Sơ đồ Gantt | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets

Sơ đồ Gantt là một công cụ quản lý kế hoạch cực kỳ hiệu quả. Bài viết này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ Gantt chart chi tiết.

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt, Gantt Chart) là loại sơ đồ dùng để quản lý các đầu mục công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ bao gồm 2 phần chính: 

• Trục tung: Thể hiện tên các công việc, nhiệm vụ trong dự án.
• Trục hoành: Thể hiện các mốc thời gian cho các công việc đó.

Sơ đồ Gantt giúp người dùng dễ dàng nắm bắt được các thông tin về công việc, kế hoạch bởi cách trình bày trực quan, đơn giản, dễ hiểu.

Trên đây là một ví dụ về biểu đồ Gantt trong quản lý dự án. Khi nhìn vào biểu đồ, bạn có thể dễ dàng xác định được:

• Danh sách các nhiệm vụ có trong dự án;
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc mỗi nhiệm vụ;
• Mối liên hệ giữa các nhiệm vụ;
• Tiến độ của từng nhiệm vụ.

1.2. Lịch sử ra đời của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được đặt theo tên của Henry Gantt. Tuy nhiên, sự thật là, Karol Adamiecki, một kỹ sư người Ba Lan, đã đưa ra ý tưởng sơ đồ Gantt đầu tiên vào năm 1896. Ông đã sử dụng biểu đồ thanh để hiển thị quy trình sản xuất một cách trực quan, giúp ông quản lý lịch trình sản xuất dễ dàng hơn.

Và Henry Gantt, mặc dù có ý tưởng tương tự, nhưng vào khoảng 15 năm sau, năm 1910, ông là người đầu tiên sử dụng biểu đồ thanh để lập kế hoạch dự án một cách trực quan trong ngành công nghiệp thép để theo dõi tiến trình sản xuất. Từ đó, ông đưa công cụ này đến gần với thế giới và công cụ này được đặt theo tên của ông.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Gantt chart hay Sơ đồ PERT? Nên sử dụng công cụ nào để quản trị dự án hiệu quả?

2. Khi nào bạn cần sử dụng sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt được thiết kế một cách dễ hiểu theo đầu mục công việc và mốc thời gian rõ ràng. Biểu đồ được đánh giá phù hợp với những công việc mang tính chất sau:

• Trực quan hóa kế hoạch công việc, timeline chi tiết: Sơ đồ Gantt cho phép hiển thị các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian và thứ tự thực hiện. Việc này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quát và quản lý dự án một cách dễ dàng.
• Kế hoạch có sự phối hợp từ nhiều bên: Bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ thực hiện công việc tại từng thời điểm, sơ đồ Gantt giúp các bộ phận tham gia dự án hiểu rõ tiến trình công việc của dự án. Điều này tạo điều kiện cho sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận liên quan trong kế hoạch.
• Phân bổ và điều phối công việc hợp lý: Sơ đồ Gantt hiển thị các tác vụ và thời gian thực hiện của một cách trực quan; từ đó giúp quản lý dễ dàng điều phối và theo dõi công việc hiệu quả.
• Tóm tắt lịch trình dự án: Bằng cách tạo một biểu đồ dễ hiểu, sơ đồ Gantt giúp tóm tắt sơ bộ dự án một cách đơn giản và rõ ràng. Điều này rất hữu ích khi chia sẻ thông tin dự án với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên.

>>> THAM KHẢO THÊM: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

3. Quy trình 4  bước lập biểu đồ Gantt

Để xây dựng một sơ đồ quản lý dự án Gantt, bạn cần phải thực hiện theo các bước bài bản như sau:

3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu và các đầu việc

Để xây dựng biểu đồ Gantt, trước hết bạn cần liệt kê các công việc cần thiết trong dự án và xác định mục tiêu cần đạt. Tiếp theo, hãy định thời gian bắt đầu dự án và dự tính thời điểm bắt đầu thực hiện các công việc.

>>> XEM THÊM: MBO là gì? 7 Trở ngại khi triển khai MBO và giải pháp cụ thể

3.2. Bước 2: Xác định thứ tự ưu tiên các đầu việc

Sau khi có danh sách công việc và khoảng thời gian thực hiện, bạn cần xác định công việc nào phải hoàn thành trước mới có thể tiếp tục các nhiệm vụ khác và công việc nào có thể được thực hiện song song. Hãy chú ý đến mối quan hệ giữa các công việc để tổ chức dự án một cách chi tiết.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các công việc:

• Finish to Start (FS): Công việc FS không thể bắt đầu trước khi công việc liên quan trước đó hoàn thành. Các công việc này sẽ bắt đầu sau đó.
• Start to Start (SS): Công việc SS không thể bắt đầu cho đến khi công việc trước đó bắt đầu. Các công việc này sẽ bắt đầu sau đó.
• Finish to Finish (FF): Công việc FF không thể kết thúc trước khi công việc trước đó kết thúc. Các công việc này sẽ kết thúc sau đó.
• Start to Finish (SF): Rất ít khi sử dụng.

>>> ĐỌC NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả bằng sơ đồ Gantt

3.3. Bước 3: Biểu diễn các đầu việc lên Gantt chart

Hiện nay, có nhiều công cụ quản lý dự án sử dụng Gantt chart được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây. Điều này mang lại lợi ích lớn cho bạn và nhóm dự án bởi khả năng truy cập và chỉnh sửa biểu đồ từ bất kỳ địa điểm nào. Bằng cách sử dụng những phần mềm này, bạn có thể dễ dàng thảo luận, tối ưu hóa và báo cáo tiến độ dự án một cách thuận tiện và hiệu quả.

>>> ĐỌC NGAY: Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức

3.4. Bước 4: Cập nhật các sự thay đổi khi cần thiết

Trong quá trình thực hiện dự án, khi bạn tuân theo biểu đồ Gantt, điều đó cho thấy các công việc đang tiến triển. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai dự án, thường xảy ra những thay đổi bất ngờ. Vì vậy, bạn cần thường xuyên theo dõi và cập nhật những thay đổi này để điều chỉnh kế hoạch kịp thời. 

4. Ưu và nhược điểm của sơ đồ Gantt

Sử dụng sơ đồ Gantt trong quản lý kế hoạch mang lại rất nhiều lợi ích cho bạn và các thành viên trong nhóm dự án. Song song với đó, công cụ này vẫn tồn tại một số nhược điểm. Do đó, bạn cần nắm kỹ các ưu nhược điểm của gantt chart trước khi quyết định sử dụng công cụ này trong dự án của mình.

4.1. Ưu điểm của Gantt chart

Gantt Chart là công cụ hỗ trợ tuyệt vời trong việc lập kế hoạch cho những dự án, nó sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi bật, cụ thể như sau:

• Quản lý nhiều thông tin trực quan, nhanh chóng: Biểu đồ Gantt cung cấp một hình ảnh rõ ràng về tiến độ dự án. Bạn dễ dàng nhìn thấy các công việc đã hoàn thành, đang tiến hành và các công việc còn lại. Điều này giúp bạn theo dõi tiến trình và đảm bảo rằng dự án diễn ra đúng theo kế hoạch.
• Tăng tính chủ động của các thành viên trong nhóm: Các thông tin về người thực hiện và tiến độ thực hiện của dự án được hiển thị công khai trên biểu đồ Gantt. Điều này giúp mỗi thành viên trong nhóm dự án hiểu rõ vai trò quan trọng của mình và làm việc một cách chủ động hơn.
• Phân phối tài nguyên, nguồn lực hiệu quả: Biểu đồ Gantt cho phép bạn phân công công việc cho các thành viên trong nhóm dự án và điều phối chúng một cách hiệu quả. Bạn có thể xác định rõ ràng ai làm gì và khi nào công việc cần hoàn thành. Điều này giúp tăng tính tổ chức và hiệu suất làm việc của nhóm.
• Xác định mối quan hệ giữa các công việc: Thông qua Gantt chart, bạn có thể xác định mối quan hệ giữa các công việc trong dự án. Bạn có thể biết được công việc nào cần hoàn thành trước để công việc tiếp theo có thể bắt đầu. Điều này giúp bạn lập kế hoạch và điều chỉnh công việc một cách hợp lý.
• Thay đổi và điều chỉnh linh hoạt: Khi có yêu cầu hay thay đổi bất ngờ, Gantt chart cho phép bạn linh hoạt điều chỉnh. Bạn có thể cập nhật thời gian, phân công lại công việc và thay đổi các yếu tố khác trên biểu đồ một cách nhanh chóng. 
• Giao tiếp và báo cáo dễ dàng: Biểu đồ Gantt là một công cụ hữu ích để giao tiếp và báo cáo tiến trình dự án. Bạn có thể chia sẻ biểu đồ với các thành viên trong nhóm dự án, người quản lý và các bên liên quan khác để họ có cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án. 

>>> ĐỌC TIẾP: FMEA Là Gì? 7 Bước Thực Hiện FMEA Chi Tiết, Dễ Hiểu

4.2. Nhược điểm của Gantt chart

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên, sơ đồ Gantt vẫn tồn tại một vài nhược điểm như:

• Phụ thuộc theo cấu trúc đã xây dựng: Nếu việc phân chia công việc không được thực hiện cẩn thận, việc sử dụng biểu đồ Gantt có thể đòi hỏi nhà quản lý phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình dự án khi có những phần bị bỏ sót hoặc ước tính thời gian không chính xác.
• Chỉ hiệu quả với các dự án nhỏ: Biểu đồ Gantt trở nên không hiệu quả với dự án dài và nhiều công việc, khó khăn trong việc hiển thị toàn bộ dự án trên một màn hình. Việc cập nhật liên tục biểu đồ cũng yêu cầu nhiều thời gian và công sức từ nhà quản lý, đặc biệt với các dự án có hàng trăm nhiệm vụ.
• Không thể hiện đầy đủ các ràng buộc của dự án: Gantt chart không thể hiển thị đầy đủ thông tin về phạm vi và chi phí trong dự án, chỉ tập trung vào thông tin về thời gian. Ngoài ra, khi có quá nhiều công việc xen kẽ và liên tiếp trên biểu đồ, việc xác định công việc cần được thực hiện trước tiên trở nên khó khăn.

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

5. Hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt với Google Sheets

Google Sheets là một trong những công cụ trang tính trực tuyến được nhiều cá nhân/tổ chức lựa chọn để quản lý kế hoạch hiện nay bởi sự tiện lợi. Sau đây, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ sơ đồ Gantt với Google Sheets chi tiết:

5.1 Bước 1: Nhập dữ liệu của kế hoạch

Đầu tiên, bạn tạo một trang Google Sheets mới. Sau đó, bạn tạo sẽ nhập dữ liệu của kế hoạch, bao gồm:

• Tasks (đầu việc);
• Start Date (Ngày bắt đầu);
• End Date (Ngày kết thúc).

>>> ĐỌC NGAY: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

5.2 Bước 2: Lập bảng tính toán cho dự án

Kế tiếp, để Google Sheets có thể dễ dàng xử lý số liệu, bạn cần phải tạo thêm một bảng tính toán cho dự án ngay dưới bảng mà bạn đã tạo ở bước 1. Theo đó, trong bảng số 2 này, bạn nhập các dữ liệu sau:

• Tasks (đầu việc): Copy dữ liệu ở ô cùng tên trong bảng 1 và dán qua;
• Start on Day (Bắt đầu từ ngày): Đây là số ngày bắt đầu của từng nhiệm vụ so với ngày bắt đầu thực hiện nhiệm vụ đầu tiên. Dữ liệu ở đây được tính bằng cách lấy giá trị của ngày bắt đầu từng task trừ đi cho ngày bắt đầu task đầu tiên. 

Công thức ví dụ:

B15 = int(B4) – int($B$4).  

Sau khi tính xong thì copy phép tính cho từng task tiếp theo ở bảng 2. 

• Duration (Thời lượng): Đây là thời lượng dành cho mỗi công việc. Giá trị được xác định ở đây là: (Thời gian kết thúc cho task hiện tại – Thời gian bắt đầu task đầu tiên) – (Thời gian bắt đầu task hiện tại – thời gian bắt đầu task đầu tiên) .

Công thức ví dụ:

 C15 = (INT(C4)-INT($B$4)) – (INT(B4)-INT($B$4)) 

Thực hiện tiếp tục cho các hàng tiếp theo.

Sau khi đã hoàn tất việc tính toán dữ liệu cho hai cột trên, ta có được một bảng hoàn chỉnh như sau:

>>> ĐỌC NGAY: Flowchart là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi khi xây dựng Flowchart

5.3 Bước 3: Biểu diễn biểu đồ

• Nhấp vào Insert -> Chart

• Khi này sẽ xuất hiện cửa sổ Chart editor, bạn hãy nhấp vào hộp thả xuống bên dưới Pie chart để chọn loại biểu đồ và chọn biểu đồ thanh xếp chồng Stacked bar chart.

