Mô hình SMART và 4 nhược điểm khi thiết lập mục tiêu SMART

Mô hình SMART là một công cụ hữu ích giúp bạn thiết lập và thực hiện mục tiêu một cách hiệu quả. Vậy mô hình smart là gì, ưu nhược điểm và cách thức áp dụng nó như thế nào. Hãy tìm hiểu thông tin chi tiết cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh trong bài viết sau!

1. Mô hình SMART là gì?

Mô hình SMART hay mục tiêu SMART là mô hình với các điều kiện, tiêu chí cụ thể giúp nhà quản lý xây dựng, thiết lập và lựa chọn mục tiêu phù hợp với chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Mô hình SMART bao gồm 5 yếu tố sau:

• S – Specific: Tính cụ thể
• M – Measurable: Đo lường được
• A – Achievable (Attainable): Tính khả thi
• R – Realistic (Relevant): Sự liên quan
• T – Timely (Time-related): Thời hạn đạt được mục tiêu

>>> XEM CHI TIẾT: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

2. Tầm quan trọng của việc thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART

Thông thường, mọi người thường hay gặp thất bại trong việc thiết lập và thực hiện mục tiêu bởi cách đặt mục tiêu quá mơ hồ. Việc đặt các mục tiêu chung chung như “Tôi muốn trở thành người giỏi nhất trong lĩnh vực Marketing” thường gây thách thức bởi nó không cụ thể, thiếu các căn cứ, tiêu chí để có thể đo lường.

Cách thiết lập mục tiêu theo mô hình SMART giúp bạn dễ dàng đạt được mục tiêu hơn do tính cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, gắn với thực tế và có thời gian cụ thể. Mục tiêu SMART sẽ giúp bạn có định hướng rõ ràng, thúc đẩy bạn hiện thực hóa mục tiêu theo thời gian đã đặt ra.

>>> ĐỌC NGAY: MBO là gì? Ứng dụng mô hình SMART vào thiết lập quản trị MBO như thế nào?

3. 5 Lợi ích khi áp dụng mô hình SMART vào quản trị Doanh nghiệp

Hiện nay, các tiêu chí SMART đã được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp và đem lại nhiều lợi ích to lớn đối với quản trị doanh nghiệp. Dưới đây là 5 lợi ích quan trọng của quy tắc SMART mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh muốn giới thiệu tới bạn.

• Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Theo định kỳ, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập mục tiêu tháng/quý/năm dựa trên kết quả kinh doanh của kỳ trước đó. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có tham vọng lớn sẽ đưa ra những mục tiêu vĩ mô và chung chung. Mục tiêu SMART giúp doanh nghiệp cụ thể hóa mục tiêu và kết quả thực hiện sẽ được đo lường bằng các chỉ số cụ thể.

• Chọn lọc các mục tiêu phù hợp

Cách đặt mục tiêu SMART giúp nhà quản lý loại bỏ các mục tiêu không phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực để hiện thực hóa các mục tiêu đề ra.

• Cải thiện khả năng đo lường của mục tiêu

Để xác định kết quả và mức độ hoàn thành công việc, bạn phải có tiêu chí rõ ràng để đo lường kết quả thực hiện mục tiêu. Thiết lập mục tiêu theo các tiêu chí SMART giúp đội ngũ quản lý cải thiện đáng kể khả năng đo lường của mục tiêu.

• Liên kết các mục tiêu riêng lẻ

Trong doanh nghiệp, mỗi phòng ban có một mục tiêu riêng theo chức năng nhiệm vụ của chúng. Để đạt được mục tiêu chung của cả doanh nghiệp thì việc liên kết các mục tiêu riêng với mục tiêu lớn của doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Mục tiêu SMART chính là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này.

• Cải thiện hiệu suất làm việc của nhân sự

Mục tiêu SMART giúp nhân viên có định hướng rõ ràng về công việc cần thực hiện, thời gian cần hoàn thành và các chỉ số đo lường kết quả thực hiện công việc của mình. Từ đó, mỗi nhân viên sẽ tự phấn đấu nâng cao hiệu suất làm việc để đạt được yêu cầu, mục tiêu công việc đã đề ra.

>>> ĐỌC NGAY: 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′

4. Hướng dẫn áp dụng mô hình SMART vào xây dựng mục tiêu trong tổ chức

Mô hình SMART đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi áp dụng. Vậy làm thế nào để áp dụng hiệu quả tiêu chí SMART vào việc xây dựng mục tiêu cho tổ chức? Cùng tham khảo các bước sau đây!

4.1 Specific – Cụ thể

Mục tiêu SMART của bạn cần phải cụ thể và rõ ràng. Nhờ đó, bạn sẽ cảm thấy có động lực và tập trung nỗ lực hơn để đạt được nó. Khi xây dựng một mục tiêu bất kỳ cho cá nhân hay tổ chức của bạn, hãy tiến hành trả lời lần lượt 5 câu hỏi sau (5W):

• What: Bạn muốn đạt được điều gì?
• Why: Tại sao bạn muốn đạt được mục tiêu này và đánh giá nó quan trọng?
• Who: Ai liên quan tới việc thực hiện mục tiêu?
• Where: Mục tiêu này thực hiện ở đâu?
• When: Khi nào thì mục tiêu này được hoàn thành?

Ví dụ:

Bạn hãy tưởng tượng rằng mình đang là nhân viên sản xuất và bạn muốn trở thành trưởng phòng sản xuất. Mục tiêu cụ thể bạn có thể đặt ra là “Tôi muốn đạt được các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để trở thành người đứng đầu bộ phận sản xuất trong tổ chức của mình”.

>>> ĐỌC NGAY: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

4.2 Measurable – Có thể đo lường

Tiêu chí thứ hai mà mục tiêu SMART cần đạt được đó là khả năng đo lường được. Việc đo lường được mục tiêu giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện và duy trì động lực theo đuổi mục tiêu. Cảm giác phấn khích khi gần đạt được mục tiêu sẽ cổ vũ bạn nỗ lực hơn.

Mục tiêu có thể đo lường sẽ trả lời hai câu hỏi:

• Làm bao nhiêu là đủ?
• Làm sao bạn biết được thời điểm mục tiêu hoàn thành?

Ví dụ:

Bạn có thể đo lường mục tiêu đạt được các kỹ năng để trở thành trưởng phòng sản xuất bằng cách xác định rằng bạn sẽ hoàn thành các khóa đào tạo kỹ năng, chuyên môn cần thiết và có được kinh nghiệm liên quan trong vòng 5 năm.

>>> ĐỌC NGAY: Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

4.3 Achievable – Có thể đạt được

Mục tiêu của bạn cần có tính khả thi cao để thực hiện thành công. Khi đặt mục tiêu, bạn có thể lựa chọn một mục tiêu thách thức nhưng vẫn có thể đạt được. Mục tiêu đó có thể là thử thách nhưng cũng là cơ hội để bạn tận dụng các tài nguyên đã bị bỏ qua trước đó.

Ví dụ:

Bạn có thể cần tự hỏi liệu việc phát triển các kỹ năng cần thiết để trở thành trưởng phòng sản xuất có thực tế hay không, dựa trên kinh nghiệm và trình độ hiện có của bạn. Ví dụ, bạn có đủ thời gian để hoàn thành khóa đào tạo cần thiết một cách hiệu quả không? Các nguồn lực cần thiết có sẵn cho bạn không? Bạn có thể đủ khả năng để làm điều đó?

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

4.4 Relevant – Liên quan 

Mục tiêu chung của tổ chức cần có sự liên quan với mục tiêu riêng của từng bộ phận và phù hợp với bối cảnh chung của doanh nghiệp. Mục tiêu của từng nhân viên cần dựa trên định hướng phát triển công việc, vị trí chức vụ đang đảm nhận và phù hợp với mục đích phát triển chung của toàn công ty.

Một mục tiêu thực tế cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Mục tiêu có ý nghĩa với tổ chức không?
• Có phải thời điểm thích hợp để thực hiện hay không?
• Mục tiêu có phù hợp với bối cảnh của tổ chức hay không?
• Người chịu trách nhiệm thực hiện đã phù hợp hay chưa?
• Mục tiêu có áp dụng được trong môi trường kinh tế xã hội hiện nay không?

Ví dụ:

Bạn đang mong muốn đạt được các kỹ năng và kinh nghiệm để trở thành trưởng phòng sản xuất nhưng đây có phải thời điểm thích hợp để bạn tham gia các khóa đào tạo cần thiết hoặc làm việc để tích lũy được các kinh nghiệm? Bạn có chắc bản thân phù hợp với vị trí này không? v…v

>>> XEM THÊM: Sơ đồ Gantt trong quản trị mục tiêu | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets

4.5 Time-bound – Ràng buộc về thời gian

Mọi mục tiêu SMART muốn trở thành hiện thực đều phải có thời hạn để hướng tới. Thời hạn thực hiện mục tiêu được phân chia càng nhỏ và chi tiết theo từng giai đoạn càng dễ dàng thực hiện và đạt được hơn.

Mục tiêu có thời hạn thường trả lời các câu hỏi sau:

• Khi nào bạn sẽ hoàn thành mục tiêu?
• Cần làm gì trong sáu tháng/ sáu tuần/ mỗi ngày kể từ hôm nay để đạt được mục  tiêu?

Ví dụ:

Bạn cần bao lâu để hoàn thành các chứng chỉ đào tạo cần thiết, bạn mất bao lâu để tích lũy đủ kinh nghiệm cho vị trí trưởng phòng sản xuất.

5. 4 Nhược điểm của mô hình SMART là gì?

Bên cạnh những lợi ích to lớn của việc thiết lập mục tiêu theo tiêu chí SMART, mô hình này cũng có một số nhược điểm khi áp dụng mà bạn nên lưu ý như sau:

• Thiếu tính linh hoạt

Một số người cho rằng các quy tắc SMART không hoạt động tốt cho các mục tiêu dài hạn vì nó thiếu tính linh hoạt. Các mục tiêu dài hạn thường đòi hỏi sự thay đổi và điều chỉnh theo thời gian, và việc áp dụng quá chặt chẽ các tiêu chí SMART có thể hạn chế khả năng thích ứng với tình huống mới.

• Gây hạn chế sáng tạo

Một số người cho rằng mô hình SMART có thể làm giảm sự sáng tạo trong đặt mục tiêu. Việc quy định quá nhiều thông số cụ thể và đo lường có thể khiến người ta tập trung quá nhiều vào việc đạt được mục tiêu theo cách đã định trước mà bỏ qua các ý tưởng mới và phát triển sáng tạo.

• Bị hiểu sai

Đôi khi, các tiêu chí SMART có thể bị hiểu sai hoặc áp dụng không đúng cách. Việc tạo ra mục tiêu chỉ dựa trên các tiêu chí SMART mà không cân nhắc đến yếu tố khác trong quá trình đặt mục tiêu có thể dẫn đến kết quả không mong muốn hoặc không phù hợp với tình huống cụ thể.

• Thiếu yếu tố động lực

Các tiêu chí SMART tập trung chủ yếu vào việc đặt mục tiêu cụ thể và đo lường kết quả, thiếu yếu tố động lực và sự hứng khởi trong quá trình đạt được mục tiêu. Điều này có thể làm giảm sự đam mê và cam kết của cá nhân đối với mục tiêu.

6. Ví dụ về áp dụng mô hình SMART trong thiết lập mục tiêu

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng thành công mô hình các tiêu chí SMART vào việc thiết lập và thực hiện mục tiêu. Một trong số các doanh nghiệp lớn đó chính là Vinamilk. Sau đây là cách Vinamilk áp dụng các quy tắc SMART để lập mục tiêu SMART:

Tại Vinamilk, đội ngũ lãnh đạo công ty đã ứng dụng mô hình SMART trong việc thiết lập mục tiêu như sau:

• Specific: 

Vinamilk xây dựng chiến lược marketing cụ thể và phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng. Sản phẩm sản xuất và kinh doanh là sữa đặc thù cho trẻ nhỏ, Vinamilk tập trung hướng đến nhóm đối tượng có nhu cầu mua cao sản phẩm này. Từ đó, việc marketing vừa đảm bảo hiệu quả lại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Measurable: 

Vinamilk có tính toán mức độ yêu cầu công việc cần đạt được cho mỗi vị trí nhân viên theo định kì mỗi ngày/tuần/tháng.

• Achievable: 

Đội ngũ lãnh đạo công ty đã có định hướng đúng đắn trong việc mở rộng mô hình sản xuất kinh doanh từ các dòng sữa cơ bản. Vinamilk thực hiện khảo sát thị trường định kì thường xuyên để đưa ra hạng mục cần tập trung, đảm bảo công ty thu được lợi nhuận cao nhất với chi phí đầu tư thấp nhất.

• Relevant: 

Đội ngũ R&D công ty không ngừng nghiên cứu cải tiến các sản phẩm mới ưu việt hơn, có những đặc điểm phù hợp người tiêu dùng.

• Time-bound: 

Vinamilk thiết lập các mục tiêu lớn theo năm. Mục tiêu đó được chia thành nhiều hạng mục nhỏ cần đạt được theo quý/ tháng và các cấp độ thấp hơn.

Thiết lập mục tiêu trở thành trưởng phòng sản xuất với mô hình SMART

Dưới đây là một ví dụ mà bạn có thể tham khảo về việc sử dụng các tiêu chí SMART để thiết lập mục tiêu trở thành trưởng phòng sản xuất.

• Specific: Tôi muốn trở thành Trưởng Phòng Sản xuất.
• Measurable: Tôi muốn trở thành Trưởng Phòng Sản xuất của một công ty có quy mô ít nhất 500 nhân sự.
• Achievable: Với năng lực chuyên môn và kinh nghiệm hiện có, tôi muốn trở thành Trưởng Phòng Sản xuất của một công ty có quy mô ít nhất 500 nhân sự.
• Relevant: Với năng lực chuyên môn và kinh nghiệm hiện có, tôi muốn trở thành Trưởng Phòng Sản xuất của một công ty có quy mô ít nhất 500 nhân sự nhằm phát huy kinh nghiệm và năng lực lãnh đạo quản lý đội nhóm của bản thân.
• Time-Bound: Với năng lực chuyên môn và kinh nghiệm hiện có, tôi muốn trở thành Trưởng Phòng Sản xuất của một công ty có quy mô ít nhất 500 nhân sự nhằm phát huy kinh nghiệm và năng lực lãnh đạo quản lý đội nhóm của bản thân. Mục tiêu cần hoàn thành trước 31/12/2023.

7. Lập mục tiêu hiệu quả với mô hình SMARTER – mở rộng từ mô hình SMART

Ngoài việc thiết lập mục tiêu SMART,  mô hình SMART còn có một phiên bản mở rộng hơn có tên gọi là SMARTER. Sự bổ sung của 2 chữ E và R với ý nghĩa như sau: 

• E – Evaluate (Đánh giá):Nghĩa là tiến hành đánh giá liên tục lại quá trình thực hiện và mục tiêu đề ra, từ đó xác định và chỉ ra những điểm sai lệch nếu có. Tần suất đánh giá định kỳ việc thực hiện mục tiêu có thể theo tuần, theo tháng hoặc quý.
• R – Readjust (Chỉnh sửa): Với những điểm sai lệch, bạn cần điều chỉnh và tìm cách thay thế các yếu tố ảnh hưởng đến nó. Nếu kế hoạch vẫn đi theo đúng hướng và không có bất kỳ sai lệch nào, bạn có thể đề xuất một phần thưởng nhỏ để ghi nhận công sức của những người liên quan vì đã triển khai thành công dự án đó.

Như vậy, việc thiết lập mục tiêu theo mô hình SMARTER sẽ đem lại hiệu quả cao hơn quy tắc SMART vì nó có thêm quá trình đánh giá và điều chỉnh khắc phục những sai lệch trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Bài viết trên của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh hi vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn cách đặt mục tiêu theo mô hình SMART và áp dụng hiệu quả với tổ chức của mình. Nếu bạn đang có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, hãy liên hệ ngay để tư vấn miễn phí theo số hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• PQC là gì? 11 Yêu cầu để trở thành một nhân viên PQC giỏi
• 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng