Biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất và vai trò quan trọng

Biểu đồ xương cá được ứng dụng để nhận diện vấn đề và đề ra các phương án giải quyết phù hợp. Đặc biệt, trong quản trị sản xuất việc sử dụng sơ đồ xương cá giúp kiểm soát về chất lượng và quy trình sản xuất vô cùng hiệu quả. Cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu chi tiết về công cụ quản lý chất lượng này ngay sau đây!

1. Biểu đồ xương cá là gì?

Biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả) là một sơ đồ biểu thị trực quan mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả. Đây là công cụ thường được ứng dụng vào việc kiểm soát lỗi, cải thiện về chất lượng sản phẩm, quy trình trong hoạt động sản xuất.

Được tạo ra bởi Dr. Kaoru Ishikawa, biểu đồ xương cá còn có tên gọi khác là biểu đồ Ishikawa. Sở dĩ gọi là biểu đồ xương cá vì nó có cấu trúc giống xương cá, trong đó:

• Đầu cá: Vấn đề đang cần phân tích;
• Trục xương trung tâm: Quá trình hình thành vấn đề;
• Các xương lớn chỉ ra hai bên: Các yếu tố chính gây ra vấn đề;
• Các xương nhỏ: Các nguyên nhân cụ thể liên quan trực tiếp đến từng yếu tố chính.

Với biểu đồ xương cá, Doanh nghiệp có thể chủ động trong việc xác định lỗi/ sai sót trong quy trình để giải quyết nhanh chóng nhất. Bên cạnh đó, biểu đồ Ishikawa cũng là một công cụ hữu ích giúp Doanh nghiệp cải tiến các quy trình đạt được six sigma.

>>> CÓ THỂ BẠN CHƯA BIẾT: Biểu đồ xương cá (biểu đồ nhân quả) là một trong 7 công cụ quản lý chất lượng hiệu quả nhất mọi thời đại

2. Khi nào cần sử dụng biểu đồ xương cá?

Ứng dụng biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất mang lại hiệu quả rất lớn. Cụ thể, đối với các vấn đề chịu tác động từ nhiều nguyên nhân tuy nhiên lại khó để xác định bản chất cốt lõi, biểu đồ xương cá sẽ là công cụ hữu hiệu giúp Doanh nghiệp xử lý điều này.

Trình bày và phân tích vấn đề theo mối quan hệ nhân-quả, sơ đồ xương cá sẽ giúp Doanh nghiệp dễ dàng xác định được các vấn đề quan trọng, từ đó có phương án khắc phục phù hợp nhất.

>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

3. 6 Yếu tố cơ bản của biểu đồ xương cá trong sản xuất

Có 6 yếu tố cơ bản để tạo nên một biểu đồ xương cá dùng trong quản trị sản xuất, kinh doanh như sau:

• Man power – Nhân lực

Nhân lực chính là yếu tố quan trọng và khó kiểm soát nhất, bởi người lao động có thể điều khiển thiết bị máy móc hoặc tác động trực tiếp để tạo ra sản phẩm. Nếu thiếu kinh nghiệm hoặc tay nghề yếu thì thành phẩm sẽ bị ảnh hưởng đến chất lượng từ đó khiến hiệu quả sản xuất bị ảnh hưởng không tốt.

• Method – Phương pháp 

Nếu phương pháp hoặc quy trình sản xuất bị sai sót sẽ dẫn đến sản phẩm tạo ra không đạt chất lượng và có nguy cơ ảnh hưởng đến những công đoạn tiếp theo.

• Machine – Thiết bị máy móc

Nếu các thiết bị máy móc sử dụng thời gian dài mà không được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên sẽ dễ xảy ra hỏng hóc. Điều này sẽ trở thành nguyên nhân chính ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và hiệu suất làm việc của người lao động.

• Material – Nguyên liệu

Việc chọn nguyên vật liệu có sự ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Người tiêu dùng thường cân nhắc đến chất liệu nên nếu một sản phẩm không được đánh giá tốt thì việc chọn nguyên vật liệu cần phải được xem xét trước nhất.

• Mother Nature – Môi trường

Yếu tố “Mother Nature” đề cập đến các nguyên nhân không kiểm soát được và không thể thay đổi trong quá trình sản xuất hoặc quá trình nghiên cứu. Đây có thể là những yếu tố tự nhiên như điều kiện thời tiết, môi trường, hoặc các yếu tố khách quan khác mà Doanh nghiệp không thể can thiệp trực tiếp để thay đổi.

• Measurement – Đo lường

Để một doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động sản xuất thì việc đo lường và đánh giá chính là điều cần thiết. Mỗi doanh nghiệp sẽ có chiến lược cũng như các tiêu chí đánh giá riêng để giúp năng suất lao động được tốt nhất.

>>> ĐỌC NGAY: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

4. Hướng dẫn vẽ biểu đồ xương cá chi tiết

Vẽ biểu đồ xương cá để giúp bạn chỉ ra các vấn đề một cách chi tiết nhất thay vì chỉ tập trung vào các nguyên nhân ở bề nổi. Về cơ bản, biểu đồ xương cá được vẽ lần lượt theo 4 bước sau:

4.1 Bước 1: Xác định vấn đề cần tập trung

Đầu tiên, để tạo biểu đồ xương cá, bạn cần phải sắp xếp và viết ra cụ thể chính xác vấn đề đang mắc phải. Bạn phải cụ thể thông tin bao gồm: vấn đề này cụ thể là gì, nó xảy ra lúc nào, ở đâu và ai có liên quan đến.

Tiếp đó, bạn viết vấn đề chính cần được giải quyết vào ô bên phải và vẽ 1 đường ngang từ bên trái ô vấn đề. Ô vấn đề chính được xem là phần đầu cá và đường ngang chính là phần xương sống, cho bạn không gian để triển khai các ý tiếp theo.

4.2 Bước 2: Phân loại các tác nhân của vấn đề

Đây là bước để phân loại các nguyên nhân dẫn đến vấn đề chính cần được giải quyết bao gồm: trang thiết bị, nguyên liệu, con người, yếu tố bên ngoài,… Ứng với mỗi nguyên nhân, bạn hãy vẽ một đường trên sống lưng của cá.

>>> ĐỌC NGAY: Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

4.3 Bước 3: Xác định các nguyên nhân có thể xảy ra của vấn đề

Biểu đồ xương cá giúp tìm ra nguyên nhân cốt lõi cho vấn đề

Ở bước này, bạn cần xác định các nguyên nhân cụ thể ứng với từng yếu tố chính đã xác định ở bước 2. Mỗi nguyên nhân ứng với từng yêu tố, bạn sẽ vẽ một nhánh xương nối từ nhánh xương chính đã xác định ở bước 2.

>>> ĐỌC NGAY: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

4.4 Bước 4: Phân tích biểu đồ

Lúc này, sơ đồ xương cá đã hoàn thành với danh sách các nguyên nhân cụ thể và rõ ràng dẫn đến vấn đề chính cần phải giải quyết. Nếu có nguyên nhân quan trọng, bạn hãy đánh dấu bằng bút màu để xác định nhanh chóng yếu tố cần chú ý. Sau đó, bạn tiến hành sử dụng các phương pháp phù hợp để phân tích biểu đồ.

>>> XEM TIẾP: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

5. 5 Gợi ý giúp xây dựng biểu đồ xương cá hiệu quả

Để vẽ biểu đồ xương cá nhanh chóng và đầy đủ thông tin, bạn có thể tham khảo các gợi ý sau đây:

• Thành lập một ban chuyên môn

Đầu tiên, Doanh nghiệp nên thành lập một nhóm các thành viên đảm nhiệm việc tạo sơ đồ xương cá. Các thành viên nên từ nhiều lĩnh vực có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến vấn đề. Mọi người cùng giải quyết vấn đề đang gặp phải bằng cách xem xét, phân tích cũng như trao đổi ý kiến và đưa ra quyết định đúng đắn, khách quan nhất.

• Cần xác định rõ các nguyên nhân chính

Cần xác định được nguyên nhân chủ chốt của vấn đề và nhìn sự việc một cách tổng thể. Tránh trường hợp chỉ quan tâm đến các nguyên nhân hiện sẵn, dễ nhận biết mà bỏ qua các khía cạnh liên quan.

• Sử dụng kĩ thuật 5Whys

Sử dụng kĩ thuật 5Whys để phân tích sơ đồ xương cá của mình. Đặt câu hỏi “Tại sao?” để dễ khơi gợi và tìm ra nguyên nhân chính nhanh chóng hơn.

• Thu thập ý kiến của mọi người để xác định nguyên nhân gốc rễ

Người làm biểu đồ xương cá nên thu thập thông tin và ý kiến từ ý tưởng của mọi người để xác nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông thường, mỗi cá nhân trong nhóm cần đề xuất 3 nguyên nhân mà bản thân cho là quan trọng. Sau đó, cả nhóm cùng nhau xác định mẫu số chung để xác định đâu mới là nguyên nhân cốt lõi.

