Flowchart là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi khi xây dựng Flowchart

Flowchart là gì mà có thể hỗ trợ cho việc lập kế hoạch, tài liệu hóa, cải thiện và quản lý các quy trình một cách dễ dàng hơn. Có thể bạn chưa biết gì về thuật ngữ này hoặc có thể đã đã nghe nói nhưng vẫn chưa hiểu cặn kẽ. Vậy hãy để Vinacontrol CE Hồ Chí Minh giúp bạn tìm hiểu chi tiết về chủ đề này nhé!

1. Flowchart là gì?

Flowchart (hay còn gọi là lưu đồ, sơ đồ quy trình) là một công cụ sử dụng để biểu thị một chuỗi các hành động nối tiếp nhau theo thứ tự nhất định của một kế hoạch hay quy trình nào đó thông qua các ký hiệu hình học và mũi tên. Với flowchart, các quy trình trở nên trực quan, dễ hiểu hơn.

Flowchart là công cụ lý tưởng để thể hiện các quy trình kinh doanh một cách ngắn gọn, cô đọng nhưng đầy đủ nhất. Các Doanh nghiệp có thể sử dụng lưu đồ để mô tả nhiều loại quy trình khác nhau. Đồng thời, thông qua flowchart, Doanh nghiệp có thể xác định các điểm chưa hợp lý trong quy trình, từ đó cải tiến chúng.

Lưu đồ cho phép mọi người theo dõi luồng công việc, hiểu các nhiệm vụ và phân tích các bước riêng lẻ một cách nhanh chóng và dễ dàng. Cũng nhờ vào đó, lãnh đạo có thể tổ chức nhóm,  giao nhiệm vụ cho từng thành viên cũng như phân bổ nguồn lực hợp lý nhất.

flowchart là gì
Flowchart là gì?

>>> THAM KHẢO THÊM: X5 hiệu quả quản lý chất lượng cùng Flowchart và Top 7 công cụ quản lý chất lượng cốt lõi

2. Lịch sử phát triển của công cụ Flowchart

Nguồn gốc ra đời của Flowchart là gì? Vào năm 1921, Flowchart được giới thiệu lần đầu tiên bởi hai kỹ sư công nghiệp người Mỹ là Frank và Lillian Gilbreth với Hiệp hội Kỹ sư Cơ khí Mỹ (ASME) dưới tên gọi “Biểu đồ quy trình luồng”.

Năm 1947, ASME đã chấp nhận một hệ thống ký hiệu cho Biểu đồ Quy trình Luồng, được phát triển từ công trình gốc của Gilbreths. 

Trong những năm 1940, Herman Goldstine và John Van Neumann đã sử dụng biểu đồ luồng để phát triển các chương trình máy tính. Từ đó, việc vẽ sơ đồ ngày càng trở nên phổ biến cho các chương trình máy tính và thuật toán của mọi loại.

Kể từ đó, biểu đồ luồng đã trở thành một công cụ phổ biến để thiết kế, tài liệu hóa và quản lý các quy trình hoặc chương trình trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Chúng được sử dụng để phân tích, thiết kế, tài liệu hóa hoặc quản lý một quy trình hoặc chương trình trong nhiều lĩnh vực.

flowchart là gì
Cho đến ngày nay, flowchart vẫn được ứng dụng khá nhiều trong công việc

>>> XEM CHI TIẾT: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

3. Lợi ích của việc sử dụng flowchart là gì?

Lưu đồ mang lại cho bạn nhiều lợi ích trong công việc, cuộc sống. Cụ thể những lợi ích của flowchart là gì?

  • Trực quan hóa toàn bộ quy trình: Flowchart giúp biểu diễn toàn bộ quy trình một cách trực quan, dễ hiểu. Do đó, các bên liên quan có thể dễ dàng hiểu được luồng công việc, đồng thời xác định được bước nào không cần thiết, từ đó tiến hành cải thiện quy trình.
  • Căn cứ để đánh giá sơ bộ chất lượng thành phẩm: Flowchart giúp bạn phân tích các bước riêng lẻ trong quy trình và đánh giá chất lượng của từng bước đó. Nhờ vậy mà bạn có thể đánh giá sơ bộ chất lượng của sản phẩm cuối cùng. 
  • Căn cứ để tiến hành cải tiến quy trình: Thông qua flowchart, bạn có thể phát hiện các vấn đề trước khi chúng xảy ra. Từ đó bạn có thể theo dõi, lên các phương án dự phòng và đảm bảo nhiệm vụ diễn ra đúng theo mọi nhiệm vụ. Qua đó, bạn có thể tiến hành cải tiến quy trình một cách hiệu quả hơn.

>>> ĐỌC THÊM: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

4. 9 Dạng flowchart phổ biến trong Doanh nghiệp

Trong Doanh nghiệp, các dạng phổ biến của flowchart là gì? Sau đây, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ giới thiệu đến bạn 9 dạng lưu đồ thường gặp trong Doanh nghiệp:

4.1 Lưu đồ quy trình sản xuất (Manufacturing Process Flowchart)

Manufacturing Process Flowchart là gì? Lưu đồ quy trình sản xuất hay còn gọi là Production Flow Chart hoặc Manufacturing Process Flowchart thường được các doanh nghiệp Nhật Bản áp dụng.  Lưu đồ quy trình mô tả các bước riêng rẽ của quy trình hay hoạt động sản xuất một cách có trình tự, hệ thống và logic, được áp dụng với mục đích khác nhau trong sản xuất.

Có hai dạng sơ đồ quy trình sản xuất phổ biến: sơ đồ quy trình tổng quan và sơ đồ quy trình chi tiết. Lưu đồ quy trình sản xuất này thường được sử dụng để truy gốc vấn đề, từ đó chuẩn hóa hoặc sửa đổi quy trình hiện có.

flowchart là gì
Một lưu đồ quy trình sản xuất mẫu

>>> ĐỌC NGAY: Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

4.2 Lưu đồ tài liệu (Document flowchart)

Document flowchart là gì? Document flowchart, hay còn được gọi là quy trình luồng tài liệu, là một loại flowchart được sử dụng để mô tả quy trình chuyển đổi và xử lý các tài liệu hoặc thông tin từ nguồn gốc của chúng đến đích cuối cùng. Nó thể hiện các bước và quy trình liên quan đến xử lý tài liệu, bao gồm việc tạo ra, truyền, lưu trữ, xử lý và phân phối tài liệu.

lưu đồ là gì
Lưu đồ tài liệu (Document flowchart)

>>> XEM NGAY: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

4.3 Lưu đồ logic (Logic Flowchart)

Lưu đồ logic (Logic Flowchart) là một loại flowchart thể hiện tính logic của một quy trình, bao gồm việc đánh giá các điều kiện và thực hiện nhiều hành động. Logic flowchart giúp xác định các sai sót, hạn chế có thể dẫn đến các sự cố trong quy trình sản xuất hiện tại.

flowchart là gì
Một mẫu lưu đồ logic

>>> ĐỌC THÊM: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

4.4 Lưu đồ quyết định (Decision flowchart/ Decision tree)

Decision flowchart/ Decision tree (lưu đồ quyết định) là một loại flowchart dạng cây biểu thị một số quyết định kèm theo đó là những kết quả có thể xảy ra đi kèm tương ứng. Người ta thường ứng dụng dạng biểu đồ này để thực hiện hóa một số mục tiêu thông qua việc xây dựng một kế hoạch cụ thể. 

Cũng có thể dùng dạng flowchart này để dự báo kết quả của các phương án tùy theo mỗi tình huống đặc thù.

flowchart là gì
Lưu đồ quyết định

>>> ĐỌC THÊM: MFG là gì và 16 Ký hiệu quan trọng trên bao bì cần nắm

4.5 Lưu đồ sản phẩm (Product Flowchart)

Lưu đồ sản phẩm (Product flowchart là một loại biểu đồ dùng để mô tả quy trình và luồng của sản phẩm từ giai đoạn khởi tạo đến giai đoạn hoàn thành. Nó cho phép hiển thị các bước, công việc và quyết định quan trọng trong quá trình sản xuất, từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm hoàn chỉnh. 

flowchart là gì
Product flowchart (Lưu đồ sản phẩm)

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

4.6 Lưu đồ hệ thống (System flowchart)

System flowchart (sơ đồ luồng hệ thống) là một loại flowchart được sử dụng để biểu diễn luồng thông tin, quy trình hoạt động và tương tác giữa các thành phần trong một hệ thống hoặc một quy trình tổng thể. 

Loại lưu đồ này cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về cách hệ thống hoạt động và làm việc. Qua đó, người dùng dễ dàng hiểu và phân tích các thành phần, quy trình và luồng dữ liệu trong hệ thống.

vẽ flowchart
Lưu đồ hệ thống (System flowchart)

>>> ĐỌC THÊM: OKRs là gì? Hướng dẫn cách viết và đánh giá OKR tốt nhất

4.7 Lưu đồ luồng dữ liệu (Data flowchart)

Data flowchart (sơ đồ luồng dữ liệu) là một loại flowchart được sử dụng để biểu diễn luồng dữ liệu trong một hệ thống, quy trình hoặc hoạt động. Nó giúp mô tả cách dữ liệu được nhập, xử lý, lưu trữ và truyền qua các thành phần khác nhau trong hệ thống.

flowchart là gì
Một mẫu lưu đồ luồng dữ liệu (Data flowchart)

>>> ĐỌC THÊM: KPI là gì? Các ví dụ KPI chi tiết cho từng bộ phận

4.8 Lưu đồ Swimlane/ Lưu đồ chức năng chéo (Swimlane flowchart/ cross-fuctional flowchart)

Lưu đồ Swimlane, còn được gọi là lưu đồ chức năng chéo, là một loại flowchart được sử dụng để phân chia vai trò và trách nhiệm của các cá nhân, nhóm hoặc phòng ban trong một quy trình. Nó cung cấp sự rõ ràng và định rõ trách nhiệm bằng cách đặt các bước của quy trình vào các làn ngang hoặc dọc tương ứng với từng cá nhân hoặc đơn vị.

Lưu đồ Swimlane hiển thị mối liên kết và giao tiếp giữa các “làn bơi” trên biểu đồ. Nó có thể được sử dụng để làm nổi bật các vấn đề, như sự trùng lặp công việc hoặc hiệu suất không hiệu quả, trong một quy trình. Thông qua đó, bạn có thể dễ dàng nhận thấy và giải quyết những thách thức và cải thiện quy trình làm việc.

flowchart là gì
Lưu đồ Swimlane/ Lưu đồ chức năng chéo (Swimlane flowchart/ cross-fuctional flowchart)

>>> XEM THÊM: 11 Phong Cách Lãnh Đạo Và Cách Xác Định Chi Tiết

4.9 Sơ đồ quy trình dựa trên sự kiện (Event-Driven Process Chain)

Event-Driven Process Chain (EPC) Flowchart, hay còn gọi là sơ đồ quy trình dựa trên sự kiện, là một loại biểu đồ được sử dụng để mô hình hóa quy trình kinh doanh hoặc hệ thống thông tin. Nó tập trung vào sự kiện, hoạt động và điều kiện trong quy trình và biểu diễn chúng dưới dạng các hình dạng và biểu tượng.

EPC Flowchart được sử dụng để mô tả và phân tích quy trình kinh doanh, tập trung vào luồng dữ liệu và sự tương tác giữa các hoạt động và sự kiện. Nó cho phép người dùng hiểu và kiểm soát quy trình theo một cách trực quan và hợp lý.

lưu đồ là gì
Sơ đồ quy trình dựa trên sự kiện (Event-Driven Process Chain)

>>> ĐỌC THÊM: BSC là gì? | 4 thước đo BSC quan trọng và hiệu quả

5. Xây dựng Flowchart đơn giản với quy trình 4 bước

Flowchart là công cụ hữu ích để trực quan hóa công trình. Vì thế, nếu muốn xây dựng được flowchart chi tiết, đầy đủ bạn cần hiểu rõ được quy tắc vẽ flowchart gồm 4 bước sau:

5.1  Xác định quy trình cần trực quan hóa bằng flowchart

Ở bước này, bạn cần xác định mục tiêu của flowchart và quy trình cụ thể mà bạn muốn trực quan hóa. Doanh nghiệp có thể tạo các cuộc khảo sát hoặc các tổ chức các buổi họp ngắn để thu thập các ý kiến và tổng hợp chúng.

5.2 Thu thập các thông tin cần thiết về quy trình đó

Sau khi đã xác định được quy trình, bạn cần thu thập thông tin về các bước trong quy trình, các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình và các điều kiện cần thiết để hoàn thành quy trình. Bạn có thể cân nhắc một số điều khi thu thập thông tin như:

  • Mục đích của quy trình này là gì?
  • Những gì mà doanh nghiệp có và cần đạt được?
  • Quy trình có những bước nào, tên của từng bước là gì?
  • Ai sẽ là người chịu trách nhiệm cụ thể với từng bước?
  • Thời gian cho từng bước là bao lâu, có những yêu cầu cụ thể nào?
  • Những trường hợp cũng như những rủi ro có thể xảy ra trong quy trình là gì?
  • Ứng với mỗi trường hợp sẽ có kết quả ra sao?

5.3 Tiến hành vẽ flowchart

Bạn cần sử dụng các ký hiệu và hình dạng để biểu diễn các bước trong quy trình và sử dụng các mũi tên để chỉ ra luồng dữ liệu và hướng điều khiển từng bước. Có thể vẽ flowchart bằng phương pháp thủ công hoặc nhờ sự trợ giúp của các công cụ hỗ trợ.

flowchart là gì
Một số hình học, kí hiệu thường dùng để biểu diễn một lưu trình

5.4 Hiệu chỉnh flowchart phù hợp với thực tế

Bạn cần kiểm tra lại flowchart để đảm bảo rằng nó phù hợp với thực tế và đưa ra các chỉnh sửa cần thiết để nó phản ánh chính xác quy trình mà bạn muốn trực quan hóa.

6. 6 Nguyên tắc quan trọng khi xây dựng flowchart là gì?

Một flowchart đầy đủ, chi tiết sẽ giúp cho người xem dễ dàng nắm được quy trình cũng như dễ dàng theo dõi tiến độ của quy trình. Do đó, để xây dựng flowchart nhất định phải cần chú trọng đến các 3 nguyên tắc quan trọng sau:

flowchart là gì
Để xây dựng flowchart nhất định phải cần chú trọng đến các 3 nguyên tắc

6.1 Đa dạng hình thức lưu đồ

Flowchart có nhiều loại khác nhau, với hơn 21 loại bao gồm lưu đồ tổng quan, lưu đồ chi tiết, lưu đồ nhiều cấp và lưu đồ bổ dọc từ trên xuống. Việc sử dụng các loại lưu đồ khác nhau giúp bạn trực quan hóa các quy trình phức tạp một cách hiệu quả hơn

6.2 Kêu gọi sự tham gia của các bộ phận liên quan đến quy trình

Việc xây dựng flowchart không chỉ là công việc của một người, mà cần sự tham gia của nhiều bộ phận liên quan đến quy trình. Điều này giúp bạn thu thập thông tin chính xác và đầy đủ về quy trình, từ đó xây dựng flowchart chính xác và hiệu quả hơn.

6.3 Nhân sự thực hiện quy trình nên là người lập flowchart

Những người thực hiện quy trình là những người hiểu rõ nhất về quy trình đó. Do đó không có gì khó hiểu khi chọn họ là người lập flowchart phù hợp nhất để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của flowchart.

6.4 Đảm bảo tính nhất quán của các ký hiệu

Khi xây dựng flowchart, bạn cần phải thống nhất cách sử dụng cho các hình khối, biểu tượng, mũi tên và nội dung trong từng hình khối. Để flowchart sinh động hơn, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của các hình khối có cùng ý nghĩa cùng các mũi tên chỉ dẫn.

6.5 Trình bày thông tin một cách logic

Sau khi đã thống nhất về nội dung văn bản và ký hiệu sử dụng trong flowchart, bạn cần lưu ý về cách trình bày lưu đồ của mình. Một lưu đồ hoàn chỉnh phải nằm trên cùng một trang giấy để người xem có thể thuận tiện theo dõi và nắm bắt nội dung nhanh nhất. Trong trường hợp quy trình của bạn có nhiều nội dung, hãy cân nhắc:

  • Biểu diễn nội dung bằng cách từ ngữ ngắn gọn, đơn giản với phông chữ, cỡ chữ thích hợp.
  • Với quy trình có nhiều bước, hãy sắp xếp các bước theo thứ tự từ trái sang phải. Kế tiếp, bạn tiếp tục biểu diễn các bước còn lại ở dòng dưới.
  • Nếu quy trình của bạn có chứa nhiều quy trình nhỏ khác, hãy cân nhắc tạo một flowchart tổng quát cùng các flowchart con khác nhau. Flowchart tổng quát sẽ chứa các liên kết đến từng lưu đồ con phù hợp.

6.6 Biểu diễn các mũi tên trả về bên dưới các hình khối

Với văn hóa đọc của người Việt Nam ta, mọi người đã quen với việc đọc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Do đó, khi xây dựng flowchart, bạn cũng cần tuân theo quy tắc này, đặt dòng trả ngược ở bên dưới các hình khối để tiện cho việc theo dõi. Nếu có 2 bước cần trả về cho cùng một bước phía trước, hãy đảm bảo hai dòng mũi tên trả về không trùng hay chồng chéo nhau nhé!

Hy vọng với bài viết này của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã giúp bạn hiểu rõ hơn về flowchart là gì cũng như những vấn đề liên quan. Chúc bạn ứng dụng được flowchart một cách thuần thục vào công việc, cuộc sống và đạt được những thành công.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

5/5 - (82 bình chọn)

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *