Kế hoạch là gì? 6 Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch

Kế hoạch là gì? Kế hoạch có vai trò như thế nào trong mỗi doanh nghiệp. Hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu về khái niệm kế hoạch cùng các bước thực hiện, sai lầm trong việc lập kế hoạch trong bài viết sau đây.

1. Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là gì? Kế hoạch là một chuỗi các hoạt động được sắp xếp theo trình tự nhất định giúp đạt mục tiêu đã đặt ra. Lập kế hoạch là một trong 4 kỹ năng quan trọng của nhà quản lý gồm: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Lập kế hoạch liên quan mật thiết tới việc lựa chọn mục tiêu, chương trình hành động cho doanh nghiệp trong tương lai.

Thông thường, kế hoạch được trình bày dưới dạng một chương trình hành động cụ thể hoặc ở dạng tài liệu như danh sách, sơ đồ, bảng biểu,… Nội dung trong đó bao gồm các chi tiết về phân bổ nguồn lực, các mục tiêu cần đạt được và sự chuẩn bị, phương hướng cần thiết để đạt được những kết quả đã đề ra.

Tùy thuộc vào tính chất, kế hoạch có thể được thực hiện chính thức (thông qua văn bản, văn kiện được truyền bá công khai, rộng rãi) hoặc không chính thức (nói miệng, bí mật, lưu truyền trong nhóm nhỏ để bảo mật thông tin).

>>> XEM THÊM: TOP 7 Công cụ quản lý chất lượng (7QC-Tools) hiệu quả nhất

2. Đặc điểm quan trọng của một kế hoạch là gì?

Một bản kế hoạch tốt sẽ cho bạn một lịch trình thực hiện cụ thể, rõ ràng để đạt được mục tiêu đã đề ra. Vậy lập kế hoạch là gì và các đặc điểm quan trọng của một kế hoạch là gì?

2.1 Định hướng mục tiêu

Đặc điểm quan trọng và cơ bản đầu tiên của một bản kế hoạch chính là định hướng mục tiêu. Một bản kế hoạch dù chi tiết hay cơ bản, phức tạp hay đơn giản cũng đều hướng tới việc thực hiện một hay một số mục tiêu nào đó. Đây được xem là “kim chỉ nam” cho toàn bộ kế hoạch mà bạn đã vạch ra.

Một ví dụ cụ thể về lập kế hoạch là gì mà bạn có thể tham khảo như sau: 

Mục tiêu của bạn là đạt 9,5 điểm trong bài kiểm tra cuối kì môn toán. Lập kế hoạch là việc ngay từ hôm nay, bạn thiết lập cho mình một lịch trình học toán phù hợp như phân bổ thời gian làm bài tập toán trên lớp, thời gian luyện đề, thời gian nghỉ ngơi thư giãn,…

2.2 Định hướng tương lai

Kế hoạch chính là bản quy hoạch hướng tới tương lai. Lập kế hoạch chính là việc đưa ra quyết định ngày hôm nay và thực hiện chúng trong tương lai. Mục tiêu của kế hoạch là đảm bảo an toàn cho các biến động trong tương lai bằng việc hoạch định cho chúng một cách cụ thể.

2.3 Mang tính liên tục

Kế hoạch là một chuỗi các hoạt động mang tính liên tục. Trong một tổ chức, việc thực hiện kế hoạch sẽ luôn được duy trì miễn là tổ chức vẫn còn tồn tại. Các sự kiện, công việc trong kế hoạch được sắp xếp liên tiếp nhau theo một lịch trình cụ thể, kết quả đầu ra của mục công việc trước sẽ là đầu vào của mục công việc tiếp theo. 

2.4 Kết quả của quá trình làm việc trí óc

Kế hoạch là kết quả quá trình làm việc trí óc của một cá nhân hay tập thể. Để lập một kế hoạch/chương trình hành động tốt nhất, người lập kế hoạch cần kết hợp nhiều kỹ năng quan trọng để đề xuất, đánh giá và lựa chọn các phương án phù hợp.

2.5 Có tính linh hoạt

Do môi trường kinh doanh luôn có sự biến động nên kế hoạch của doanh nghiệp cần có tính linh hoạt. Kế hoạch linh hoạt để điều chỉnh dự án theo thời gian và hoàn cảnh thực tế giúp doanh nghiệp chủ động trong việc thích ứng với những thay đổi của môi trường mà vẫn đạt được mục tiêu đề ra.

2.6 Có tính khả thi

Một trong những đặc tính quan trọng nhất của kế hoạch là chính là tính khả thi. Một kế hoạch khả thi tức là một kế hoạch phù hợp với thực tế, có thể thực hiện một cách hiệu quả. Dù có thách thức đến bao nhiêu, nếu kế hoạch khả thi, thực tế thì vẫn có khả năng thực hiện một cách thành công.

>>> XEM NGAY: Hướng dẫn lập mục tiêu SMART chi tiết

3. 5 Loại kế hoạch phổ biến trong Doanh nghiệp

Kế hoạch là công cụ phổ biến trong việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Vậy những dạng phổ biến thường thấy của kế hoạch là gì?

3.1 Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch kinh doanh là bản mô tả tổng thể quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian nhất định. Nhìn vào kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng xác định và đánh giá việc kinh doanh đã đạt thành tựu nào, chiến lược kinh doanh của từng thời kỳ là gì và tìm kiếm triển vọng mới trong tươi lai.

3.2 Kế hoạch tiếp thị / Kế hoạch Marketing

Kế hoạch tiếp thị hay kế hoạch marketing được sử dụng để phác thảo các ý tưởng dùng trong quảng cáo, PR cho các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Bản kế hoạch này sẽ mô tả các phương thức, hoạt động tiếp thị cụ thể cho từng sản phẩm, dịch vụ trong từng khoảng thời gian nhất định.

3.3 Kế hoạch tài chính

Kế hoạch tài chính là kế hoạch giúp bạn vạch ra những công việc cần làm để đạt được mục tiêu cụ thể về tài chính trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch tài chính cần bao gồm đầy đủ các thông tin về nguồn lực, hoạt động cần thực hiện và các mốc thời hạn tương ứng với từng hoạt động.

3.4 Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược sẽ đưa ra chương trình hành động để đạt được các mục tiêu dài hạn. Kế hoạch này được xây dựng dựa trên cơ sở phân tích bối cảnh của tổ chức, các nguồn lực, khả năng cạnh tranh và nhu cầu của thị trường bởi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp.

3.5 Kế hoạch điều hành

Kế hoạch điều hành hay còn gọi là kế hoạch tác nghiệp là bản mô tả chi tiết các chiến lược đã được cụ thể hóa giúp doanh nghiệp biết được phương hướng hành động để đạt được mục tiêu. Kế hoạch tác nghiệp cần đảm bảo được phổ biến tới tất cả nhân viên trong tổ chức để họ nắm được trách nhiệm thực thi cụ thể của mình.

4. Tại sao phải lập kế hoạch?

Doanh nghiệp có nên lập các loại kế hoạch cho từng hoạt động của mình hay không?Tại sao phải lập kế hoạch? Dưới đây là 6 lý do quan trọng mà bạn nên lập kế hoạch cho doanh nghiệp của mình.

4.1 Lộ trình chuẩn xác hướng đến mục tiêu

Vai trò của lập kế hoạch là giúp doanh nghiệp vạch ra lộ trình chuẩn xác hướng đến mục tiêu. Việc lập kế hoạch giúp doanh nghiệp xác định được các công việc cần triển khai, thời gian cần hoàn thành chúng để góp phần vào việc đạt được mục tiêu lớn đã đề ra.

4.2 Sẵn sàng đối phó với các rủi ro

Vai trò quan trọng thứ hai của kế hoạch là gì? Môi trường kinh doanh luôn biến động theo thời gian. Do đó, vai trò của lập kế hoạch là đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng mục tiêu đã đặt ra. Khi đã lập kế hoạch, doanh nghiệp sẽ có phương án sẵn sàng đối phó với các rủi ro có thể xảy ra, giảm thiểu sự không chắc chắn trong việc thực hiện mục tiêu. 

4.3 Tối ưu các nguồn lực quan trọng

Vai trò đối với nguồn lực của kế hoạch là gì? Khi đã lên kế hoạch, doanh nghiệp sẽ tập trung mọi nguồn lực và phân bổ chúng một cách hợp lý vào từng bước, từng giai đoạn của việc thực hiện mục tiêu. Khi nguồn lực được tối ưu hóa thì hiệu quả công việc cũng được nâng cao.

4.4 Tiết kiệm chi phí

Trước khi lập kế hoạch, bạn cần xác định mục tiêu cụ thể của dự án là gì và lựa chọn phương án thực hiện phù hợp. Do đó, việc lập kế hoạch và chuẩn bị cho lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tránh khỏi tình trạng lãng phí các nguồn lực không cần thiết.

4.5 Căn cứ để đánh giá, kiểm soát

Các mục tiêu khi được lập thành kế hoạch sẽ đi kèm với những tiêu chí để đánh giá từng giai đoạn trong kế hoạch. Nhờ đó, người quản lý có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên thông quan các chỉ số đo lường. Đồng thời, qua đó, các sai lệch sẽ được sửa chữa, điều chỉnh kịp thời.

4.6 Trao quyền cho nhân sự

Lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động phân quyền của quản lý với nhân viên. Mỗi nhân sự sẽ được trao một quyền hạn trong phạm vi nhất định để có thể thực hiện công việc độc lập nhưng vẫn nằm trong lộ trình thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

5. 4 Bước lập kế hoạch đơn giản

Một bản kế hoạch được lập đúng cách sẽ dễ dàng thực hiện thành công hơn. Vậy các bước để lập một bản kế hoạch là gì? Cùng tham khảo ngay 4 bước đơn giản dưới đây!

5.1 Bước 1: Xác định các mục tiêu của kế hoạch

Đầu tiên, trước khi bắt tay vào xây dựng một kế hoạch nào đó, bạn cần xác định rõ mục tiêu và yêu cầu cụ thể của từng công việc trong kế hoạch đó. Bạn cần xác định rõ các yếu tố như thời gian thực hiện, kết quả cần đạt được và việc cần thực hiện tiếp theo khi kết thúc công việc đó.

5.2 Bước 2: Xác định nội dung của kế hoạch

Bước thứ 2 trong quy trình lập kế hoạch chính là xác định nội dung của kế hoạch. Để xác định các bước thực hiện công việc trong kế hoạch, bạn có thể áp dụng 3W bao gồm:

• Who – Ai là người tham gia thực hiện kế hoạch bao gồm người thực hiện, người hỗ trợ, người kiểm tra, giám sát tiến độ và người chịu trách nhiệm chính?
• Where – Địa điểm thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực của kế hoạch là ở đâu?
• When – Thời gian thực hiện kế hoạch là khi nào? (gồm thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh dự phòng). Bạn cũng cần đánh giá và phân loại mức độ quan trọng/khẩn cấp cho từng giai đoạn của kế hoạch.

5.3 Bước 3: Xác định cách thức tiến hành

Sau khi xác định mục tiêu, nội dung kế hoạch, bạn cần xác định phương pháp và cách thức tiến hành từng hạng mục công việc. Bạn cần đưa ra các tài liệu hướng dẫn, xây dựng tiêu chuẩn cho từng công đoạn. Các kế hoạch, nhiệm vụ cũ chưa được giải quyết cũng cần cân nhắc đưa vào khi lập kế hoạch mới.

5.4 Bước 4: Thiết lập, phân bổ nguồn lực phù hợp

Bước cuối cùng trong quy trình lập kế hoạch chính là việc phân bổ các nguồn lực cho hợp lý. Các yếu tố cần xác định ở bước này bao gồm:

• Nguồn nhân lực;
• Nguồn vốn;
• Nguyên vật liệu, hệ thống máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất;
• Phương pháp tiến tiến hành.

>>> XEM CHI TIẾT: 13 Bước lập kế hoạch kinh doanh chi tiết [KÈM MẪU MIỄN PHÍ]

6. 6 Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch hiệu quả

Với vai trò của lập kế hoạch như Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã phân tích, việc doanh nghiệp thiết lập kế hoạch cho từng dự án của mình là vô cùng cần thiết. Vậy những công cụ hỗ trợ hữu ích cho việc lập kế hoạch là gì?

6.1 Mô hình 5W-1H-2C-5M

5W-1H-2C-5M là mô hình được sử dụng phổ biến trong việc lập kế hoạch tại các doanh nghiệp hiện nay. Công cụ này bao gồm:

• 5W là viết tắt của 5 cụm từ Why – What – Where – When – Who bao gồm:
  • Why: Mục tiêu công việc.
  • What: Danh sách công việc.
  • Where: Địa điểm thực hiện.
  • When: Thời gian thực hiện.
  • Who: Ai chịu trách nhiệm.

• 1H (How) là cách thức thực hiện công việc như thế nào.
• 2C gồm Control (Phương pháp kiểm soát) và Check (Phương pháp kiểm tra).
• 5M bao gồm Man (Nhân lực), Money (Ngân sách), Material (Hệ thống cung ứng), Machine (Máy móc) và Method (Phương pháp).

6.2 Sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT cũng là một công cụ được sử dụng trong việc xây dựng kế hoạch. Loại sơ đồ này phù hợp cho các dự án có nhiều hoạt động phức tạp, giúp doanh nghiệp phân bổ phù hợp các nguồn lực, đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng theo tiến độ đã đề ra.

6.3 Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là biểu đồ dạng thanh thể hiện các hoạt động và thời gian cần thiết để hoàn thành chúng. Sơ đồ Gantt cho phép xác định thứ tự và quản lý thời gian của các công việc để đảm bảo một công việc được thực hiện xong trước khi thực hiện công việc tiếp theo.

6.4 Ma trận SWOT

Ma trận SWOT thường được áp dụng để phân tích chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. SWOT là viết tắt của 5 cụm từ Strengths (Điểm mạnh), Weaknesses (Điểm yếu), Opportunities (Cơ hội), Threats (Thách thức). SWOT giúp doanh nghiệp lập kế hoạch phù hợp để tận dụng tối đa cơ hội và khắc phục các điểm yếu.

6.5 Kaizen

Kaizen là phương pháp cải tiến liên tục trong việc lập kế hoạch. Nó tập trung vào việc tối ưu hóa các quy trình và hoạt động của doanh nghiệp. Ý nghĩa của phương pháp này là tập trung vào sự đóng góp của mọi thành viên trong tổ chức nhằm cải tiến liên tục các vấn đề, hạn chế trong kế hoạch hiện tại để có một kế hoạch tốt hơn.

6.6 Agile

Agile là một phương pháp tạo ra sự linh hoạt trong việc lập kế hoạch. Nó tập trung vào việc phát triển liên tục sản phẩm và thường xuyên giảm thiểu rủi ro, đảm bảo chất lượng sản phẩm. Phương pháp này thường áp dụng các phương thức như Sprint, Standup Meeting, Backlog,…

7. Hướng dẫn đánh giá và xác định kế hoạch tối ưu nhất

Khi chuẩn bị lên kế hoạch và phương án thực hiện kế hoạch, bạn cần phân tích và đánh giá các ưu, nhược điểm của từng phương án. Vậy những tiêu chí để đánh giá tính tối ưu của một kế hoạch là gì?

• Kế hoạch nào sử dụng có hiệu quả cho các nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp?
• Kế hoạch nào bám sát việc đạt được mục tiêu nhất?
• Kế hoạch nào phản ánh tốt hệ thống tiêu chuẩn đã lựa chọn?
• Kế hoạch nào được sự hưởng ứng của tất cả nhân viên khi triển khai?
• Chi phí của kế hoạch nào là thấp nhất?

Bạn nên lập nhiều bản kế hoạch để có phương án dự trù kịp thời khi có các vấn đề phát sinh.

8.  Những khó khăn khi lập kế hoạch là gì?

Khi lập kế hoạch cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể gặp phải một số khó khăn sau:

• Dữ liệu thiếu tính tin cậy: Các dữ kiện, số liệu là cơ sở để bạn lập bảng kế hoạch. Do đó, nếu thông tin không chính xác, bảng kế hoạch của bạn sẽ trở nên vô nghĩa.
• Đầu tư nhiều thời gian: Lập kế hoạch là một quá trình cần sự phân tích, tổng hợp thông tin nên mất khá nhiều thời gian, có thể làm trì hoãn các công việc liên quan khác của bạn.
• Tiêu tốn nhiều khoản chi phí: Quá trình thiết lập kế hoạch đồng nghĩa với việc bạn phải thu nhập thông tin và thử nghiệm nhiều phương án khác nhau. Chi phí cho công việc này khá tốn kém. Vì vậy, với các doanh nghiệp nhỏ, họ cần phải cân bằng giữa chi phí bỏ ra và thành quả thu về.
• Bị tác động bởi nhiều yếu tố ngoại lai: Bất cứ kế hoạch nào cũng chịu sự tác động bởi các yếu tố bên ngoài như kinh tế – chính trị, văn hóa – xã hội, pháp luật, môi trường, thời tiết,…Khi các yếu tố này thay đổi, kế hoạch có thể bị ảnh hưởng ít nhiều.
• Dễ phát sinh nhiều vấn đề không lường trước: Các vấn đề đôi khi phát sinh đột xuất đòi hỏi chúng ta phải nhanh chóng đưa ra phương án hành động kịp thời mặc dù kế hoạch đã được lập trước đó.

9. 6 Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch là gì?

Dưới đây là 6 sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh muốn lưu ý với bạn.

• Kế hoạch không chi tiết khiến các bước triển khai thực hiện gặp vướng mắc.
• Định hướng kết quả mà bỏ quên việc cụ thể hóa quá trình triển khai ở từng giai đoạn.
• Phân bổ nguồn lực không phù hợp dẫn đến việc thực hiện không đạt kết quả như mong muốn.
• Kế hoạch bị lỗi thời nên khi triển khai không phù hợp với hoàn cảnh thực tại, không giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
• Không có các phương án dự phòng để sẵn sàng ứng phó khi có vấn đề phát sinh.

Hy vọng bài viết trên của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã giúp bạn hiểu được kế hoạch là gì, vai trò của lập kế hoạch và các bước cần thiết để lập một bản kế hoạch cho doanh nghiệp của mình. Một bản kế hoạch cụ thể và chi tiết sẽ giúp tổ chức của bạn dễ dàng thực hiện để đạt được mục tiêu đã đề ra.

>>> ĐỌC THÊM CÁC KIẾN THỨC HỮU ÍCH KHÁC:

• MBO là gì? 7 Trở ngại khi triển khai MBO và giải pháp cụ thể
• 20+ Lời chào mở đầu bài thuyết trình gây ấn tượng trong 1′