Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức

Kaizen là một triết lý cải tiến liên tục xuất phát từ Nhật Bản, được rất nhiều Doanh nghiệp lớn nhỏ khắp thế giới áp dụng. Trong bài viết này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ giới thiệu đến quý Doanh nghiệp Kaizen là gì và những trường hợp nên áp dụng Kaizen nhé!

1. Kaizen là gì?

Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục để nâng cao hiệu quả công việc. Phương pháp này có nguồn gốc từ Nhật Bản, được ghép từ “kai” (thay đổi) và “zen” (tốt hơn) nhằm thể hiện mục tiêu cải tiến không ngừng.

Kaizen tập trung vào những bước tiến nhỏ nhưng đều đặn, giúp nâng cao chất lượng và hiệu suất theo thời gian. Mỗi nhân viên đều có thể tham gia vào quá trình cải tiến này, đóng góp ý tưởng để công việc trở nên hiệu quả hơn. Qua đó, môi trường làm việc sẽ trở nên năng động, sáng tạo và luôn tiến về phía trước.

2. Lịch sử ra đời của Kaizen

Kaizen trở nên nổi tiếng nhờ Toyota – thương hiệu ô tô hàng đầu Nhật Bản. Vào thập niên 1980, Toyota phát triển quy trình sản xuất giúp phát hiện sự cố kịp thời. Khi có vấn đề, toàn bộ quy trình dừng lại, nhân viên sẽ tìm giải pháp và áp dụng ngay để ngăn tái diễn.

Quá trình cải tiến này mang lại hiệu quả vượt trội, thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp. Sau khi nghiên cứu kaizen là gì, nhiều công ty đã áp dụng phương pháp này và gặt hái thành công.

>>> ĐỌC THÊM: FMEA Là Gì? 7 Bước Thực Hiện FMEA Chi Tiết, Dễ Hiểu

3. Bản chất của Kaizen là gì?

Kaizen có bản chất kép: vừa là một chiến lược hành động, vừa là triết lý phát triển bền vững.

• Kaizen là chiến lược hành động

Kaizen được thực hiện trong thời gian dài, xúc tiến Doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Kaizen chú trọng sự hợp tác đoàn kết từ toàn thể nhân viên trong Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ. Mỗi người góp một ít tạo nên sự thay đổi to lớn.

• Kaizen là triết lý phát triển

Kaizen là một phần của văn hóa doanh nghiệp. Mỗi thành viên trong công ty đều chủ động đề xuất và thực hiện cải tiến, góp phần xây dựng môi trường làm việc thân thiện và năng động. Khi đó, tinh thần đoàn kết và phát triển chung sẽ ăn sâu vào tâm trí mỗi người.

>>> THAM KHẢO NGAY: Hướng dẫn quản trị kế hoạch hiệu quả với Sơ đồ PERT

4. Doanh nghiệp nào nên áp dụng Kaizen?

>>> XEM NGAY: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

5. Lợi ích khi áp dụng triết lý Kaizen vào Doanh nghiệp

Không phải ngẫu nhiên mà rất nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng triết lý Kaizen vào hoạt động của mình. Kaizen mang lại hàng loạt lợi ích nổi bật, bao gồm:

5.1 Cải tiến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ liên tục

Áp dụng Kaizen giúp nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ, làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Khi chất lượng được cải thiện, danh tiếng doanh nghiệp phát triển, doanh thu và lợi nhuận cũng vì thế mà tăng trưởng mạnh mẽ.

>>> ĐỌC THÊM: Cpk là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng, sản xuất

5.2 Tạo lợi thế cạnh tranh cho Doanh nghiệp

Kaizen giúp tối ưu năng suất, cải thiện chất lượng và hiệu quả làm việc, mở ra cơ hội phát triển bền vững. Từ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, khó có đối thủ nào theo kịp.

>>> ĐỌC NGAY: Sơ đồ Gantt | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets

5.3 Khuyến khích tư duy ở nhân viên

Kaizen là quá trình liên tục, khuyến khích nhân viên chủ động tìm kiếm cải tiến và đề xuất giải pháp. Những sáng kiến này không chỉ giúp cải tiến công việc mà còn nâng cao năng lực của họ.

>>> ĐỌC NGAY: WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả

5.4 Cải thiện văn hóa doanh nghiệp

Kaizen tạo ra sự gắn kết giữa các nhân viên khi coi trọng tất cả ý tưởng đóng góp của từng cá nhân, bộ phận. Điều này giúp nhân viên cảm thấy tự hào và đóng góp vào việc xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực.

>>> ĐỌC THÊM:  Đặt mục tiêu Kaizen hiệu quả với mô hình SMART

5.5 Nâng cao khả năng sáng tạo

Doanh nghiệp hiểu Kaizen là gì và áp dụng thành công giúp nâng cao khả năng sáng tạo của nhân viên. Mỗi người đều có nhiệm vụ tìm kiếm và đưa ra phương án giải quyết trong tình huống bất ngờ hằng ngày. Điều này khuyến khích nhân viên luôn có tư duy sáng tạo, thúc đẩy sự đổi mới liên tục.

5.6 Cải thiện tinh thần đồng đội

Triết lý Kaizen tạo ra sự hợp tác và tương tác chặt chẽ giữa các nhân viên, giúp họ làm việc hiệu quả hơn cùng nhau. Tinh thần đồng đội nhờ vậy sẽ được củng cố và nâng cao.

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

6. 10 Nguyên tắc quan trọng trong triết lý Kaizen

Nguyên tắc Kaizen là gì? Có 10 nguyên tắc quan trọng trong triết lý Kaizen.

• Đặt lợi ích của khách hàng lên hàng đầu

Sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp cần được cải tiến liên tục dựa trên nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Kaizen giúp loại bỏ yếu tố thừa, giảm phiền phức, từ đó nâng cao chất lượng sản phẩm và quy trình. Khi khách hàng hài lòng, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tin tưởng và yêu mến nhiều hơn.

• Cải tiến không ngừng

Kaizen là triết lý của sự cải tiến không ngừng. Để sản phẩm đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường, việc nâng cấp liên tục là cần thiết. Doanh nghiệp có chiến lược cải tiến sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với việc thay đổi hoàn toàn.

• Không đổ lỗi

Khi có sự cố hoặc sai sót, phản xạ của nhiều người là đổ lỗi. Tuy nhiên, điều này không giúp giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp cần hiểu kaizen là gì và áp dụng để cải tiến văn hóa làm việc. Thay vì đổ lỗi, cần quy trách nhiệm rõ ràng, khuyến khích mỗi thành viên cùng chung tay sửa lỗi và hướng đến mục tiêu chung của cả đội. Khi mọi người cùng nhau chịu trách nhiệm, kết quả sẽ tốt hơn và công ty sẽ phát triển bền vững.

• Xây dựng văn hóa mở trong Doanh nghiệp

• Thúc đẩy teamwork

Áp dụng phương pháp Kaizen giúp kết nối chặt chẽ các bộ phận trong doanh nghiệp, tối ưu hoá hiệu suất làm việc. Mỗi nhóm cần có một lãnh đạo đủ năng lực và tầm nhìn. Sự đoàn kết, nỗ lực, phối hợp và tinh thần học hỏi của từng thành viên là yếu tố không thể thiếu. Khi tất cả cùng hướng về mục tiêu chung, sức mạnh tập thể sẽ giúp doanh nghiệp phát triển nhanh chóng.

• Phối hợp nhiều bộ phận trong cùng dự án

Khi triển khai dự án, Kaizen giúp kết nối các thành viên trong công ty, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận. Mỗi nhóm sẽ phối hợp chặt chẽ, chia sẻ công việc để hoàn thành mục tiêu chung. Kaizen tạo ra sự nhịp nhàng, giúp các bộ phận làm việc hiệu quả hơn. Khi cần thiết, nguồn lực bên ngoài cũng có thể được huy động, nhằm tăng cường hiệu quả và hoàn thành dự án đúng tiến độ, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

• Tạo dựng lòng trung thành ở nhân sự

Xây dựng lòng trung thành từ nhân viên bắt đầu với EVP (Đề xuất giá trị nhân viên). Doanh nghiệp có thể đầu tư vào các chương trình đào tạo chất lượng, nâng cao phúc lợi, tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp. Những nỗ lực này giúp củng cố niềm tin và xây dựng sự gắn kết lâu dài, tạo ra một môi trường làm việc ổn định và đáng tin cậy. Khi nhân viên cảm nhận được giá trị thực tế, họ sẽ gắn bó hơn, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp.

• Rèn luyện tinh thần tự giác, kỷ luật

Doanh nghiệp không chỉ cần hiểu Kaizen là gì mà còn phải truyền cảm hứng Kaizen tới toàn bộ nhân viên. Điều này giúp họ tự giác, kỷ luật và gắn kết với mục tiêu chung. Khi tinh thần tự giác được phát huy, nhân viên sẽ đặt lợi ích tập thể lên trên lợi ích cá nhân. Lúc này, họ không chỉ làm việc vì bản thân mà còn vì sự phát triển bền vững của cả đội ngũ.

• Luôn minh bạch

Để phát huy tinh thần Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp cần chia sẻ thông tin rõ ràng với nhân viên. Khi mọi thứ minh bạch, nhân viên cảm thấy tin tưởng và thoải mái hơn khi làm việc. Điều này thúc đẩy năng suất lao động và cải tiến hiệu quả công việc.

• Thúc đẩy năng suất và hiệu suất làm việc

Để tăng năng suất và hiệu quả làm việc, Kaizen chú trọng vào yếu tố thời điểm – đúng lúc, đúng chỗ. Doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo kịp thời, giúp nhân viên bắt kịp xu hướng. Phân bổ quyền hạn và nhiệm vụ hợp lý, đồng thời công nhận và khen thưởng đúng thời điểm sẽ tạo động lực cho nhân viên.

7. Quy trình 7 bước thực hiện Kaizen trong tổ chức

Vậy phương pháp để thực hiện Kaizen là gì? Sau đây là 7 bước giúp Doanh nghiệp triển khai thành công triết lý Kaizen vào tổ chức của mình:

• Bước 1: Đánh giá hiện trạng Doanh nghiệp

• Bước 2: Xác định nguyên nhân sâu xa của các vấn đề

Sau khi đánh giá tình hình, bước tiếp theo là tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Để làm rõ điều này, cần thu thập dữ liệu đầy đủ, chính xác. Hãy nghe ý kiến của tất cả các thành viên trong đội ngũ để có cái nhìn tổng quan nhất! Đôi khi, những đóng góp từ nhân viên có thể giúp phát hiện ra nguyên nhân mà bên ngoài khó nhận ra.

• Bước 3: Xác định giải pháp khả thi nhất cho vấn đề

Khi đã hiểu rõ vấn đề, bước tiếp theo là đưa ra giải pháp. Khuyến khích mọi người đóng góp ý tưởng để chọn ra phương án tối ưu nhất. Các ý tưởng phải được đánh giá kỹ càng để đảm bảo hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất và tối ưu quy trình.

• Bước 4: Thực hiện Kaizen

Giờ là lúc áp dụng kế hoạch Kaizen vào thực tế. Doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm từng bước nhỏ để đảm bảo an toàn. Trong suốt quá trình, đừng quên theo dõi và thu thập dữ liệu để phát hiện và sửa lỗi kịp thờ!

• Bước 5: Đo lường và đánh giá kết quả Kaizen

Dựa vào các chỉ số như năng suất, thời gian hoàn thành hoặc tỷ lệ lỗi, doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của sự cải tiến. Đánh giá kết quả Kaizen giúp nhìn nhận sự thay đổi rõ rệt, hướng tới nâng cao hiệu quả công việc.

• Bước 6: Chuẩn hóa các giải pháp Kaizen

Để tối ưu hóa thời gian và chi phí, việc chuẩn hóa các giải pháp là rất quan trọng. Nếu phát hiện vấn đề trong quá trình áp dụng, cần điều chỉnh ngay. Đây là một quá trình liên tục, đòi hỏi kiên nhẫn và tính lặp lại.

• Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen sau khi chuẩn hóa

8. Các công cụ giúp áp dụng Kaizen trong Doanh nghiệp

Sau khi tìm hiểu về Kaizen, dưới đây là các công cụ giúp áp dụng Kaizen trong Doanh nghiệp hiệu quả.

8.1 Phương pháp 5S

5S là công cụ  giúp doanh nghiệp tổ chức và cải thiện nơi làm việc theo triết lý Kaizen. Bằng cách tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, 5S không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn thúc đẩy ý thức tự giác của nhân viên.

5S bao gồm 5 bước cơ bản, mỗi bước bắt đầu bằng chữ “S”: Seiri (Sàng lọc); Seiton (Sắp xếp); Seiso (Sạch sẽ); Seiketsu (Săn sóc); Shitsuke (Sẵn sàng).

>>> XEM CHI TIẾT: 5S là gì? 5 Bước áp dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất chi tiết

8.2 5W-1H

Phương pháp 5W-1H là một công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả trong việc áp dụng Kaizen. Nó được sử dụng xuyên suốt 7 bước của quy trình Kaizen và bao gồm 5 câu hỏi bắt đầu bằng W và 1 câu bắt đầu bằng H. Cụ thể:

• Who – Ai là người thực hiện?
• What – Công việc gì cần làm?
• Where – Công việc này thực hiện ở đâu?
• When – Thời gian thực hiện là khi nào?
• Why – Tại sao công việc này quan trọng?
• How – Cách thức thực hiện như thế nào?

Trên đây là phần chia sẻ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh về chủ đề Kaizen là gì . Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, vui lòng liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Six Sigma là gì? Ý nghĩa của 6 sigma trong quản lý chất lượng
• PPAP là gì? Quy trình thực hiện PPAP chi tiết trong sản xuất