WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả

WBS là một trong những cách quản lý công việc, dự án hiệu quả, đảm bảo mọi quy trình được hoàn thiện 1 cách chỉn chu. Vậy WBS là gì? Hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây! 

1. WBS là gì?

WBS (Work breakdown structure) là công cụ quản lý dự án được sử dụng để phân chia công việc thành các phần nhỏ hơn để kiểm soát. Các công việc nhỏ này tồn tại độc lập hoặc phụ thuộc lẫn nhau, nằm trong phạm vi của công việc lớn. Công việc lớn chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc nhỏ đã được thực hiện xong.

Đơn vị nhỏ nhất trong WBS là “Work Package” hoặc “Gói công việc”. Mỗi gói công việc bao gồm nhiều hoạt động, được giao cho một người hoặc một nhóm làm việc và có thể được đo lường, theo dõi tiến độ. Gói công việc cần có mức độ chi tiết cần thiết để xác định trách nhiệm, phân bổ tài nguyên, quản lý thời gian, chi phí hợp lý.

>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

2. 6 Yếu tố quan trọng trong WBS là gì?

Sau khi hiểu rõ WBS là gì, cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu rõ các yếu tố cốt lõi của work break down structure.

• Từ điển WBS:

Từ điển WBS là gì? Từ điển WBS là một tài liệu tập hợp các thuật ngữ và định nghĩa liên quan đến cấu trúc phân rã công việc trong dự án, giúp các thành viên dự án và các bên liên quan có thể hiểu rõ về dự án.Dưới đây là một số thuật ngữ thường được sử dụng trong từ điển WBS:

• • Tên nhiệm vụ: Nên ghi ngắn gọn, dễ hiểu, rõ ràng
  • Mô tả: Liệt kê các chi tiết của nhiệm vụ, chỉ 1-2 câu, không nên viết dài
  • Sản phẩm bàn giao: Là kết quả mong muốn của công việc
  • Ngân sách: Dự kiến chi phí gồm khoản chi cho mục đích gì vào thời điểm nào
  • Các mốc quan trọng: Là những thời điểm cần lưu ý trong lịch trình dự án
  • Phê duyệt: Liệt kê các nhiệm vụ cần được phê duyệt

>>> XEM THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 9 Mẫu bảng lương nhân viên Excel mới nhất

• Cấp độ WBS:

Các cấp độ trong WBS quyết định sự phân cấp của các phần tử trong WBS. Hầu hết các cấu trúc phân công công việc có 3 cấp độ, đại diện cho kết quả chính của dự án, tài khoản kiểm soát, kết quả của dự án và gói công việc.

>>> XEM THÊM: Kiểm định hệ thống chống sét | Thực hiện toàn quốc

• Tài khoản kiểm soát:

Tài khoản kiểm soát được sử dụng để nhóm các gói công việc và theo dõi tình trạng của chúng. Chúng được sử dụng để kiểm soát các phạm vi của dự án. Ví dụ, giai đoạn thực hiện dự án có thể là một tài khoản kiểm soát vì nó có một số sản phẩm bàn giao và gói công việc liên quan.

>>> ĐỌC NGAY: Chiến lược Just in Time và 5 bài học từ các Doanh nghiệp lớn

• Các sản phẩm của dự án:

Các sản phẩm dự án là kết quả mà chúng ta mong muốn thu được từ các nhiệm vụ và gói công việc trong dự án. Ví dụ, sản phẩm bàn giao của dự án như ngân sách dự án hoặc công việc nội thất. Cả hai đều là kết quả của các nhiệm vụ và gói công việc nhỏ hơn.
>>> ĐỌC THÊM: 20+ Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo loại hình, lĩnh vực, bộ phận

• Gói công việc:

Gói công việc là đơn vị công việc nhỏ nhất trong WBS. Nó gồm một nhóm các nhiệm vụ liên quan nhau, đủ nhỏ để được giao cho 1 thành viên nhóm hoặc bộ phận. Nó đại diện cho một công việc cụ thể, có thể được ước tính thời gian, nguồn lực và chi phí, và được quản lý và kiểm soát độc lập.

• Nhiệm vụ:

Mỗi gói công việc hoặc phần tử trong WBS đều có một nhiệm vụ cụ thể để thực hiện. Một WBS sẽ giúp bạn xác định các yêu cầu, trạng thái, mô tả, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện.

>>> ĐỌC THÊM: Sơ đồ PERT trong quản lý dự án | 5 Bước vẽ PERT đơn giản

3. 3 cấp độ trong WBS là gì?

Cấp độ trong WBS giúp phân rã các nhiệm vụ theo sự phụ thuộc. Mỗi dự án sẽ có thể phân ra theo nhiều cấp độ khác nhau. Thông  thường, sẽ có 3 cấp độ sau:

3.1. Cấp độ 1: Các nhiệm vụ chính

Cấp độ 1 trong WBS là gì? Cấp độ 1 chính là nhiệm vụ chính, thường là mục tiêu của dự án. Đây là mục tiêu cơ bản, đơn giản, rõ ràng cũng là bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án. Công việc cần thực hiện để hoàn thành mục tiêu sẽ được thể hiện rõ ở các cấp độ tiếp theo.

Ví dụ, nhóm dự án thực hiện nhiệm vụ cải thiện thiết kế web. Vậy nhiệm vụ cấp 1 ở đây là “Ra mắt thiết kế website mới”. 

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

3.2. Cấp độ 2: Các nhiệm vụ phụ thuộc vào cấp độ 1

Từ cấp độ 1, công việc bắt đầu được phức tạp hóa bằng cách phân nhỏ nhiệm vụ chính thành nhiệm vụ cấp độ 2. Cấp độ 2 của WBS bao gồm các nhiệm vụ con có sự phụ thuộc vào cấp độ 1. Dù cấp độ 2 chi tiết hơn cấp độ 1 nhưng vẫn giúp bạn có cái nhìn tổng quan những việc cần làm để hoàn thành mục tiêu dự án. Chẳng hạn các nhiệm vụ cần làm để ra mắt thiết kế website mới là: Họp ý tưởng, tối ưu nhận diện thương hiệu, thiết kế logo, tìm hình ảnh mới…. 

>>> ĐỌC NGAY: Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

3.3. Cấp độ 3: Các công việc chi tiết nhất (gói công việc)

Đây là cấp thấp nhất của work breakdown structure hay gói công việc. Ở cấp độ này, bạn cần xác định các nhiệm vụ chi tiết, rõ ràng nhất để hoàn tất. Việc thực hiện các công việc này sẽ giúp đơn giản hóa con đường đạt được mục tiêu của dự án bạn đang đảm nhiệm.

Cấp độ 3 của thiết kế website có thể  là: Chọn màu sắc nhận diện thương hiệu, tạo bảng brand mood, xác định nhân viên UX, xây dựng thiết kế mẫu, xem xét và phê duyệt thiết kế mẫu, chụp ảnh liên quan đến thương hiệu, chỉnh sửa hình ảnh,…

>>> XEM CHI TIẾT: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

4. Các loại WBS phổ biến

Những dạng phổ biến của WBS là gì? Có hai loại work breakdown structure phổ biến được sử dụng trong quản lý dự án: WBS theo định hướng quá trình và WBS theo định hướng sản phẩm. 2 loại cấu trúc này khi kết hợp cùng nhau sẽ cung cấp những thông tin có giá trị về quy trình quản lý dự án.

>>> ĐỌC NGAY: Mô hình SMART và 4 nhược điểm khi thiết lập mục tiêu SMART

4.1. WBS theo định hướng quá trình

WBS theo định hướng quá trình là việc phân rã công việc theo các bước, giai đoạn thực hiện. Các công việc được mô tả dưới dạng động từ, lúc khởi đầu đến khi hoàn thành dự án, giúp tập trung vào quy trình và sự liên kết giữa các bước trong quá trình thực hiện.

Lợi ích của việc sử dụng work breakdown structure theo định hướng quá trình là giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng; xác định yêu cầu, tiêu chuẩn cho từng bước, giai đoạn; quản lý quy trình và quản lý rủi ro dễ dàng hơn.

