Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

Biểu đồ Pareto là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp quản lý chất lượng dựa trên việc phân tích dữ liệu. Trong bài viết này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ hướng dẫn Doanh nghiệp cách ứng dụng Pareto diagram hiệu quả trong quá trình quản lý chất lượng!

1. Biểu đồ Pareto là gì?

Biểu đồ Pareto là công cụ quản lý chất lượng dùng để trình bày các vấn đề hoặc nguyên nhân quan trọng nhất. Được đặt tên theo nguyên tắc Pareto, tức là khoảng 80% kết quả phụ thuộc vào 20% nguyên nhân, Pareto chart sắp xếp các vấn đề hoặc nguyên nhân theo thứ tự ưu tiên giảm dần dựa trên mức độ đóng góp của chúng.

Sơ đồ Pareto được sử dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng để phân loại và xác định ưu tiên trong việc giải quyết vấn đề. Công cụ này giúp Doanh nghiệp xác định rõ các yếu tố gây ra tác động lớn nhất và tập trung nguồn lực vào những điểm cần xử lý trước để đạt được hiệu quả tối đa.

Mô tả biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto bao gồm các trục và cột thẳng. Trong đó, Trục dọc bên trái của biểu đồ đại diện cho tần suất xuất hiện hoặc mức độ của từng yếu tố, trong khi trục phải đại diện cho tỷ lệ tích lũy của tổng số yếu tố. Thông qua đó, biểu đồ thể hiện cho ta những yếu tố gây ảnh hưởng lớn nhất hoặc có tần suất dày đặc nhất.

Pareto diagram thường được sử dụng trong quản lý chất lượng để xác định các khuyết điểm hay nguyên nhân gây ra sự cố quan trọng nhất. Bằng cách tập trung giải quyết những yếu tố này, Doanh nghiệp có thể cải thiện được chất lượng một cách toàn diện nhất.

>>> BẠN CÓ BIẾT: Biểu đồ Pareto là một trong 7 Công cụ quản lý chất lượng hiệu quả nhất mọi thời đại.

2. Biểu đồ Pareto sử dụng để làm gì?

Biểu đồ Pareto thường được sử dụng để phân tích và giải quyết các vấn đề quan trọng trong quản trị Doanh nghiệp, phân tích thị trường nhằm đưa ra các quyết định hiệu quả. Từ Pareto chart, Doanh nghiệp có thể: 

• Xác định và phân loại các yếu tố và vấn đề quan trọng nhất cần được ưu tiên giải quyết. Từ đó, Doanh nghiệp tập trung vào xử lý những vấn đề có ảnh hưởng lớn để cải thiện, tối ưu hóa chất lượng công việc.
• Nhờ Pareto, doanh nghiệp tìm ra những nguyên nhân chính gây ra xao nhãng hoặc giảm hiệu suất, từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến hiệu quả, thúc đẩy năng suất và hiệu suất làm việc.
• Bằng cách xác định các yếu tố quan trọng nhất gây rủi ro và đưa ra dự đoán, Doanh nghiệp có thể áp dụng các giải pháp đúng đắn để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh.
• Hiểu và nắm rõ về các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp để xác định hướng phát triển bền vững thông qua việc tập trung vào những lĩnh vực quan trọng nhất.

>>> ĐỌC THÊM: TQM là gì? Khó khăn khi triển khai TQM vào quản lý chất lượng ở Doanh nghiệp

3. Vai trò của biểu đồ Pareto

Pareto chart mang đến lợi ích cho toàn thể doanh nghiệp từ nhân viên đến đội ngũ lãnh đạo, quản lý các cấp. Cụ thể:

• Đối với nhân viên:

Pareto diagram giúp nhân viên xác định và ưu tiên các vấn đề quan trọng nhất. Nhờ đó, họ có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp, tập trung vào những vấn đề có tác động lớn, từ đó đạt được kết quả tốt hơn trong công việc của mình.

• Đối với cấp lãnh đạo:

Pareto chart cung cấp cho cấp lãnh đạo cái nhìn tổng quan về các vấn đề quan trọng trong tổ chức. Qua đó. họ tập trung vào những yếu tố có tác động lớn và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp. Bên cạnh đó, Pareto chart cũng giúp cấp lãnh đạo phân bổ và quản lý tài nguyên hiệu quả cho các hoạt động trong tổ chức.

• Đối với tổ chức:

Pareto chart giúp nhận diện các vấn đề quan trọng thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Nếu kìm hãm, Doanh nghiệp sẽ kịp thời giải quyết nhằm ngăn chặn hiệu ứng domino. Nếu là yếu tố phát triển, cần có kế hoạch phân bổ nguồn lực phù hợp để đưa công ty theo hướng phát triển bền vững. 

>>> ĐỌC NGAY: FMEA Là Gì? Bí Mật Kiểm Soát Rủi Ro Hiệu Quả Trong Sản Xuất

4. Khi nào Doanh nghiệp nên sử dụng biểu đồ Pareto?

Pareto graph có vai trò quan trọng trong phát hiện nguyên nhân trọng yếu dẫn đến các vấn đề trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể áp dụng Pareto chart. Sau đây là những trường hợp mà Doanh nghiệp nên áp dụng phân tích Pareto chart:

• Khi phân tích dữ liệu về tần suất các vấn đề hoặc nguyên nhân trong một quy trình.

• Khi Doanh nghiệp có nhiều vấn đề hoặc nguyên nhân nhưng chỉ muốn tập trung giải quyết các vấn đề cốt lõi.

• Khi phân tích các nguyên nhân chung bằng cách xem xét các yếu tố cụ thể của chúng.

• Khi cần lý giải các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

>>> ĐỌC NGAY: Kết hợp Pareto chart với biểu đồ Histogram để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng 

5. Hướng dẫn lập biểu đồ Pareto

Biểu đồ Pareto giúp theo dõi các nguyên nhân, vấn đề chính trong đầu tư, quản trị doanh nghiệp. Phần tiếp theo này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ hướng dẫn 2 cách lập Pareto chart theo cách chung và vẽ Pareto bằng Excel đơn giản và dễ thực hiện.

5.1 Hướng dẫn tổng quan

Để vẽ Pareto graph, bạn cần thực hiện các bước sau:,

Bước 1: Xác định dữ liệu cần thu thập và cách phân loại theo đơn vị đo hay thời gian thu thập.

Bước 2: Sắp xếp dữ liệu tăng dần. Tính tỉ lệ % của từng yếu tố và tính tỉ lệ % tích lũy của từng yếu tố.

Bước 3: Vẽ biểu đồ Pareto

Kẻ 2 trục tung ở điểm đầu và điểm cuối của trục hoành. Bên trục tung trái biểu diễn số lượng, trục tung bên phải biểu diễn tỉ lệ % tích lũy. Vẽ các cột thẳng thể hiện các yếu tố từ lớn nhất đến nhỏ nhất. Sau đó, vẽ đường tích lũy theo số phần trăm tích lũy đã tính. Cuối cùng, điền thông số lên biểu đồ.

Bước 4: Xác định và phân tích các vấn đề cần ưu tiên cần giải quyết. Đây là những nguyên nhân ảnh hưởng chủ yếu đến chất lượng sản phẩm.

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất và vai trò quan trọng

5.2 Hướng dẫn lập Pareto chart chi tiết bằng Excel

Ngoài phương pháp lập biểu đồ trên, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh hướng dẫn thêm 1 cách vẽ Pareto bằng Excel. Với cách vẽ biểu đồ bằng Excel bạn cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu

Tạo một bảng tính Excel và điền các dữ liệu cần thiết để xây dựng Pareto graph vào.

• Bước 2: Sắp xếp dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần về mặt giá trị. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chọn Home -> Sort & Filter -> Sort largest to smallest.

• Bước 3: Tính tỷ lệ phần trăm của mỗi yếu tố.

Tạo một cột thứ ba trong bảng tính để tính toán tỷ lệ phần trăm của từng yếu tố. Bạn lấy giá trị đơn lẻ của từng yếu tố chia cho giá trị tổng của tất cả các yếu tố.

• Bước 4: Tính toán tỷ lệ phần trăm tích lũy

Tạo một cột thứ tư trong bảng tính để tính toán tỷ lệ phần trăm tích lũy của từng yếu tố. Trong đó yếu tố đầu tiên sẽ có tỷ lệ phần trăm tích lũy bằng tỷ lệ phần trăm ở cột thứ 3. Các yếu tố sau, áp dụng công thức tỷ lệ phần trăm tích lũy như sau:

• Bước 5: Vẽ biểu đồ cột

Chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn pareto chart, sau đó chọn Insert -> Insert Chart -> Clustered Column -> OK.

Pareto chart sẽ hiển thị, đồng thời bạn có thể tùy chỉnh nó bằng cách thêm tiêu đề, trục, và các chi tiết khác để làm cho biểu đồ trở nên rõ ràng và dễ đọc.

• Bước 6: Phân tích Pareto diagram theo quy tắc 80/20 

Từ phía trục phải, bạn kẻ một đường thẳng ngang tại vị trí 80%. Từ điểm giao giữa đường thẳng và biểu đồ, bạn cần vẽ đường vuông góc với đường vừa kẻ và song song với trục %. Bên trái đường vuông góc này chính là 80% nguyên nhân cần tập trung giải quyết.

>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

6. Ưu nhược điểm khi sử dụng biểu đồ Pareto trong quản lý chất lượng

Sử dụng biểu đồ Pareto trong quản lý chất lượng ngày càng phổ biến bởi những ưu điểm mà nó mang lại. Tuy nhiên, công cụ này vẫn còn tồn tại 1 số hạn chế.

6.1 Ưu điểm

Thực tế, khi áp dụng biểu đồ Pareto để theo dõi các vấn đề trong doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ thu được nhiều lợi ích. Trong đó phải kể đến: 

• Giúp giải quyết vấn đề tập trung hơn:

Bằng cách phân loại các yếu tố theo mức độ ảnh hưởng, Pareto chart giúp nhìn thấy những yếu tố chủ yếu gây ra sự cố hoặc vấn đề. Điều này giúp người quản lý chất lượng tập trung vào những điểm yếu quan trọng nhất để cải thiện hiệu suất và chất lượng.

• Giúp xác định các cơ hội tiềm năng:

Không chỉ giúp phát hiện các vấn đề, Pareto chart còn có thể được sử dụng để xác định các cơ hội tiềm năng. Doanh nghiệp có thể nhận ra các điểm mạnh trong quy trình hoặc sản phẩm, từ đó có các phương án phát triển các phương pháp và kỹ thuật thành công để tận dụng các cơ hội và nâng cao hiệu suất tổng thể.

• Trao quyền cho việc ra quyết định:

Khi trình bày các vấn đề liên quan đến hoạt động doanh nghiệp bằng Pareto, bạn là người nắm rõ những vấn đề quan trọng nhất., Từ đó, bạn có thể đề xuất các phương án giải quyết dựa trên dữ liệu và việc xem xét, phân tích. 

6.2 Nhược điểm

Tuy nhiên, nhiều trường hợp Pareto chart không thực sự hiệu quả. Nguyên nhân xuất phát từ các hạn chế sau:

• Không phân tích được nguyên nhân gốc rễ vấn đề:

Sơ đồ Pareto chỉ tập trung vào việc phân loại và hiển thị mức độ ảnh hưởng của các yếu tố, nhưng không đưa ra thông tin chi tiết về nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Có nghĩa là một khi vấn đề được xác định, cần phải tiến hành các phân tích sâu hơn để tìm ra nguyên nhân cụ thể và đưa ra các biện pháp khắc phục.

• Không cung cấp dữ liệu định lượng:

Biểu đồ chỉ thể hiện sự phân loại theo tỷ lệ phần trăm hoặc tần suất. Do đó, biểu đồ Pareto có thể gây thiếu sót trong việc so sánh và đánh giá các vấn đề theo mức độ quan trọng thực tế. Để có cái nhìn toàn diện hơn, Doanh nghiệp cần phải sử dụng các phương pháp và công cụ khác để thu thập và phân tích dữ liệu định lượng.

• Chỉ hiển thị các dữ liệu trong quá khứ:

Biểu đồ không thể dự đoán được kết quả tương lai hoặc ảnh hưởng của các biện pháp khắc phục. Một quyết định dựa trên dữ liệu quá khứ có thể không đảm bảo sẽ mang lại kết quả tích cực trong tương lai. Do đó, cần kết hợp Pareto graph với các phương pháp khác và đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định và hành động.

Trên đây là toàn bộ các thông tin liên quan đến biểu đồ Pareto và cách vẽ Pareto chart trong Excel. Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC: 

• Sơ đồ PERT trong quản lý dự án | 5 Bước vẽ PERT đơn giản
• Sơ đồ Gantt | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets
• Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng
• BSC là gì? | 4 thước đo BSC quan trọng và hiệu quả