Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

Kanban là một trong những công cụ quản lý công việc bắt nguồn từ Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi. Trong bài viết này, hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu kanban là gì và các nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng nhé!

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp quản lý công việc đơn giản và minh bạch, tập trung vào việc giới hạn công việc đồng thời và tối ưu hóa quy trình làm việc. Trên cơ sở này, Kanban sử dụng thẻ hoặc bảng để biểu diễn công việc và di chuyển qua các giai đoạn khác nhau để theo dõi tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về trạng thái công việc và nâng cao hiệu quả của quy trình làm việc.

Không chỉ đơn thuần là một phương pháp quản lý công việc, Kanban còn tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo. Nó khuyến khích sự hợp tác, giao tiếp và cải tiến liên tục trong tổ chức. Bằng cách áp dụng Kanban, công việc được tổ chức một cách cấu trúc, cho phép mọi người nhìn rõ các vấn đề và tìm cách cải thiện công việc, nâng cao hiệu suất và đạt được mục tiêu một cách nhất quán.

>>> XEM THÊM: TQM là gì? Khó khăn khi triển khai TQM vào quản lý chất lượng ở Doanh nghiệp

2. Lịch sử ra đời của phương pháp Kanban

Kanban là phương pháp quản lý dự án do kỹ sư Taiichi Ohno phát triển cho hãng sản xuất xe ô tô Toyota. Phương pháp Kanban là hệ thống lập kế hoạch đơn giản, nhằm kiểm soát và quản lý công việc và hàng tồn kho ở mỗi giai đoạn sản xuất 1 cách tối ưu.

Trước khi Kanban ra đời, Toyota bị lép vế so với hãng sản xuất ô tô Mỹ do năng suất và hiệu quả không đảm bảo. Nhờ bảng Kanban, Toyota đã kiểm soát quá trình sản xuất 1 cách linh hoạt và hiệu quả. Kanban giúp tăng năng suất trong khi giảm chi phí tồn kho đáng kể cho nguyên liệu, vật liệu bán thành phẩm và sản phẩm hoàn thành.

Một hệ thống Kanban lý tưởng kiểm soát toàn bộ chuỗi giá trị từ nhà cung cấp đến người tiêu dùng cuối cùng. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh sự gián đoạn cung cấp hay tồn kho nhiều ở mọi giai đoạn của quy trình sản xuất. Tuy nhiên, Kanban đòi hỏi theo dõi liên tục quy trình nhằm hạn chế các nút cổ chai có thể làm chậm quá trình sản xuất.

>>> ĐỌC NGAY: Quản lý công việc của nhóm/cá nhân hiệu quả với sơ đồ Gantt

3. Ý nghĩa của phương pháp Kanban

Ý nghĩa cốt lõi của Kanban là hạn chế lãng phí tài nguyên, tăng năng suất. Mục tiêu chính của phương pháp Kanban là tạo ra giá trị tốt nhất cho khách hàng với chi phí tối ưu nhất. Ngoài sử dụng thẻ thị giác để quản lý việc sản xuất theo thời gian, Kanban còn hướng đến giảm tắc nghẽn và tăng hiệu quả trong quy trình sản xuất.

Vậy Kanban board là gì? Phương pháp Kanban trực quan hóa các công việc cần thực hiện trong một quy trình bằng bảng trắng và giấy màu (Kanban board). Một bảng Kanban cơ bản bao gồm ba giai đoạn: “Cần làm”, “Đang tiến hành” và “Hoàn thành”. Tuy nhiên, nhóm cũng có thể thêm hoặc thay đổi các cột để phù hợp với từng dự án. Mỗi nhiệm vụ là 1 thẻ đặt trong cột thể hiện giai đoạn hiện tại của công việc đó. Khi công việc tiến triển, thẻ Kanban sẽ di chuyển qua các giai đoạn trong quy trình làm việc.

Mỗi thẻ Kanban sẽ chứa thông tin về nhiệm vụ bao gồm:

• Mô tả ngắn về công việc;
• Tên người chịu trách nhiệm;
• Dự kiến thời gian hoàn thành;
• Điều kiện để chuyển công việc sang giai đoạn tiếp theo.

Đối với các phần mềm quản lý, thẻ nhiệm vụ có thể chứa các dữ liệu khác như liên kết đến tài liệu và tệp hỗ trợ có liên quan.

>>> XEM THÊM: MBO là gì? 7 Trở ngại khi triển khai MBO và giải pháp cụ thể

4. Những lợi ích khi của phương pháp Kanban là gì?

Việc quản lý công việc và dự án sẽ dễ dàng hơn khi áp dụng phương pháp Kanban. Vậy lợi ích cụ thể khi sử dụng Kanban board là gì?

• Tiết kiệm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc:

Kanban board cho phép nhìn thấy toàn bộ quy trình làm việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Từ đó, bạn có thể  xác định thứ tự ưu tiên, phân chia công việc hiệu quả. Với Kanban, bạn sẽ rút ngắn thời gian thực hiện mà vẫn đảm bảo năng suất và hiệu quả công việc.

• Hỗ trợ quá trình chuyển giao liên tục:

Chuyển giao liên tục hay CD là quá trình làm việc thường xuyên cùng khách hàng trong suốt tiền trình phát hành 1 sản phẩm. Áp dụng Kanban cho CD giúp tạo ra một luồng làm việc liền mạch, đảm bảo phân phối giá trị đúng thời điểm cho khách hàng.

• Tăng thời gian dự phòng cho công việc:

Bằng cách trực quan hóa quy trình làm việc và bám sát nguyên lý WIP (giới hạn lượng công việc đang thực hiện), bạn có thể nhận ra sớm các tác vụ gặp khó khăn hoặc chậm tiến độ. Từ đó, bạn sẽ lập kế hoạch dự phòng và áp dụng các biện pháp khắc phục kịp thời, giảm thiểu rủi ro và tránh trễ hạn.

• Sắp xếp các công việc hợp lý:

Kanban board giúp tổ chức công việc một cách rõ ràng và có cấu trúc. Bạn có thể sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên và tình trạng hiện tại của công việc. Với thẻ Kanban, nhóm dự án sẽ chỉ dồn sức thực hiện công việc được bàn giao. Các việc tồn đọng khác có thể được sắp xếp mà không ảnh hưởng đến tiến độ của nhóm.

• Trực quan hóa số liệu:

Trực quan hóa số liệu là yếu tố cốt lõi thúc đẩy tập trung vào việc cải thiện hiệu suất và hiệu quả của nhóm sau mỗi chu kỳ công việc. Kanban cho phép theo dõi công việc đang diễn ra và những nhiệm vụ đang được thực hiện trên 1 biểu đồ. Nhờ đó, bạn dễ dàng nhận ra các điểm tắc nghẽn và loại bỏ chúng để cải thiện hiệu suất.

>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn xây dựng sơ đồ PERT trong quản lý dự án

5. 6 Nguyên tắc cốt lõi của phương pháp Kanban là gì?

Bạn cần nắm vững 6 nguyên tắc cốt lõi để hiểu bản chất Kanban là gì, từ đó sẽ áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc hiệu quả

• Bắt đầu với công việc hiện tại:

Kanban bắt đầu từ việc hiểu rõ quy trình và luồng công việc hiện tại. Phương pháp Kanban khuyến khích tập trung vào công việc hiện tại thay vì xử lý quá nhiều công việc cùng một lúc, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc.

• Cam kết và tự nguyện thay đổi:

Kanban khuyến khích bạn xử lý công việc 1 cách linh hoạt, thay đổi cách thức thực hiện dựa trên nhu cầu và tình huống thực tế. Tuy nhiên, thay vì tạo ra biến đổi quy mô lớn cùng một lúc, Kanban khuyến khích nhóm dự án thực hiện các thay đổi nhỏ, từng bước một. Từ đó, theo thời gian tạo ra sự cải thiện trong toàn bộ quy trình.

• Nhấn mạnh hoạt động lãnh đạo ở mọi cấp:

Các quản lý hỗ trợ và thúc đẩy quá trình Kanban thực hiện 1 cách suôn sẻ. Không chỉ dành cho các quản lý hay trưởng nhóm, phương pháp Kanban dành cho mọi thành viên của dự án. Mọi thành viên đều được khuyến khích đề xuất cải tiến dựa trên những quan sát của mình. 

• Đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu:

Kanban khuyến khích hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng để nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp và giá trị tạo ra. Thêm nữa, phương pháp Kanban giúp doanh nghiệp xác định các công việc cần ưu tiên dựa trên nhu cầu của khách hàng.

• Quản lý công việc chứ không quản lý nhân viên:

Kanban đề cao quản lý công việc hơn là quản lý nhân viên. Giá trị cốt lõi của Kanban là công việc và quy trình làm việc, trong đó nhân viên có thể tự quản lý và tự tổ chức công việc của mình.

• Khuyến khích và đánh giá phản hồi của nhân viên thông qua các hệ thống nội bộ:

Kanban khuyến khích sự cộng tác và khuyến khích các thành viên trong nhóm dự án, công ty chia sẻ ý kiến, quan điểm và phản hồi để cải thiện công việc. Những đánh giá, phản hồi này tạo ra sự tương tác, kết nối trong doanh nghiệp cùng hướng tới mục tiêu nâng cao hiệu suất tổng thể.

>>> XEM TIẾP: Six Sigma là gì? | Bí mật quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất liên tục trong tổ chức

6. Hướng dẫn áp dụng phương pháp Kanban để quản lý công việc trong 4 bước

Kanban không chỉ giúp quản lý dự án, công việc ở quy mô doanh nghiệp mà còn hữu ích khi thực hiện các tác vụ cá nhân. Vậy quy trình để triển khai phương pháp Kanban là gì? Sau đây là các bước để áp dụng bảng Kanban trong quản lý công việc:

• Bước 1 – Chọn công cụ: Sử dụng một tấm bảng treo tường hoặc bảng có thể dính nam châm, cùng với các giấy note nhiều màu sắc.
• Bước 2 – Xác định các cột: Một bảng Kanban cơ bản bao gồm 3 cột chính: “Việc cần làm” (To do list), “Đang tiến hành” (In progress) và “Hoàn thành” (Complete).
• Bước 3 – Phân loại công việc: Phân chia các công việc hiện tại vào từng cột. Bạn có thể sử dụng màu sắc của giấy ghi chú để phân biệt sự quan trọng và mức độ ưu tiên của từng công việc.
• Bước 4 – Áp dụng: Khi bạn bắt đầu thực hiện một công việc, di chuyển giấy ghi chú của công việc đó từ cột 1 sang cột 2. Khi hoàn thành công việc trong cột 2, di chuyển công việc đó sang cột 3.

>>> ĐỌC THÊM: TOP 7 Công cụ quản lý chất lượng (7QC-Tools) hiệu quả nhất

7. Áp dụng phương pháp Kanban vào quản trị sản xuất với 6 nguyên tắc của Toyota

Như đã trình bày, phương pháp Kanban đã giúp Toyota cải thiện hiệu suất một cách rõ rệt. Vậy Toyota đã áp dụng phương pháp này như thế nào? Những nguyên tắc cốt lõi mà Toyota xây dựng cho Kanban là gì?

7.1 5 Loại Kanban trong quản trị sản xuất

Trong quản trị sản xuất, những dạng phổ biến của Kanban là gì? Tại Toyota, phương pháp Kanban được áp dụng trong quy trình sản xuất với 5 dạng sau đây:

• Kanban vận chuyển (Transport Kanban):

Được sử dụng để quản lý việc vận chuyển hàng hóa hoặc thành phẩm giữa các vị trí trong quy trình sản xuất. Kanban này thông báo về nhu cầu chuyển hàng và hỗ trợ việc điều phối vận chuyển hiệu quả.

• Kanban sản xuất (Production Kanban):

Phương pháp Kanban xác định khi nào cần sản xuất một số lượng cụ thể của một loại sản phẩm nào đó dựa trên nhu cầu của khách hàng hoặc các yếu tố khác.

• Kanban cung ứng (Supplier Kanban):

Kanban này được sử dụng để quản lý việc cung ứng vật liệu. Thẻ Kanban thông báo cho nhà cung cấp khi cần thêm hàng để duy trì quy trình sản xuất thuận lợi

• Kanban tạm thời (Temporarily Kanban):

Thẻ Kanban này thông báo về việc tạm dừng hoặc tạm hoãn công việc, đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết trước khi quy trình tiếp tục.

• Kanban tín hiệu (Signal Kanban):

Kanban tín hiệu được sử dụng để gửi tín hiệu hoặc thông tin đến các bước tiếp theo trong quy trình sản xuất. Kanban board này thông báo về sự sẵn có của thành phẩm hoặc vật liệu để đảm bảo rằng các bước tiếp theo có đủ nguồn lực và điều kiện để tiếp tục công việc.

>>> THAM KHẢO NGAY: Ứng dụng Pareto chart hiệu quả trong quản trị chất lượng

7.2 6 Nguyên tắc áp dụng Kanban vào sản xuất của Toyota

Toyota đã tuân thủ 6 nguyên tắc này khi áp dụng Kanban vào quản lý sản xuất. Những nguyên tắc cốt lõi mà Toyota đã áp dụng trong triển khai Kanban là gì?

7.2.1. Không cho phép hàng lỗi của giai đoạn trước chuyển vào giai đoạn sau

Toyota đề cao việc ngăn chặn sự lan truyền của hàng lỗi trong quy trình sản xuất. Khi một sản phẩm bị lỗi được phát hiện, sẽ không được chuyển tiếp đến giai đoạn tiếp theo. Thay vào đó, nó được loại bỏ hoặc sửa chữa trước khi được chuyển tiếp. Nhờ đó, Toyota tránh được tổn thất và tăng cường chất lượng sản phẩm.

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất và vai trò quan trọng

7.2.2. Đáp ứng đúng và đủ theo những gì khách hàng yêu cầu

Toyota tập trung vào việc đáp ứng đúng và đủ những yêu cầu của khách hàng. Họ sử dụng thẻ Kanban để theo dõi và điều chỉnh lượng sản phẩm cần sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng. Điều này giúp hạn chế việc sản xuất hàng không cần thiết và đảm bảo rằng hàng hóa được cung cấp đúng lượng và đúng thời điểm.

>>> ĐỌC NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả bằng sơ đồ Gantt

7.2.3. Kiểm soát đầu vào và đầu ra của quy trình

Bằng cách đặt giới hạn cho số lượng trong thẻ Kanban, họ xác định được số lượng tối đa của mỗi công đoạn sản xuất. Khi số lượng trong Kanban đã đạt giới hạn, quy trình sản xuất sẽ tạm dừng cho đến có thẻ Kanban yêu cầu tiếp tục sản xuất.

>>> ĐỌC THÊM: Mô hình SMART và 4 nhược điểm khi thiết lập mục tiêu SMART

7.2.4. Đảm bảo về mức độ sản xuất

Cách mà Toyota thực hiện để đảm bảo về mức độ sản xuất trong Kanban là gì? Toyota cần đảm bảo rằng mức độ sản xuất phù hợp với nhu cầu thực tế và khả năng của hệ thống. Họ sử dụng Kanban để kiểm soát tốc độ sản xuất và đảm bảo rằng quy trình sản xuất không vượt quá khả năng chứa của hệ thống. Điều này giúp tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu hụt trong quy trình sản xuất.

>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

7.2.5. Đảm bảo sự ổn định của quá trình sản xuất
Toyota quan tâm đến việc duy trì sự ổn định trong quá trình sản xuất. Họ sử dụng bảng Kanban để đồng bộ hóa quy trình làm việc giữa các giai đoạn và đảm bảo dòng sản xuất liên tục. Bằng cách duy trì sự ổn định, họ giảm thiểu sự biến động, lãng phí hoặc quá tải trong quy trình sản xuất.

>>> XEM THÊM: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

7.2.6. Tăng cường hiệu quả của quy trình, hạn chế lỗi

Toyota sử dụng Kanban để phát hiện và giải quyết các vấn đề ngay từ giai đoạn ban đầu, ngăn chặn sự lây lan của lỗi và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Bằng cách tăng cường hiệu quả và giới hạn lỗi, Toyota nâng cao năng suất, giảm tổn thất và đáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.

8. 5 Lưu ý để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả

Những lưu ý khi áp dụng phương pháp Kanban là gì? Để áp dụng phương pháp Kanban hiệu quả, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

• Trực quan hóa tất cả nhiệm vụ:

Hãy đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ và công việc được hiển thị một cách rõ ràng và dễ nhìn. Sử dụng bảng Kanban với giấy note màu để biểu đạt trực quan về tiến độ và trạng thái của các nhiệm vụ, giúp việc hiểu và theo dõi công việc một cách dễ dàng.

• Đảm bảo lượng công việc phù hợp:

Hãy xác định số lượng công việc phù hợp trong mỗi giai đoạn. Nhờ đó, bạn không có quá nhiều hoặc quá ít công việc trong một thời điểm nhất định. Đảm bảo số lượng thẻ trên bảng Kanban phù hợp với khả năng của bạn để xử lý công việc hiệu quả.

• Mục tiêu quản lý là quy trình công việc:

Thay vì quản lý con người, Kanban hướng đến tập trung vào quản lý quy trình công việc. Quy trình này nên được áp dụng một cách nhất quán và liên tục được cải thiện dựa trên phản hồi và kinh nghiệm. 

• Minh bạch, cụ thể cách chính sách, quy tắc:

Để đạt hiệu quả tối đa, bạn cần làm rõ rõ chính sách và quy tắc được áp dụng trong việc sử dụng Kanban, bao gồm thứ tự ưu tiên công việc, cách xử lý công việc bị trễ,.. Bạn nên ghi lại và chia sẻ thông tin này giữa các thành viên nhằm ngăn chặn cảm xúc và quan điểm cá nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình làm việc.

Cần đảm bảo mọi thành viên đều hiểu rõ Kanban bạn sử dụng trong thực hiện dự án, công việc

• Hợp tác cùng nhau phát triển:

Kanban là một công cụ quản lý công việc có tính chất hợp tác. Bạn nên khuyến khích thành viên cùng nhau để giải quyết các vấn đề và phát triển quy trình. Ngoài ra, bạn cần đảm bảo mọi người đang làm việc tuân thủ theo một quy trình làm việc. Điều này sẽ giúp nâng cao hiệu suất của nhóm. 

Với thông tin liên kể trên, bạn đã hiểu Kanban là gì, lợi ích và cách ứng dụng hiệu quả. Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng
• Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức