Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức

Kaizen là một triết lý cải tiến liên tục xuất phát từ Nhật Bản, được rất nhiều Doanh nghiệp lớn nhỏ khắp thế giới áp dụng. Trong bài viết này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ giới thiệu đến quý Doanh nghiệp Kaizen là gì và những trường hợp nên áp dụng Kaizen nhé!

1. Kaizen là gì?

Kaizen là gì? Kaizen là một thuật ngữ tiếng Nhật, được dùng để chỉ một triết lý hoặc phương pháp liên quan đến cải tiến liên tục trong môi trường làm việc. Từ “Kaizen” được tạo thành từ hai chữ “kai” có nghĩa là “thay đổi” và “zen” có nghĩa là “tốt hơn”, nên nó có ý nghĩa là “cải tiến liên tục” hay “thay đổi để tốt hơn”.

Không phải sự thay đổi đột ngột, Kaizen tập trung tạo ra những cải tiến nhỏ nhất một cách liên tục. Phương pháp này khuyến khích tất cả nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến và tìm cách để nâng cao hiệu suất và cải thiện chất lượng. Kaizen hướng đến mục tiêu xây dựng môi trường làm việc linh hoạt, sáng tạo và không ngừng phát triển.

2. Lịch sử ra đời của Kaizen

Kaizen trở nên nổi tiếng nhờ Toyota – thương hiệu sản xuất ô tô nổi tiếng tại Nhật Bản. Vào những năm 1980, Toyota đã phát triển một quy trình kinh doanh để phát hiện kịp thời sự cố trong quá trình sản xuất. Nếu có vấn đề gì xảy ra, toàn bộ quy trình sẽ bị tạm dừng để nhân viên tìm giải pháp, sau đó áp dụng để ngăn tình trạng tái diễn.

Theo thời gian, sự hoàn thiện của quy trình mang lại hiệu quả vượt trội, gây chú ý với nhiều Doanh nghiệp khác. Sau khi tìm tòi và nghiên cứu, đã có rất nhiều Doanh nghiệp tìm cách làm theo kết quả mà Toyota đạt được. Từ đó, họ hiểu được Kaizen là gì và ứng dụng lại để tạo nên sự thành công cho riêng mình.

>>> ĐỌC THÊM: FMEA Là Gì? 7 Bước Thực Hiện FMEA Chi Tiết, Dễ Hiểu

3. Bản chất kép của Kaizen

Trải qua tìm hiểu Kaizen nghĩa là gì, có thể thấy được Kaizen có bản chất kép. Không chỉ là một kế hoạch hành động mà còn là một triết lý sâu sắc, tích cực.

• Kaizen là một kế hoạch hành động

Kaizen được thực hiện trong thời gian dài, xúc tiến Doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Kaizen chú trọng sự hợp tác đoàn kết từ toàn thể nhân viên trong Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Mỗi người góp một ít tạo nên sự thay đổi to lớn.

• Kaizen là một triết lý

Kaizen là gì? Nó là triết lý góp phần xây dựng nên nền văn hoá tốt đẹp trong Doanh nghiệp. Mỗi một thành viên trong Doanh nghiệp đều tích cực tham gia vào đề xuất và thực hiện hoạt động cải tiến. Tạo dựng bầu không khí hòa thuận, vui vẻ, cùng phát triển trong Doanh nghiệp trở thành suy nghĩ tự nhiên, ăn sâu trong lòng nhân viên. 

>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn quản trị kế hoạch hiệu quả với Sơ đồ PERT

4. Những tình huống cần áp dụng Kaizen là gì?

Thông qua hiểu biết về Kaizen, có thể thấy được bất kỳ Doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng Kaizen. Tuy nhiên, sự cải tiến này phải không được gây ảnh hưởng xấu đến những bộ phận khác. Sau đây là những trường hợp Doanh nghiệp nên áp dụng triết lý Kaizen:

• Muốn cải tiến năng suất và quy trình sản xuất;
• Cải thiện sản phẩm/ dịch vụ;
• Cải thiện chi phí sản xuất/ hoạt động;
• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

>>> XEM NGAY: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

5. Lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào Doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà rất nhiều Doanh nghiệp lớn trên thế giới lựa chọn áp dụng Kaizen vào quá trình vận hành của mình. Việc áp dụng Kaizen vào Doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích, có thể kể đến như:

5.1 Cải tiến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ liên tục

Áp dụng triết lý Kaizen giúp sản phẩm/ dịch vụ của Doanh nghiệp có sự thay đổi về chất. Khi chất lượng sản phẩm/ dịch vụ tốt hơn, sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm/ dịch vụ và Doanh nghiệp cũng ngày càng gia tăng. Qua đó nâng cao được danh tiếng của Doanh nghiệp, tăng doanh thu và lợi nhuận lên tầm cao mới.

>>> ĐỌC THÊM: Cpk là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng, sản xuất

5.2 Tạo lợi thế cạnh tranh cho Doanh nghiệp

Áp dụng Kaizen để cải thiện năng suất, chất lượng và hiệu quả làm việc của Doanh nghiệp. Qua đó giúp Doanh nghiệp mở ra đường lối phát triển mới khó sánh kịp. Tư duy Kaizen giúp tạo nên giá trị lâu dài và bền vững, từ đó tạo nên lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

>>> ĐỌC NGAY: Sơ đồ Gantt | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets

5.3 Khuyến khích tư duy ở nhân viên

Kaizen là một quá trình lâu dài, là tư duy được hình thành theo thời gian. Theo đó, triết lý này khuyến khích nhân viên tích cực tư duy, phát hiện nơi cần cải tiến và đưa ra giải pháp phù hợp. Thành quả của những ý tưởng này là động lực tiến bước của nhân viên, giúp họ ngày càng phát triển năng lực hơn.

>>> ĐỌC NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả

5.4 Cải thiện văn hóa doanh nghiệp

Thông qua áp dụng Kaizen vào tổ chức, các nhân viên có sự gắn kết chặt chẽ hơn. Khi nhân viên hiểu được mỗi một ý kiến, đóng góp của bản thân đều quan trọng với Doanh nghiệp sẽ tạo cho họ cảm giác tự hào. Từ đó cải thiện được văn hóa Doanh nghiệp.

>>> ĐỌC THÊM:  Đặt mục tiêu Kaizen hiệu quả với mô hình SMART

5.5 Nâng cao khả năng sáng tạo

Doanh nghiệp hiểu Kaizen là gì và áp dụng thành công giúp nâng cao khả năng sáng tạo của nhân viên. Mỗi người đều có nhiệm vụ tìm kiếm và đưa ra phương án giải quyết trong tình huống bất ngờ hằng ngày. Điều này khuyến khích nhân viên luôn có tư duy sáng tạo, thúc đẩy sự đổi mới liên tục.

5.6 Cải thiện tinh thần đồng đội

Cách cải thiện tinh thần đồng đội trong Doanh nghiệp bằng phương pháp Kaizen là gì? Trong quá trình tạo nên sự đổi mới cho Doanh nghiệp, sự tương tác, hợp tác cùng hành động giữa các nhân viên là không thể thiếu. Từ đó, tinh thần đồng đội sẽ được cải thiện. Nhân viên sẽ gắn kết chặt chẽ với nhau hơn.

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

6. 10 Nguyên tắc quan trọng trong triết lý Kaizen

Nguyên tắc Kaizen là gì? Có 10 nguyên tắc quan trọng trong triết lý Kaizen.

• Đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu

Mọi sản phẩm/ dịch vụ của Doanh nghiệp cần cải tiến dựa trên nhu cầu của khách hàng, mang lại cho họ sự hài lòng. Bằng cách loại bỏ những gì không cần thiết hoặc có tác động xấu đến khách hàng, Kaizen giúp gia tăng chất lượng sản phẩm/ quy trình hơn. Từ đó nhận được nhiều hảo cảm và ưu ái từ khách hàng.

• Cải tiến không ngừng

Kaizen là gì? Là sự không ngừng đổi mới. Một sản phẩm để đáp ứng được nhu cầu thay đổi liên tục của thị trường cũng cần nâng cấp không ngừng nghỉ. Một doanh nghiệp có chiến lược cải tiến tốt giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí thay vì đổi mới hoàn toàn.

• Không đổ lỗi

Khi có một sai lầm, sự cố phát sinh, phản xạ đầu tiên của nhiều người là đổ lỗi. Điều này không tốt, Doanh nghiệp cần hiểu Kaizen là gì và áp dụng để thay đổi tình trạng này. Cần quy trách nhiệm đúng đắn, mỗi thành viên đều cùng góp sức sửa lỗi vì mục đích chung của tập thể.

• Xây dựng văn hóa mở trong Doanh nghiệp

Khi người phạm lỗi dám nhận lỗi và yêu cầu sự giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên, tạo nên mạng lưới đoàn kết trong nội bộ. Mọi người trong mạng lưới cùng cập nhật thông tin, san sẻ kinh nghiệm, kiến thức với nhau. Từ đó tạo nên cộng đồng hòa hợp, môi trường làm việc vui vẻ, thoải mái.

• Thúc đẩy teamwork

Bằng cách thực hiện phương pháp Kaizen, cấu trúc nhân sự được gắn kết chặt chẽ, phát huy hiệu suất tối đa. Trong Doanh nghiệp có nhiều nhóm làm việc khác nhau, mỗi nhóm cần có một lãnh đạo tốt và có năng lực. Bên cạnh đó, sự đoàn kết, nỗ lực phấn đấu, phối hợp và trau dồi bản thân ở mỗi thành viên là không thể thiếu.

• Phối hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

Khi thực hiện một dự án, Kaizen giúp các thành viên trong Doanh nghiệp có sự gắn kết với nhau. Trong một dự án, cần có sự phối hợp giữa các nhóm làm việc ở nhiều bộ phận khác nhau. Kaizen giúp thúc đẩy sự phối hợp nhau tốt hơn, khi cần, còn có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài để hoàn thành dự án tốt hơn.

• Tạo dựng lòng trung thành ở nhân sự

Bằng cách xây dựng EVP (Employee value proposition – Đề xuất giá trị nhân viên), Doanh nghiệp có thể tạo dựng được lòng trung thành ở nhân viên. Doanh nghiệp có thể đầu tư vào các chương trình đào tạo cho nhân viên các cấp, hay phúc lợi nhân viên,… Điều này giúp tạo nên niềm tin, sự gắn bó lâu dài của nhân sự.

• Rèn luyện tinh thần tự giác, kỷ luật

Không đơn thuần chỉ thấu hiểu Kaizen là gì, Doanh nghiệp còn cần lan tỏa tinh thần Kaizen đến toàn thể nhân viên, từ đó tạo nên sự tự giác và thích nghi với kỷ luật. Khi có tinh thần tự giác, nhân viên sẽ đặt lợi ích chung của tập thể lên hàng đầu thay vì lợi ích riêng của chính mình.

• Luôn minh bạch

Phương pháp để phát huy tốt tinh thần Kaizen là gì? Đối với nhân viên, Doanh nghiệp luôn chia sẻ mọi thông tin một cách rõ ràng. Chỉ có như vậy, nhân viên mới cảm thấy tin tưởng, thoải mái khi làm việc. Từ đó, hiệu suất làm việc của họ sẽ được cải tiến hiệu quả.

• Thúc đẩy năng suất và hiệu suất làm việc

Bên cạnh sự đoàn kết, phối hợp và tương tác với nhau, nguyên tắc thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc của Kaizen là gì? Đó là đúng lúc và đúng thời điểm. Doanh nghiệp cần có quy trình đào tạo kịp thời để nhân viên bắt kịp xu hướng. Cần phân bố hợp lớp quyền và nhiệm vụ, công nhận và khen thưởng cho nhân viên đúng thời điểm.

>>> XEM THÊM: MBO là gì? 7 Trở ngại khi triển khai MBO và giải pháp cụ thể

7. Quy trình 7 bước thực hiện Kaizen trong tổ chức

Vậy phương pháp để thực hiện Kaizen là gì? Sau đây là 7 bước giúp Doanh nghiệp triển khai thành công triết lý Kaizen vào tổ chức của mình:

• Bước 1: Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp

Đầu tiên, Doanh nghiệp cần đánh giá đúng thực trạng của mình. Bởi sau khi tìm hiểu Kaizen là gì, hẳn cũng hiểu đây là một quá trình kháng chiến lâu dài của toàn thể nhân viên. Bên cạnh sự nỗ lực còn yêu cầu sự kiên trì bền bỉ của tập thể trong Doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần xác định và thống nhất mục tiêu kaizen. 

• Bước 2: Xác định nguyên nhân sâu xa của các vấn đề

Sau khi đánh giá được thực trạng của Doanh nghiệp, cần tìm ra nguyên nhân sâu xa của các vấn đề mà Doanh nghiệp gặp phải. Để làm được vậy, cần thu thập và thống kê các dữ liệu đầy đủ và cần thiết. Ngoài ra, để có cái nhìn tổng quát nhất về vấn đề, cần thu thập cả các ý kiến từ toàn thể nhân viên trong Doanh nghiệp.

• Bước 3: Xác định giải pháp khả thi nhất cho vấn đề

Biết được vấn đề nằm ở đâu và nguyên nhân gây ra vấn đề đó, cần giải quyết các vấn đề ngay. Dựa trên sự hiểu biết Kaizen là gì, áp dụng vào để khuyến khích toàn thể nhân viên cùng góp sức. Mỗi người đều đưa ra đề xuất của bản thân, từ đó chọn ra phương án tốt và thích hợp nhất.

• Bước 4: Thực hiện Kaizen

Đây là bước Doanh nghiệp bắt đầu thực thi kế hoạch Kaizen được lập trước đó. Doanh nghiệp có thể áp dụng ngay chương trình mới, hoặc để an toàn có thể thực hiện theo từng bước nhỏ trước. Bên cạnh sự đổi mới đó, cần thường xuyên thu thập thông tin, kiểm tra và giám sát nhằm đảm bảo kịp thời sửa chữa khi có sai sót xảy ra.   

• Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả Kaizen

Dựa vào dữ liệu thu thập được, đánh giá và đo lường kết quả Kaizen so với hiện trạng ban đầu có đổi mới không. Trên thực tế, đa số kế hoạch Kaizen đều mang đến kết quả tích cực.

• Bước 6: Chuẩn hóa các giải pháp Kaizen

Để tiết kiệm thời gian và chi phí, quá trình đo lường và đánh giá kết quả rất quan trọng. Khi phát hiện nhược điểm hay sai sót trong kế hoạch, cần điều chỉnh và sửa chữa ngay. Quá trình này cần lặp lại nhiều lần, đòi hỏi sự kiên nhẫn của Doanh nghiệp khi tiến hành.

• Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen sau khi chuẩn hóa

Khi đã xác định được giải pháp phù hợp, điều cần làm để tối ưu giải pháp Kaizen là gì? Kaizen là sự cải tiến không ngừng nghỉ. Vì vậy, Doanh nghiệp cần lặp lại quy trình Kaizen từ bước đầu tiên. Từ đó lại tiếp tục vòng lặp tìm ra vấn đề, đưa ra phương hướng giải quyết rồi xác nhận giải pháp phù hợp nhất.

>>> ĐỌC NGAY: Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

8. Các công cụ giúp áp dụng Kaizen trong Doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu về Kaizen, dưới đây là các công cụ giúp áp dụng Kaizen trong Doanh nghiệp hiệu quả.

8.1 Phương pháp 5S

Thông qua sự hiểu biết về triết lý Kaizen, người Nhật đã cho ra đời phương pháp 5S. Đây là phương pháp giúp quản lý, sắp xếp nơi làm việc, từ đó, đề cao ý thức tự giác của con người. Phương pháp này rất được ưa thích bởi tính thực dụng và hiệu quả khả quan mà nó mang lại cho Doanh nghiệp.

5S được mô tả bằng 5 từ bắt đầu bằng chữ S, đại diện cho: Seiri (sort, mang nghĩa là sàng lọc), Seiton (straighten, nghĩa là sắp xếp), Seiso (shine, nghĩa là sạch sẽ), Seiketsu (standardize, tức là săn sóc) và Shitsuke (sustain, tức: sẵn sàng).

>>> XEM CHI TIẾT: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

8.2 5W-1H

Sau khi hiểu về phương pháp Kaizen, đã có nhiều phương pháp được đề xuất. Trong đó, 5W-1H là phương án được áp dụng trong cả 7 bước của quy trình thực hiện Kaizen. Nó là sự kết hợp bởi 5 câu hỏi bắt đầu bằng W và 1 câu bắt đầu bằng H. Cụ thể gồm: 

• Who – ai? 
• What – việc gì? 
• Where – ở đâu? 
• When – khi nào? 
• Why – tại sao? 
• How – làm thế nào?

Trên đây là phần chia sẻ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh về chủ đề Kaizen là gì . Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Six Sigma là gì? Ý nghĩa của 6 sigma trong quản lý chất lượng
• PPAP là gì? Quy trình thực hiện PPAP chi tiết trong sản xuất