>>> XEM THÊM: ISO 9000 là gì? Định nghĩa và các nội dung chính của tiêu chuẩn

4.2. WBS theo định hướng sản phẩm

Đây là một cách phân chia công việc trong dự án dựa trên các thành phần cụ thể cần được hoàn thành. Các thành phần này thường là các thành phẩm hoặc mục tiêu cụ thể cần để hoàn thành dự án tổng thể. WBS định hướng sản phẩm rất hữu ích để quản lý dự án nhìn thấy tổng quan về phạm vi dự án và quan hệ giữa các thành phần công việc. Nó cũng cung cấp một bản tóm tắt dễ hiểu về công việc cho các cấp quản lý khác nhau, giúp đưa ra ước tính chi phí và nguồn lực chính xác hơn.

>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? 7 Trở ngại khi triển khai MBO và giải pháp cụ thể

5. 5 Lợi ích khi sử dụng WBS

Hiểu được WBS là gì, bạn cần nắm được lý do tại sao nên sử dụng work break down structure trong quản lý công việc, dự án

• Đơn giản hóa cấu trúc công việc:

WBS giúp phân chia dự án thành các phần nhỏ hơn. Khi các công việc có tính chất và cách thực hiện tương tự được tổng hợp lại, việc kiểm soát trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó tạo ra một cấu trúc rõ ràng và hệ thống cho các công việc, giúp giảm sự phức tạp và tăng tính tổ chức trong quản lý dự án.

• Kiểm soát tài chính tốt hơn:

WBS cho phép theo dõi và kiểm soát tài chính của dự án một cách chi tiết. Bằng cách phân bổ ngân sách cho từng phần của WBS, bạn có thể đảm bảo rằng các chi phí không vượt quá ngân sách đã đề ra., từ đó tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

• Linh hoạt trong việc điều chỉnh tiến độ chung:

Work breakdown structure giúp xác định các phần công việc riêng biệt trong dự án và mối quan hệ giữa chúng. Từ đó, bạn có thể thiết lập thời hạn và phân quyền chi tiết cho từng phần công việc trong dự án. Bạn có thể dễ dàng điều chỉnh tiến độ dự án khi có sự thay đổi hoặc ưu tiên khác nhau thông qua các cảnh báo và nhắc nhở.

• Xác định và đánh giá kịp thời các vấn đề:

Với WBS, mỗi phần công việc được phân chia thành các gói nhỏ hơn, dễ quản lý. Bạn sẽ sớm phát hiện các vấn đề và đánh giá tác động của chúng lên dự án. Khi có vấn đề xảy ra, bạn có thể dễ dàng tập trung vào xử lý một cách hiệu quả.

• Nâng cao hiệu suất làm việc:

Work breakdown structure giúp phân chia công việc một cách rõ ràng và định rõ trách nhiệm của từng thành viên trong dự án. Từ đó, bạn có thể cải thiện hiệu suất làm việc, tăng tính chủ động và tập trung của đội ngũ, đồng thời đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đúng yêu cầu.

>>> XEM THÊM: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

6. Quy trình 7 bước xây dựng WBS

Từ những hiểu biết về WBS là gì, lợi ích ra sao, để áp dụng Work breakdown structure vào trong quản lý dự án, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình dưới đây:

6.1. Bước 1: Xác định phạm vi dự án

Bước đầu tiên trong việc tạo cấu trúc công việc là xác định rõ phạm vi dự án. Bạn cần biết mục tiêu cuối cùng của dự án và những gì cần được hoàn thành để đạt được mục tiêu đó. Bạn cần xác định thời gian bắt đầu và kết thúc dự kiến, thời gian thực hiện, ngân sách và nhóm dự án.