• Khi này biểu đồ đã xuất hiện, bạn nhấp vào bất kỳ thanh màu đỏ nhạt nào và chọn màu, sai đó chọn None.

• Tiếp theo, bạn chuyển sang tab Customise trong trình chỉnh sửa biểu đồ Chart editor, nhấp chọn Chart & axis titles và đặt tên cho biểu đồ.

• Cuối cùng, bạn đã thu được một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh.

6. Hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel

Bên cạnh Google Sheets, Excel cũng là một phần mềm trang tính phổ biến được sử dụng để quản lý kế hoạch. Dưới đây là một số hướng dẫn cụ thể về cách thức vẽ sơ đồ quản lý dự án Gantt bằng Excel:

6.1 Chuẩn bị các dữ liệu

Trước khi bắt đầu vẽ sơ đồ Gantt, bạn cần thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Actual và mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation. Lưu ý rằng:

• Project timeline (thời gian dự án) trong mục Plan sẽ không được tính Days completed.
• Nếu Project timeline là Actual thì Days completed sẽ được tính bằng công thức: % completion * Days.

Mục đích của việc làm này là để nắm được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau:

6.2 Tiến hành vẽ biểu đồ Gantt

Sau đây là các bước tạo biểu đồ Gantt bằng phần mềm Excel.

6.2.1 Tạo biểu đồ trong Excel

Đầu tiên, bạn nhấn chọn Insert ->  Chart/ Bar/ Stacked Bar để chèn một biểu đồ mới trong Excel.

6.2.2 Nhập các dữ liệu đã chuẩn bị

Sau khi đã chèn một biểu đồ vào trang tính, bạn tiến hành nhập các dữ liệu đã chuẩn bị. Thao tác thực hiện như sau:

• Bước 1: Trên toolbars, nhấp chuột Chart Tools -> Design -> Select Data.

• Bước 2: Kế tiếp, trong ô Chart data range, bạn chọn vùng dữ liệu cần để tạo gantt chart.

• Bước 3: Để thêm một vùng dữ liệu là Start date, trong Legend Entries (series), bạn nhấp chuột vào Add.

• Bước 4: Bạn có thể dễ dàng thay đổi vị trí của Start Date lên phía trên mục “Days” trong phần Legend Entries và chỉnh sửa lại nhãn trục ngang (category axis label). Khi hoàn thành, bạn sẽ có biểu đồ như minh họa dưới đây.

6.2.3 Phân bố thứ tự các đầu việc

Để sắp xếp thứ tự các đầu việc, bạn thực hiện như sau:

• Bước 1: Nhấp vào tên của các Task trong biểu đồ
• Bước 2: Trong mục Axis Options, bạn hãy nhấp chuột vào Categories in reverse order.

6.2.4 Hiển thị thời lượng của từng đầu việc

Trong biểu đồ trên, phần được tô màu xanh biểu thị số ngày thực hiện các tasks, trong khi phần tô màu cam là mốc bắt đầu được tự động gợi ý bởi Excel. Để ẩn phần tô màu cam, bạn chỉ cần nhấp vào thanh biểu đồ, sau đó chọn Format Data Series. Tiếp theo, trong phần Fill, chọn No fill, và trong phần Border, chọn No Line.

6.2.5 Điều chỉnh lại thời gian cho phù hợp

Khi tạo biểu đồ Gantt bằng Excel, nó sẽ tự động gợi ý khoảng thời gian thực hiện công việc. Tuy nhiên, gợi ý này không luôn chính xác. Do đó, bạn cần điều chỉnh lại khoảng thời gian sao cho phù hợp với dự án.

Để làm điều này, bạn có thể nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc gần với thực tế vào bất kỳ vị trí nào trên bảng tính. Sau đó, bạn chọn Format Cells và chọn General cho hai ô chứa ngày đó.

6.2.6 Thiết lập theo dõi tỷ lệ hoàn thành các đầu việc

Để theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc trong biểu đồ Gantt, bạn có thể thêm phần “Days completed” vào sơ đồ và lồng nó vào phần “Days”. Để làm được điều này, bạn cần thêm Error Bar bằng cách nhấn vào biểu đồ và chọn lần lượt các thẻ: Chart Tools -> Design-> Add Chart Element -> Error Bars > More Error Bar Options.

Sau khi chọn More Error Bar Options, màn hình sẽ hiển thị mục Add Error Bars based on Series. Bạn cần chọn Start date trong mục này. Tiếp theo, bạn thực hiện các thiết lập định dạng như sau:

• Trong mục Direction, chọn Plus.
• Trong mục End style, chọn No cap.
• Trong mục Error Amount, chọn Custom/Specify Value và chọn tới vùng Days Completed.

Sau đó, bạn tiến hành định dạng hiển thị cho vùng này bằng cách thực hiện các bước sau:

• Chọn màu (color): Hãy chọn một màu có độ tương phản cao so với các màu khác đang được hiển thị trên sơ đồ.
• Chọn độ rộng (width): Tùy thuộc vào độ rộng của vùng biểu đồ, bạn có thể chọn độ rộng phù hợp sao cho thanh lỗi (Error Bar) chèn lên toàn bộ vùng biểu đồ gốc.

7. Mối quan hệ giữa sơ đồ Gantt và các công cụ quản lý dự án khác

Dưới đây là một số mối quan hệ giữa Gantt Chart và các công cụ quản lý dự án khác.

7.1. Sơ đồ Gantt và sơ đồ Thác nước (Waterfall chart)

Sơ đồ thác nước (Waterfall chart) được sử dụng để lập kế hoạch quản lý dự án theo tiếp cận tuyến tính. Nó tập trung vào việc thu thập yêu cầu từ các bên liên quan để tạo ra một kế hoạch dự án tuần tự, hoàn thành theo các mốc và thời hạn quan trọng. Đây là một phương pháp thích hợp cho các nhóm tập trung vào quy trình.

Sơ đồ thác nước có thể được sử dụng như một phần của biểu đồ Gantt để biểu diễn các giai đoạn hoặc bước trong dự án. Sự kết hợp giữa hai công cụ này giúp quản lý dự án có cái nhìn tổng quan về tiến độ và tương tác giữa các giai đoạn hoặc bước trong dự án.

7.2. Gantt chart và Agile

Agile là một phương pháp quản lý dự án linh hoạt, tập trung vào sự phát triển linh hoạt và cung cấp giá trị sớm cho khách hàng. Agile chia dự án thành các đợt ngắn gọi là sprint, trong đó các công việc được ưu tiên và thực hiện theo một chu kỳ lặp lại. Agile thúc đẩy sự linh hoạt, tương tác và phản hồi nhanh chóng trong dự án.

Agile có thể sử dụng Gantt Chart như một công cụ bổ trợ để hiển thị lịch trình dự án. Tuy nhiên, Gantt Chart trong Agile thường được tạo ra với mức độ chi tiết thấp hơn và có thể được điều chỉnh linh hoạt theo sự thay đổi và tương tác trong quá trình Agile. 

8. Các phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt

Bên cạnh việc dùng Google Sheets hay Excel, bạn có thể tạo biểu đồ Gantt bằng các phần mềm vẽ chuyên nghiệp như Canva, Base Wework,…

8.1. Phần mềm Canva

Với Canva, bạn có thể lên lịch cho các dự án một cách dễ dàng với nhiều mẫu thiết kế biểu đồ đẹp mắt. Bên cạnh đó, phần mềm này còn có tính năng chia sẻ giúp mọi thành viên trong dự án đều có thể xem và chỉnh sửa.

8.2. Phần mềm Base Wework

Base Wework là phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0 dành cho doanh nghiệp và được tích hợp tính năng vẽ biểu đồ Gantt. Đặt biệt, phần mềm còn tự động hiển thị các công việc dưới dạng sơ đồ Gantt giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý dự án.

8.3. Phần mềm Zoho Projects

Khi sử dụng Zoho Projects, bạn có thể dễ dàng thiết lập các quan hệ phụ thuộc và lên lịch lại nhiệm vụ bằng chức năng kéo và thả được cài sẵn trong phần mềm. Không chỉ vậy, nó còn giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các mẫu biểu đồ có sẵn trên phần mềm.

Sơ đồ Gantt hiện đang rất phổ biến và được nhà quản lý ứng dụng nhiều trong việc lập kế hoạch, quản lý dự án. Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Cpk là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng, sản xuất
• Six Sigma là gì? Ý nghĩa của 6 sigma trong quản lý chất lượng