SOP là gì? Bí mật tạo lên thành công của các công ty lớn

SOP là một trong những thuật ngữ được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy SOP là gì? Làm sao để ứng dụng SOP một cách hiệu quả nhất? Tất cả sẽ được trình bày trong bài viết sau đây.

1. SOP là gì?

SOP là viết tắt của “Standard operating procedure”, nghĩa tiếng Việt là “Quy trình vận hành tiêu chuẩn” là một tập hợp các hướng dẫn bằng văn bản mô tả quy trình từng bước phải được thực hiện khi làm các công việc trong các Tổ chức, doanh nghiệp. Các bước trong SOP phải được tuân thủ theo cách chính xác mọi lúc để đảm bảo rằng Tổ chức vẫn nhất quán và  tuân thủ  các quy định của ngành và tiêu chuẩn kinh doanh. Từ đó giúp Tổ chức tránh khỏi các sai sót nếu làm theo đúng các bước trong quy trình. Nó cũng giúp các nhân viên mới làm quan dễ dàng và nhanh chóng hơn với môi trường làm việc.

✍Xem thêm: Quy trình đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

2. Cách xây dựng quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

Quy trình vận hành tiêu chuẩn hiệu quả sẽ giải thích rõ ràng các bước thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ và thông báo cho nhân viên về bất kỳ rủi ro nào liên quan đến tiến trình thực hiện các hoạt động. Sổ tay hướng dẫn phải ngắn gọn và dễ hiểu, tập trung vào cách mọi thứ nên được thực hiện hơn là những gì cần phải làm. Sau khi được hoàn thành, SOP phải được phân tích và cập nhật sau mỗi sáu đến 12 tháng để đảm bảo rằng nó vẫn phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của tổ chức; bất kỳ thay đổi nào được thực hiện cần phải được ghi lại.

Trước khi bắt đầu xây dựng SOP, những người đảm nhiệm nên thực hiện  đánh giá rủi ro  của tất cả các bước trong quy trình để xác định bất kỳ trở ngại nào có thể phát sinh trong quá trình này và mọi rủi ro liên quan đến những trở ngại đó.

Các câu hỏi chính cần được trả lời trong quy trình vận hành tiêu chuẩn bao gồm:

• Ai thực hiện vai trò gì?
• Mỗi vai trò làm gì?
• Mục tiêu hay kết quả trong vai trò của mỗi người là gì?
• Những hoạt động thiết yếu đã được giải thích rõ ràng chưa?

Để quyết định tiến trình nào sẽ được hưởng lợi từ SOP, các tổ chức nên lập danh sách tất cả các  quy trình kinh doanh của họ . Các nhà quản lý nên thảo luận về trách nhiệm và nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên để đảm bảo tất cả các quy trình được lên kế hoạch trước. Bất kỳ công việc nào bị thực hiện trùng lặp bởi nhiều nhân viên cần được xem xét lại và thực hiện xây dựng quy trình tiêu chuẩn cho chúng.

Bước 1: Xác định mục tiêu và xác định lý do tại sao cần xây dựng SOP

Bước đầu tiên để viết một quy trình hoạt động tiêu chuẩn là xác định mục tiêu của công việc và vì sao nó cần được xây dựng quy trình tiêu chuẩn.

Bước 2: Xác định hình thức trình bày của SOP

Tiếp theo, người đảm nhiệm cần quyết định trình bày quy trình tiêu chuẩn dưới dạng nào. Đôi khi, tổ chức sẽ cung cấp một số mẫu tạo sẵn. Nhưng những lần khác, người đảm nhiệm cần phải tự thiết kế riêng. Dưới đây là một số ví dụ về các hình thức trình bày khi xây dựng SOP:

• Lưu đồ và sơ đồ quy trình làm việc: Được sử dụng để trình bày các công việc có kết quả đầu ra không thể dự báo được hoặc có nhiều kết quả khác nhau.
• Trình bày dưới dạng các bước đơn giản: Thường được trình bày dưới dạng danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số, bao gồm các tài liệu như hướng dẫn an toàn. Danh sách ngắn gọn, đơn giản này được sử dụng tốt nhất với các công việc đơn giản và dễ dàng làm theo.
• Trình bày dưới dạng các bước có sự phân cấp: Cũng được trình bày dưới dạng danh sách được đánh dấu đầu dòng hoặc đánh số nhưng dành cho các công việc có nhiều bước và quyết định. Danh sách này bao gồm các bước chính và theo sau đó là các bước cụ thể hơn.

Sau khi lựa chọn được hình thức trình bày, người đảm nhiệm cần quyết định xem SOP sẽ được xuất ra dưới dạng bản in giấy hay sẽ được đăng tải lên trên mạng.

Bước 3: Xác định sự phụ thuộc của các nhiệm vụ

Tại bước này, người đảm nhiệm cần xác định các công việc đang được xây dựng quy trình tiêu chuẩn có bị phụ thuộc vào những công việc khác trong tổ chức hay không. Và khi xác định được sự phụ thuộc này, người đảm nhiệm cần quyết định cách kết hợp chúng vào một quy trình tiêu chuẩn mới.

Tiếp theo, người đảm nhiệm nên xác định đối tượng sẽ thực hiện Quy trình tiêu chuẩn là ai? Ví dụ, một SOP được viết cho nhân viên có kinh nghiệm sẽ rất khác so với một SOP được viết cho nhân viên hoàn toàn mới.

Khi tất cả các quyết định này đã được thực hiện, người đảm nhiệm có thể bắt đầu xây dựng SOP. Cũng cần lưu ý rằng, nếu tổ chức có hướng dẫn về văn phong trình bày thì người đảm nhiệm nên tuân theo nó.

✍Xem thêm: Hướng dẫn đạt chứng nhận ISO 45001:2018

3. Các thành phần của SOP

Quy trình vận hành tiêu chuẩn bao gồm các thành phần sau:

• Trang tiêu đề: Liệt kê tiêu đề của công việc, nhân viên sẽ đảm nhiệm – vai trò, bộ phận, nhóm hoặc cơ quan cụ thể – số nhận dạng SOP và chữ ký của những người đã chuẩn bị và phê duyệt hướng dẫn.
• Mục lục: Cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các phần khác nhau trong các SOP lớn.
• Danh sách từng bước của các công việc: Bao gồm giải thích về mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của công việc, các yêu cầu quy định, thuật ngữ, mô tả những gì cần phải làm để hoàn thành từng bước và thảo luận về các quyết định phải được thực hiện.

Một khi bản thảo đã được viết, nó phải được xem xét, chỉnh sửa và thử nghiệm nhiều lần. Quá trình này nên lặp lại cho đến khi một Quy trình tiêu chuẩn được viết ra và được tất cả các bên liên quan chấp thuận. Điều quan trọng cần lưu ý trong quá trình xây dựng SOP đó là việc lắng nghe các ý kiến đóng góp của các bên liên quan nhằm không bỏ sót bất cứ các bước cần thiết nào trong quy trình.

✍Xem thêm: Chứng nhận ISO 14001:2015 về hệ thống quản lý môi trường

4. Lý do sử dụng quy trình vận hành tiêu chuẩn

Các quy trình vận hành tiêu chuẩn cho phép các tổ chức hiểu rõ hơn về quy trình kinh doanh của họ và xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Các lý do để sử dụng SOP bao gồm:

• Giúp nhân viên tuân theo một lịch trình xác định
• Hỗ trợ đào tạo nhân viên
• Đảm bảo các tiêu chuẩn được tuân thủ
• Chứng nhận rằng quy trình sẽ không tác động tiêu đến môi trường
• Đảm bảo sự an toàn của tất cả nhân viên
• Trách các lỗi sản xuất có thể xảy ra

Các SOP vẫn cần thiết ngay cả khi có sẵn các phương pháp đã xuất bản khác. Quy trình tiêu chuẩn phải mô tả quy trình chi tiết hơn nội dung đã công bố, cũng như giải thích bất kỳ sự khác biệt nào giữa SOP và phương pháp đã công bố.

Quy trình tiêu chuẩn sẽ thất bại nếu nhân viên không tuân theo nó. Ban quản lý, cụ thể là người giám sát trực tiếp, nên giám sát việc sử dụng quy trình vận hành tiêu chuẩn để đảm bảo quy trình này đang được sử dụng và duy trì đúng cách.