>>> ĐỌC THÊM: [TẢI MIỄN PHÍ] 15 Mẫu đơn xin nghỉ việc chi tiết, chuyên nghiệp

6.2. Bước 2: Xác định sản phẩm cuối cùng của dự án

Sản phẩm cuối cùng là kết quả của công việc được thực hiện trong dự án. Một dự án có thể có nhiều sản phẩm cuối cùng. Ví dụ, các dự án xây dựng thường yêu cầu các sản phẩm cuối cùng như các báo cáo, đề xuất… 

Nếu bạn định tạo một cấu trúc công việc dựa trên sản phẩm cuối cùng, bạn cần lên danh sách các sản phẩm cuối cùng. Tuy nhiên, đối với cấu trúc công việc dựa trên quá trình, việc xác định sản phẩm cuối cùng trước sẽ giúp hiểu rõ những gì cần được hoàn thành ở mỗi giai đoạn của dự án.

>>> XEM THÊM: Đào tạo an toàn điện

6.3. Bước 3: Xác định các giai đoạn của dự án

Xác định các giai đoạn của dự án là việc nắm rõ những loại công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Ví dụ một dự án xây dựng thường có các giai đoạn như chuẩn bị vật tư, làm nền, tạo kiến trúc. Mỗi giai đoạn sẽ có gồm nhiều công việc nhỏ., ví dụ như giai đoạn làm nền sẽ giải phóng, san lấp mặt bằng, đào móng, san nền…

>>> XEM THÊM: Kiểm định thang máy theo Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH năm 2023

6.4. Bước 4: Phân cấp WBS

Ở bước này, bạn sẽ chia cấp WBS. Cấp độ cao nhất của Work breakdown structure nên là sản phẩm cuối cùng của dự án. Bạn nên phân rã thêm các cấp độ phụ để xác định cấu trúc. Bạn có thể tạo các cấp độ này theo cách khác nhau tùy thuộc vào loại WBS mà bạn sử dụng. 

Đối với WBS theo sản phẩm, bạn có thể xác định các cấp độ dựa trên sản phẩm cuối cùng của dự án. Cấp độ của WBS dựa trên quy trình nên được xây dựng dựa trên các giai đoạn của dự án. Bạn có thể thêm số lượng cấp độ WBS tùy thuộc vào việc hoàn thành của dự án.

>>> TÌM HIỂU NGAY: 16+ Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất trong công việc

6.5. Bước 5: Cụ thể hóa nhiệm vụ cho từng cấp WBS

Khi tạo cấu trúc công việc, bạn có thể sử dụng WBS bằng cách tạo và gán hoạt động cho nó. Bạn có thể lấy các sản phẩm cuối cùng đã xác định và phân chia chúng thành các hoạt động cần thiết để hoàn thành mục tiêu. Dựa trên các nhiệm vụ chi tiết, bạn sẽ có một kế hoạch dự án về các công việc cần hoàn thành cùng thứ tự ưu tiên.

6.6. Bước 6: Phân chia trách nhiệm cụ thể

Khi làm việc với đội dự án, bạn nên phân mỗi cấp độ WBS và/hoặc từng nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Từ đó, mỗi thành viên trong nhóm biết rõ vai trò của mình trong dự án. Khi hiểu rõ về vai trò của mình, các thành viên sẽ chủ động thực hiện mỗi nhiệm vụ đúng thời hạn, đáp ứng ngân sách dự kiến.

6.7. Bước 7: Lựa chọn công cụ để trình bày WBS

Bạn nên tạo một bản trình bày hình ảnh của WBS để tham khảo khi cần. Đây có thể là một danh sách phân cấp đơn giản, một biểu đồ cây (tree diagram) hoặc một biểu đồ Gantt. Trong đó, biểu đồ Gantt hiển thị khi nào mỗi lớp Work breakdown structure bắt đầu và kết thúc và mất bao lâu để hoàn thành.

>>> XEM THÊM: Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 22000:2018

7. Các công cụ trực quan hóa WBS phổ biến

Việc trực quan hóa WBS là cần thiết giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ dự án. Dưới đây là 3 công cụ phổ biến giúp bạn trực quan hóa WBS:

• Biểu diễn WBS bằng danh sách:

Đây là cách đơn giản nhất để trình bày WBS,  bao gồm liệt kê các gói công việc, nhiệm vụ và kết quả chuyển giao của dự án. Trong đó các phần tử được sắp xếp theo thứ tự phân cấp. Mỗi mục trong danh sách đại diện cho một phần tử của WBS và được liệt kê theo cấp độ tương ứng. Cách này dùng để mô tả WBS trong văn bản hoặc tài liệu.

• Biểu diễn WBS bằng biểu đồ cây:

Biểu đồ cây với các phần tử của Work breakdown structure được hiển thị dưới dạng các nút. Mỗi nút đại diện cho 1 phần tử. Mức độ phân cấp của nút xác định mức độ phân cấp của phần tử tương ứng. Biểu đồ hiển thị giai đoạn, kết quả chuyển giao, nhiệm vụ và gói công việc. Nhờ đó, bạn nắm được sự phát triển và quy trình của dự án.

• Sơ đồ Gantt:

Sơ đồ Gantt là một biểu đồ thời gian kết hợp bảng và dòng thời gian thể hiện lịch trình của dự án. Trên sơ đồ Gantt, mỗi nhiệm vụ được biểu diễn dưới dạng thanh ngang. Trong đó, độ dài của thanh thể hiện thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Sơ đồ Gantt cho phép kết nối các sự phụ thuộc, theo dõi các mốc thời gian quan trọng và hiển thị đường căn cứ. 

>>> XEM THÊM: Giám định máy móc thiết bị, dây chuyền sản xuất Vinacontrol

8. 5 Gợi ý xây dựng WBS hiệu quả

Để đảm bảo Work breakdown structure hiệu quả, bạn cần tuân thủ 1 số nguyên tắc dưới đây:

• Sử dụng quy tắc 100%:

Nguyên tắc 100% trong WBS là gì? Nguyên tắc này đòi hỏi 100% công việc được xác định phạm vi dự án, được chia thành các cấp WBS chứa các tài khoản kiểm soát, các thành phẩm chuyển giao của dự án, các gói công việc và nhiệm vụ. Quy tắc này áp dụng cho tất cả các cấp của WBS. Tổng công việc ở 1 WBS cấp sau phải bằng 100% công việc của WBS cấp trên.

• Sử dụng danh từ cho từng bước:

Định danh rõ ràng cho mỗi phần tử của WBS bằng 1 danh từ dễ hiểu thay vì động từ. Điều này giúp làm rõ từng nhiệm vụ và phần tử trong WBS và tránh nhầm lẫn hoặc mơ hồ trong việc hiểu nhiệm vụ cần thực hiện. Do đó, bạn tập trung nhiều vào “cái gì” hơn là “cách thức”.

• Cẩn thận trong từng bước:

Đảm bảo mỗi bước trong quy trình xây dựng WBS được thực hiện một cách cẩn thận và chi tiết. Điều này đảm bảo rằng mọi công việc và phần tử quan trọng được xác định một cách chính xác và không bị bỏ sót.

• Đảm bảo các nhiệm vụ không trùng nhau:

Kiểm tra kỹ càng để đảm bảo rằng không có sự trùng lặp giữa các nhiệm vụ trong WBS. Nghĩa là không cần tách riêng các nhiệm vụ cho công việc đã được bao gồm trong một nhiệm vụ khác. Điều này giúp tránh sự nhầm lẫn và xác định rõ ràng trách nhiệm và phạm vi của mỗi nhiệm vụ.

• Cụ thể hóa công việc ở mức vừa đủ:

Đảm bảo mỗi phần tử của WBS được cụ thể hóa đến mức đủ để hiểu và quản lý công việc. Tuy nhiên, bạn không nên chia quá chi tiết đến mức gây rối hoặc làm mất thời gian quản lý. Lý tưởng nhất là chia nhiệm tối đa là ba hoặc năm cấp độ.

Với thông tin liên kể trên, bạn đã hiểu WBS là gì, lợi ích và cách ứng dụng hiệu quả. Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng
• Biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất và vai trò quan trọng
• Khóa đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ ISO 45001:2018
• [3 LƯU Ý] Thời hạn giấy chứng nhận ISO 9001 cần phải biết
• ISO 9000 là gì? Định nghĩa và các nội dung chính của tiêu chuẩn