• Kết hợp các công cụ khác

Bạn có thể kết hợp thêm các kỹ thuật về nguyên nhân – kết quả khác nếu việc tìm ra nguyên nhân vấn đề của bạn đang trở nên quá phức tạp khi áp dụng riêng biểu đồ xương cá. Bạn có thể sử dụng công cụ phân tích nguyên nhân chính của vấn đề như FMEA nếu biểu đồ xương cá bạn làm đang quá lộn xộn và khó hiểu.

>>> ĐỌC THÊM: PQC là gì? 11 Yêu cầu để trở thành một nhân viên PQC giỏi

6. Ưu và nhược điểm khi sử dụng biểu đồ xương cá

Biểu đồ xương cá giúp việc phân tích và tìm ra các nguyên nhân để có hướng giải quyết các vấn đề mà việc quản trị sản xuất đang mắc phải rất hiệu quả. Tuy nhiên, biểu đồ này cũng tồn tại một vài hạn chế mà Doanh nghiệp cần nắm.

6.1. Ưu điểm

Việc ứng dụng sơ đồ xương cá mang lại các ưu điểm sau đây:

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Sơ đồ xương cá được ứng dụng để phân tích và tìm ra các nguyên nhân chính gây ra vấn đề hiện tại, thay vì chỉ biết xử lý các triệu chứng hoặc hậu quả mà không hiểu rõ căn nguyên từ đâu.

• Trực quan hóa, dễ hiểu

Thông qua biểu đồ nhân quả, các vấn đề được trình bày trực quan và chi tiết. Từ đó, mọi người sẽ dễ dàng đánh giá và đề xuất phương án giải quyết hiệu quả, nhanh chóng nhất.

• Phân nhóm các nguyên nhân rõ ràng

Biểu đồ xương cá chia các nguyên nhân thành các nhóm rõ ràng. Từ đó, Doanh nghiệp có thể tập trung vào từng nhóm nguyên nhân để đưa ra giải pháp phù hợp.

• Phối hợp đội ngũ đa ngành

Để thông tin được đầy đủ và chính xác nhất, biểu đồ xương cá cần có sự phối hợp giữa các bộ phận cũng như chuyên gia đa ngành. Việc khai thác kiến thức, kinh nghiệm đa nguồn sẽ giúp việc phân tích được toàn diện hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Flowchart là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi khi xây dựng Flowchart

6.2 Nhược điểm

Bên cạnh nhiều đặc điểm nổi bật, sơ đồ xương cá còn có một số hạn chế như sau:

• Đòi hỏi sự hiểu biết và kỹ năng

Việc thực hiện vẽ biểu đồ xương cá đòi hỏi người làm phải có kỹ năng phân tích, kiến thức, khả năng tư duy và cả khả năng nhìn nhận, đánh giá nguyên nhân một cách khách quan, toàn diện nhất.

• Tốn thời gian

Việc tạo sơ đồ xương cá cần sự tỉ mỉ, tập trung để phân tích các chi tiết. Vì thế, quá trình này tốn khá nhiều thời gian, nhất là trong trường hợp gặp phải vấn đề khó, phức tạp.

• Giới hạn về độ sâu

Biểu đồ nhân quả thực tế chỉ tập trung đến nguyên nhân chính gây ra vấn đề mà không đào sâu vào các yếu tố chi tiết ảnh hướng đến các nguyên nhân phụ. 

• Dễ bị ảnh hưởng bởi quan điểm cá nhân

Biểu đồ xương cá có sự đòi hỏi về quan điểm, đánh giá và phân loại từ các chuyên gia cũng như nhóm làm việc, dựa vào kinh nghiệm và sự suy luận từ họ. Điều này sẽ dẫn đến một số suy luận và quan điểm đánh giá khác biệt, từ đó khiến việc xác định nguyên nhân chính của vấn đề dễ bị sai sót.

Hy vọng, bài v chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm vai trò và cách xây dựng biểu đồ xương cá trong quản lý chất lượng! Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• TQM là gì? Khó khăn khi triển khai TQM vào quản lý chất lượng ở Doanh nghiệp
• MBO là gì? 7 Trở ngại khi triển khai MBO và giải pháp cụ thể
• OKRs là gì? Hướng dẫn cách viết và đánh giá OKR tốt nhất