục tiêu chung và nâng cao năng lực của mình.

>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

8. Toyota đã triển khai TQM vào tổ chức của mình ra sao?

Toyota đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng TQM bằng cách thực hiện phương pháp JIT (Just-In-Time) vào việc thực hiện quy trình kiểm kê đúng lúc. Toyota chỉ giữ đủ lượng hàng tồn kho để đáp ứng đủ các đơn đặt hàng cần thiết. 

Các bộ phận trong dây chuyền lắp ráp của Toyota đều được cài đặt 1 loại thẻ vật lý và thẻ sẽ được gỡ bỏ khi bộ phận này được đưa vào sử dụng. Nhờ đó, Toyota tối ưu được một khoản chi phí khi không cần dự trữ quá nhiều hàng tồn kho mà vẫn đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm khi bán ra. 

9. So sánh giữa ISO 9000 và TQM

TQM và ISO 9000 là 2 bộ quy chuẩn quản lý chất lượng phổ biến, được nhiều Doanh nghiệp áp dụng hiện nay. Vậy sự khác biệt giữa ISO 9000 và TQM là gì? Mời quý khách theo dõi chi tiết trong bảng sau: 

Theo chuyên gia, Doanh nghiệp nên biết cách vận dụng các ưu điểm của 2 quy trình chất lượng này. Với các Doanh nghiệp nhỏ, nên triển khai ISO 9000 trước để tạo niềm tin với khách hàng, sau đó đến TQM. Còn với các Doanh nghiệp lớn đã áp dụng TQM thành công nên nâng cao hệ thống bằng ISO 9000.

Để triển khai ISO 9000 (đặc biệt là tiêu chuẩn ISO 9001) vào hệ thống quản lý chất lượng, quý Doanh nghiệp có thể nhận tư vấn và thực hiện dịch vụ chứng nhận ISO 9001:2015 tại Vinacontrol CE Hồ Chí Minh. Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực chứng nhận ISO cùng đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh cam kết sẽ mang lại cho quý Doanh nghiệp sự hài lòng bởi dịch vụ chất lượng cao. Liên hệ ngay qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn

>>> THAM KHẢO NGAY: Chứng nhận ISO 9001:2015 | Cấp chứng chỉ quản lý chất lượng

Trên đây là toàn bộ các thông tin giải thích TQM là gì và những nguyên tắc, quy trình triển khai TQM cho Doanh nghiệp. Hy vọng rằng, với những thông tin Vinacontrol CE Hồ Chí Minh chia sẻ, quý Doanh nghiệp đã có những phương án để ứng dụng TQM nâng cao chất lượng sản xuất và thúc đẩy phát triển cho Doanh nghiệp. 

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Cpk là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng, sản xuất
• Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban