5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

5S là một tiêu chuẩn làm việc có ý nghĩa quan trọng trong sản xuất tinh gọn giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm chi phí. Vậy 5S là gì và cách thức triển khai hoạt động này như thế nào. Hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. 5S là gì?

5S là phương pháp quản lý không gian làm việc qua 5 bước: Sàng lọc (Seiri), Sắp xếp (Seiton), Sạch sẽ (Seiso), Săn sóc (Seiketsu) và Sẵn sàng (Shitsuke). Áp dụng 5S giúp tạo môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian.

Phương pháp này bắt nguồn từ Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới nhờ hiệu quả cao. Tại Việt Nam, 5S lần đầu được triển khai vào năm 1993 bởi công ty Vikyo khi Nhật Bản bắt đầu đầu tư mạnh vào thị trường Việt.

>>> ĐỌC THÊM: PQC là gì? 11 Yêu cầu để trở thành một nhân viên PQC giỏi

2. Nguồn gốc ra đời của 5S

5S ra đời từ đầu thế kỷ XX, khi công ty Toyota lần đầu tiên áp dụng vào hệ thống sản xuất tinh gọn. Phương pháp này được phát triển bởi đội ngũ lãnh đạo Toyota nhằm tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mang lại giá trị lớn cho khách hàng.

Sản xuất tinh gọn (lean manufacturing) là phương pháp loại bỏ những bước thừa trong quy trình sản xuất, tập trung vào hiệu quả. Trong đó, 5S là nền tảng quan trọng, hỗ trợ các công cụ khác như Six Sigma, Kaizen, Kanban, giúp đạt được quy trình làm việc gọn gàng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

3. 5S phù hợp với những đối tượng nào?

Các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh muốn nâng cao hiệu suất công việc và tối ưu hóa quy trình đều có thể sử dụng 5S. 5S là phương pháp cải tiến quy trình được áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, không giới hạn ngành nghề. 

Để triển khai mô hình 5S thành công, doanh nghiệp cần lưu ý hai yếu tố chính. Thứ nhất là sự tham gia và hỗ trợ của lãnh đạo, quản lý cùng toàn thể nhân viên. Thứ hai, cần có đội ngũ tiên phong dẫn đầu trong việc áp dụng 5S ngay từ đầu.

>>> ĐỌC TIẾP: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

4. Vai trò của 5S là gì?

Vai trò của 5S là tạo ra một môi trường làm việc gọn gàng, hiệu quả và chuyên nghiệp. Khi tiêu chuẩn 5S trở thành thói quen của mỗi nhân viên, doanh nghiệp sẽ nâng cao năng suất và chất lượng công việc. Mỗi cá nhân áp dụng 5S đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

5S là nền tảng quan trọng để triển khai các hoạt động sản xuất tinh gọn. Mặc dù chi phí thấp, nhưng hiệu quả mà quy tắc 5S mang lại rất lớn, nhờ vào sự chủ động của nhân viên trong việc tổ chức không gian làm việc. Điều này giúp cải thiện cả năng suất lẫn chất lượng công việc.

>>> ĐỌC TIẾP: Sơ đồ Gantt | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets

5. Lợi ích của việc áp dụng 5S là gì?

Áp dụng 5S không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn giúp nhân viên cải thiện hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm làm việc. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

5. 1 Lợi ích đối với Doanh nghiệp

Nhân viên cũng nhận được nhiều lợi ích từ việc triển khai 5S:

• Làm việc trong không gian sạch sẽ, gọn gàng và chuyên nghiệp.
• Tăng hiệu suất lao động, đóng góp vào lợi nhuận công ty.
• Cải thiện tính tự giác trong quản lý không gian làm việc.
• Tăng cường động lực, sự hài lòng trong công việc

5.2 Lợi ích đối với nhân sự 

Bên cạnh lợi ích với doanh nghiệp, tiêu chuẩn 5S được áp dụng cũng đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho người lao động như:

• Làm việc trong môi trường gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp
• Nâng cao giá trị lao động thông qua việc nâng cao hiệu suất làm việc, tăng lợi nhuận cho công ty.
• Nâng cao tinh thần tự giác trong việc quản lý và sắp xếp không gian làm việc của bản thân và đồng nghiệp.
• Tăng cường động lực làm việc cho nhân viên.

6. Hướng dẫn triển khai 5S trong sản xuất

Sau khi hiểu 5S là gì, bạn cần nắm được cách thức thực hiện để triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 5 bước triển khai tiêu chuẩn 5S trong sản xuất mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh muốn giới thiệu tới bạn.

6.1 Bước 1: Seiri – Sàng lọc

Bước đầu tiên trong triển khai phương pháp 5S là phân loại, sàng lọc các vật dụng trong khu vực làm việc để loại bỏ những thứ không cần thiết. Vật dụng không dùng đến phải được di dời, tái sử dụng hoặc thanh lý. Doanh nghiệp nên thực hiện việc này định kỳ mỗi năm. Sau đây là 3 cách để thực hiện Seiri hiệu quả:

• Dọn dẹp khu vực làm việc

Xem xét kỹ các công cụ, vật liệu, giữ lại những vật dụng cần thiết, loại bỏ những thứ không liên quan.

• Gắn thẻ đỏ cho vật dụng không xác định

Dùng thẻ đỏ tạm thời đánh dấu các vật dụng không xác định. Ghi chú địa điểm, thời gian và dán thẻ vào vị trí dễ thấy. Tập hợp các vật dụng này vào khu vực riêng biệt.

• Ra quyết định về các vật dụng gắn thẻ

Sau 30 ngày, các vật dụng không được xác định sẽ bị loại bỏ hoặc tái chế. Việc này giúp quản lý hiệu quả, không để lại đồ đạc lộn xộn trong khu vực làm việc.

6.2 Bước 2: Seiton – Sắp xếp

Sau khi lọc xong, bạn cần sắp xếp các vật dụng một cách khoa học và ngắn gọn theo nguyên tắc 3D: Dễ tìm, Dễ thấy, Dễ lấy. Vật dụng phải được để đúng vị trí quy định, không phải ngăn nắp nhưng lại khó khăn khi tìm kiếm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Để sắp xếp hiệu quả, bạn có thể tham khảo:

• Xây dựng bản đồ 5S

Bản đồ 5S cần trực quan, biểu diễn rõ vị trí của công cụ, vật tư và cách nhóm chúng trong khu vực làm việc. Các vật dụng thường xuyên sử dụng nên được để gần nhau, dễ lấy. Những đồ ít dùng hoặc dự phòng có thể để xa hơn.

• Dán nhãn khu vực

Các khu vực lưu trữ cần dán nhãn rõ ràng để mọi người nhận diện nhanh chóng. Ví dụ, dán nhãn bên ngoài các tủ giúp nhân viên dễ dàng biết các đồ vật trong mỗi ngăn. Bạn có thể dùng tem vàng để đánh dấu vị trí của từng món đồ.

6.3 Bước 3: Seiso – Sạch sẽ

Sạch sẽ là việc giữ không gian làm việc luôn ngăn nắp, gọn gàng và đúng vị trí các vật dụng. Mỗi nhân viên cần có ý thức giữ gìn vệ sinh và dọn dẹp nơi làm việc sau mỗi ca làm. Có thể thực hiện bằng các cách sau đây:

• Vệ sinh định kỳ

Lên lịch dọn vệ sinh cho từng khu vực và vật dụng tùy mức độ bụi bẩn. Những khu vực dễ bám bụi cần vệ sinh hằng ngày, còn các khu vực ít bụi có thể vệ sinh theo tuần hoặc tháng.

• Phát hiện rủi ro trong quá trình làm sạch

Trong lúc dọn dẹp, hãy chú ý các vết nứt, hư hỏng hoặc rò rỉ thiết bị để kịp thời xử lý, đảm bảo an toàn và hiệu quả công việc!

6.4 Bước 4: Seiketsu – Săn sóc

Để duy trì các bước 5S trước đó, việc săn sóc là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần có kế hoạch duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và vệ sinh đều đặn. Một chương trình 5S với các hoạt động thi đua và đánh giá kết quả thực hiện định kỳ sẽ giúp đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Gợi ý để săn sóc 3S hiệu quả:

• Chuẩn hóa quy trình thành tài liệu

Các công việc như sàng lọc, gắn thẻ đỏ, xây dựng bản đồ 5S và vệ sinh công cụ cần được viết thành tài liệu chuẩn hóa. Điều này giúp tất cả mọi người hiểu và thực hiện thống nhất.

• Công cụ chuẩn hóa quy trình 5S
  • Danh sách kiểm tra 5S: Cung cấp các bước cần làm, giúp công nhân dễ dàng thực hiện và kiểm tra công việc sau này.
  • Biểu đồ chu kỳ công việc: Xác định nhiệm vụ và tần suất thực hiện. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm và báo cáo kết quả định kỳ.
  • Nhãn và biển báo quy trình: Hướng dẫn cụ thể về các bước vệ sinh và bảo trì, đặt ngay tại nơi cần thông tin.

6.5 Bước 5: Shitsuke – Duy trì/ Sẵn sàng

Duy trì là xây dựng thói quen tự giác giữ gìn các hoạt động 4S để tạo môi trường làm việc sạch sẽ, thoải mái. Việc duy trì môi trường chuẩn 5S giúp giảm chi phí và nâng cao hiệu suất công việc. Để duy trì hiệu quả 4S, doanh nghiệp có thể áp dụng các cách sau:

• Cải tiến liên tục 5S: Quá trình 5S cần được triển khai và đánh giá định kỳ, không chỉ làm một lần. Điều này giúp cải thiện và duy trì hiệu quả lâu dài.

• Hỗ trợ từ lãnh đạo: Sự cam kết rõ ràng từ quản lý là yếu tố quyết định thành công. Lãnh đạo phải tham gia đánh giá, thu thập phản hồi từ nhân viên và hỗ trợ họ công cụ, đào tạo, thời gian hoàn thành công việc.

• Tham quan các bộ phận khác: Tổ chức các chuyến tham quan giữa các bộ phận giúp nhân viên trao đổi ý tưởng và học hỏi quy trình 5S từ nhau. Đây là cách hữu hiệu để truyền cảm hứng và cải tiến liên tục.

• Đào tạo cập nhật: Khi có thay đổi về thiết bị, sản phẩm hay quy định, tiêu chuẩn 5S cần được điều chỉnh kịp thời. Cung cấp đào tạo mới để đảm bảo nhân viên nắm vững quy trình.

• Kiểm tra tiến độ: Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường để theo dõi tiến độ. Đánh giá định kỳ giúp xác định đội nào đang chậm tiến độ, từ đó đưa ra biện pháp cải thiện.

• Đánh giá hiệu suất: Khi mục tiêu đạt được, đưa hiệu suất vào đánh giá nhân viên. Khen thưởng kịp thời các cá nhân và đội nhóm có thành tích xuất sắc để động viên tinh thần.

7. Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục, xuất phát từ Nhật Bản, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả sản xuất. Kaizen giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất công việc thông qua các cơ hội cải tiến, dù là nhỏ nhất.

Cả 5S và Kaizen đều có chung mục tiêu cải thiện quy trình làm việc, nhưng cách tiếp cận của chúng khác nhau. 5S tập trung vào việc tổ chức môi trường làm việc gọn gàng và khoa học, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội áp dụng các cải tiến Kaizen. Trong khi đó, Kaizen lại tập trung vào việc thay đổi trực tiếp quy trình làm việc, giúp tối ưu hóa từng bước trong công việc.

Như vậy, 5S là bước chuẩn bị để Kaizen có thể phát huy hiệu quả, và cả hai đều hướng đến việc tạo ra một môi trường làm việc năng suất, hiệu quả hơn.

>>> ĐỌC CHI TIẾT: Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức

8. 4 Yếu tố cần thiết để triển khai thành công 5S là gì?

Để triển khai 5S thành công, doanh nghiệp cần chú ý đến những yếu tố quan trọng sau:

• Sự hỗ trợ của cấp lãnh đạo

Lãnh đạo đóng vai trò quyết định trong việc thành công của 5S. Khi lãnh đạo cam kết và tích cực tham gia, các tiêu chuẩn 5S sẽ dễ dàng được thực hiện.

• Đào tạo 5S cho toàn bộ tổ chức

Mỗi nhân viên cần nắm rõ khái niệm và cách thức áp dụng 5S. Việc tổ chức đào tạo cho toàn bộ tổ chức sẽ giúp mọi người có đủ kiến thức để thực hiện đúng quy trình.

• Tham gia trên tinh thần tự nguyện

Doanh nghiệp nên tạo động lực để nhân viên tham gia 5S với tinh thần tự giác, thoải mái và sáng tạo. Các hoạt động thi đua sẽ làm tăng sự hào hứng và gắn kết.

• Không ngừng cải tiến 

5S không phải là một quy trình cứng nhắc. Doanh nghiệp cần cải tiến và điều chỉnh thường xuyên để nâng cao hiệu quả. Lấy con người làm trung tâm, mọi thay đổi phải dựa trên nhu cầu thực tế và phản hồi từ nhân viên.

9. 3 Công cụ hỗ trợ việc triển khai tiêu chuẩn 5S hiệu quả

Để triển khai tiêu chuẩn 5S hiệu quả, ngoài các bước hướng dẫn thực hiện chi tiết mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã giới thiệu, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ khác như Kaizen, Kanban hay bảo trì toàn diện.Vậy những công cụ giúp triển khai hiệu quả 5S là gì?

• Kaizen

Kaizen là quá trình cải tiến liên tục với những thay đổi nhỏ, giúp nâng cao chất lượng, an toàn và hiệu suất công việc. Áp dụng Kaizen trong tiêu chuẩn 5S sẽ giúp duy trì và cải tiến môi trường làm việc mỗi ngày.

• Kanban

Kanban là phương pháp quản lý công việc dựa trên nhu cầu thực tế của sản xuất, giúp giảm tồn kho và sản phẩm không cần thiết. Phương pháp này ứng dụng trực tiếp nguyên lý sắp xếp của 5S trên toàn bộ quy trình, không chỉ riêng khu vực làm việc.

• Bảo trì toàn diện (TPM – Total Productive Maintenance )

Bài viết trên của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã cung cấp thông tin chi tiết về 5S là gì và cách thức triển khai tiêu chuẩn 5S hiệu quả trong Doanh nghiệp. Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Mô hình SMART và 4 nhược điểm khi thiết lập mục tiêu SMART
• 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′