Thủ tục đăng ký nhãn hiệu tại Việt Nam | Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Nhãn hiệu sản phẩm là một yếu tố quan trọng trong việc nhận diện sản phẩm cũng như thể hiện sự uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu sản phẩm là cần thiết nhằm đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người tiêu dùng và doanh nghiệp tại Việt Nam. Sau đây Vinacontrol CE Hồ Chí Minh giới thiệu các thông tin về thủ tục đăng ký nhãn hiệu mà doanh nghiệp quan tâm cần lưu ý để có thể thực hiện thủ tục nhanh chóng và đạt hiệu quả cao.

1. Điều kiện để doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Tổ chức, cá nhân đáp ứng các điều kiện sau có quyền đăng ký nhãn hiệu theo quy định pháp luật sở hữu trí tuệ, cụ thể:

• Tổ chức, cá nhân có quyền đăng ký nhãn hiệu dùng cho hàng hóa do mình sản xuất hoặc dịch vụ do mình cung cấp;
• Tổ chức, cá nhân tiến hành hoạt động thương mại hợp pháp có quyền đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm mà mình đưa ra thị trường nhưng do người khác sản xuất với điều kiện người sản xuất không sử dụng nhãn hiệu đó cho sản phẩm và không phản đối việc đăng ký đó;
• Tổ chức tập thể được thành lập hợp pháp có quyền đăng ký nhãn hiệu tập thể để các thành viên của mình sử dụng theo quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể; đối với dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của hàng hoá, dịch vụ, tổ chức có quyền đăng ký là tổ chức tập thể của các tổ chức, cá nhân tiến hành sản xuất, kinh doanh tại địa phương đó; đối với địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý, đặc sản địa phương của Việt Nam thì việc đăng ký phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;
• Tổ chức có chức năng kiểm soát, chứng nhận chất lượng, đặc tính, nguồn gốc hoặc tiêu chí khác liên quan đến hàng hoá, dịch vụ có quyền đăng ký nhãn hiệu chứng nhận với điều kiện không tiến hành sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ đó; đối với địa danh, dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý, đặc sản địa phương của Việt Nam thì việc đăng ký phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép;
• Hai hoặc nhiều tổ chức, cá nhân có quyền cùng đăng ký một nhãn hiệu để trở thành đồng chủ sở hữu với điều kiện (i) việc sử dụng nhãn hiệu đó phải nhân danh tất cả các đồng chủ sở hữu hoặc sử dụng cho hàng hóa, dịch vụ mà tất cả các đồng chủ sở hữu đều tham gia vào quá trình sản xuất, kinh doanh; (ii) việc sử dụng nhãn hiệu đó không gây nhầm lẫn cho người tiêu dùng về nguồn gốc của hàng hóa, dịch vụ;
• Người có quyền đăng ký, kể cả người đã nộp đơn đăng ký có quyền chuyển giao quyền đăng ký cho tổ chức, cá nhân khác dưới hình thức hợp đồng bằng văn bản, để thừa kế hoặc kế thừa theo quy định của pháp luật với điều kiện các tổ chức, cá nhân được chuyển giao phải đáp ứng các điều kiện đối với người có quyền đăng ký tương ứng;
• Đối với nhãn hiệu được bảo hộ tại một nước là thành viên của Điều ước quốc tế có quy định cấm người đại diện hoặc đại lý của chủ sở hữu nhãn hiệu đăng ký nhãn hiệu đó mà Việt Nam cũng là thành viên thì người đại diện hoặc đại lý đó không được phép đăng ký nhãn hiệu nếu không được sự đồng ý của chủ sở hữu nhãn hiệu, trừ trường hợp có lý do chính đáng.

 >>> XEM THÊM: Thủ tục công bố sản phẩm trong nước và sản phẩm nhập khẩu | Giấy phép lưu hành sản phẩm

2.Trình tự thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu

►Bước 1: Tiếp nhận đơn

Đơn đăng ký có thể nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tới trụ sở Cục Sở hữu trí tuệ tại Hà Nội hoặc 2 Văn phòng đại diện của Cục tại TP. Hồ Chí Minh và Đà Nẵng.

►Bước 2: Thẩm định hình thức đơn

Kiểm tra việc tuân thủ các quy định về hình thức đối với đơn, từ đó đưa ra kết luận đơn có được coi là hợp lệ hay không (Ra quyết định chấp nhận đơn hợp lệ/từ chối chấp nhận đơn).

• Trường hợp đơn hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định chấp nhận đơn hợp lệ;
• Trường hợp đơn không hợp lệ, Cục Sở hữu trí tuệ ra thông báo dự định từ chối chấp nhận đơn hợp lệ trong đó nêu rõ các lý do, thiếu sót khiến cho đơn có thể bị từ chối chấp nhận và ấn định thời hạn 2 tháng để người nộp đơn có ý kiến hoặc sửa chữa thiếu sót. Nếu người nộp đơn không sửa chữa thiếu sót/sửa chữa thiếu sót không đạt yêu cầu/không có ý kiến phản đối/ý kiến phản đối không xác đáng thì Cục Sở hữu trí tuệ ra quyết định từ chối chấp nhận đơn.

►Bước 3: Công bố đơn

Sau khi có quyết định chấp nhận đơn hợp lệ, đơn sẽ được công bố trên Công báo sở hữu công nghiệp.

►Bước 4: Thẩm định nội dung đơn

Đánh giá khả năng được bảo hộ của đối tượng nêu trong đơn theo các điều kiện bảo hộ, qua đó xác định phạm vi bảo hộ tương ứng.

►Bước 5: Ra quyết định cấp/từ chối cấp văn bằng bảo hộ

• Nếu đối tượng nêu trong đơn không đáp ứng được các yêu cầu về bảo hộ, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định từ chối cấp văn bằng bảo hộ;
• Nếu đối tượng nêu trong đơn đáp ứng được các yêu cầu về bảo hộ, và người nộp đơn nộp phí, lệ phí đầy đủ, đúng hạn thì Cục Sở hữu trí tuệ sẽ ra quyết định cấp văn bằng bảo hộ, ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu và công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp.

>>> ĐỌC NGAY: Các bước để đảm bảo chất lượng sản phẩm là gì? Quy trình thực hiện tại doanh nghiệp

3. Thành phần hồ sơ doanh nghiệp cần chuẩn bị khi làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu

• Tờ khai đăng ký bảo hộ nhãn hiệu – Mẫu tờ khai: Tờ khai yêu cầu cấp Giấy chứng nhận làm theo mẫu số: 04-NH của Thông tư số 16/2016/BKHCN với (Số lượng 02 bản: 01 bản Cục Sở hữu trí tuệ lưu thực hiện thủ tục, 01 bản còn lại đóng dấu, dán mã vạch trả lại cho người nộp đơn).
• Mẫu nhãn hiệu – Mẫu nhãn hiệu nộp theo đơn: 09 mẫu kèm theo, ngoài 1 mẫu được gắn trên tờ khai, mẫu nhãn cần chuẩn bị ko nhỏ hơn 2cm x 2cm và không lớn hơn 8cm x 8cm (Trường hợp nhãn hiệu đăng ký có sử dụng dấu hiệu tương tự với nhãn hiệu đã được cấp bằng cần thêm tài liệu chứng minh quyền đăng ký như: chứng minh quan hệ công ty mẹ con, góp vốn, điều lệ tổ chức).
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng – Khi đăng ký nhãn hiệu chứa các dấu hiệu đặc biệt sau cần có tài liệu chứng minh quyền sử dụng: Tên, biểu tượng, cờ, huy hiệu, của cơ quan, tổ chức, dấu chứng nhận, dấu kiểm tra, dấu bảo hành, tên nhân vật, hình tượng, tên thương mại, chỉ dẫn xuất xứ, giải thưởng, huy chương hoặc ký hiệu đặng trưng của sản phẩm, dấu hiệu thuộc phạm vi bảo hộ của kiểu dáng công nghệ của người khác.
• Các tài liệu khác như:

–Quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/nhãn hiệu chứng nhận;

–Bản thuyết minh về tính chất, chất lượng đặc trưng (hoặc đặc thù) của sản phẩm mang nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu được đăng ký là nhãn hiệu tập thể dùng cho sản phẩm có tính chất đặc thù hoặc là nhãn hiệu chứng nhận chất lượng của sản phẩm hoặc là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý);

–Bản đồ khu vực địa lý (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu chứng nhận nguồn gốc địa lý của sản phẩm, hoặc nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương);

–Văn bản của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cho phép đăng ký nhãn hiệu (nếu nhãn hiệu đăng ký là nhãn hiệu tập thể, nhãn hiệu chứng nhận có chứa địa danh hoặc dấu hiệu khác chỉ nguồn gốc địa lý của đặc sản địa phương);

-Giấy ủy quyền nộp đơn: 01 bản (nếu nộp qua Tổ chức Đại diện).

4. Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Đồng nhất các nội dung liên quan đến việc đăng ký nhãn hiệu là vô cùng quan trọng. Nhãn hiệu đăng ký phải đồng nhất với các yếu tố sau: Tên thương mại, tên miền, bản quyền tác giả, câu định vị của nhãn hiệu. Quyền ưu tiên khi đăng ký nhãn hiệu cũng là những thông tin quan trọng doanh nghiệp cần biết.

4.1 Sự đồng nhất giữa nhãn hiệu và tên miền

Trường hợp đăng ký nhãn hiệu mà tên công ty (tên thương mại) của công ty không đồng nhất với nhãn hiệu đã đăng ký. Trường hợp này, chủ nhãn hiệu có thể lựa chọn thêm phương án đăng ký tên miền trùng tên nhãn hiệu (Nếu kinh doanh ở Việt Nam thì nên đăng ký thêm tên miền có đuôi  “.vn”).

Thực tế hiện nay, để được xác lập quyền chủ sở hữu nhãn hiệu cần có thời gian khoảng trên 01 năm. Sau khi được cấp Văn bằng bảo hộ được quyền yêu cầu người vi phạm chấm dứt các hành vi: vi phạm về đăng ký tên thương mại và chấm dứt hành vi vi phạm về tên miền.

4.2 Sự đồng nhất giữa nhãn hiệu và bản quyền tác giả. Nhãn hiệu được thể hiện dưới dạng mỹ thuật ứng dụng có phần hình và phần chữ

Đối với nhãn hiệu hình (logo) có cùng thông tin nhãn hiệu chữ nhưng chưa đăng ký tên thương mại công ty.

Chủ nhãn hiệu chưa có nhu cầu thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu tên miền thì nên đăng ký bản quyền tác giả. Việc đăng ký bản quyền tác giả này cũng tương tự như việc đăng ký tên thương mại và tên miền.

4.3 Lưu ý về màu sắc nhãn hiệu

Theo quy định của pháp luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam không có quy định cụ thể về màu sắc cho nhãn hiệu. Do vậy, rất khó để xác định đăng ký màu đen – trắng hay màu tuyệt đối có quyền chủ sở hữu hơn. Tại Việt Nam, nhãn hiệu đăng ký ở dạng đen-trắng được sử dụng ở các dạng màu sắc khác nhau. Nhãn hiệu đên trắng vẫn giữ nguyên được các nội dung chữ/hình của nhãn hiệu. Nó không xâm phạm quyền đối với một nhãn hiệu đen-trắng hoặc màu của người khác đã được đăng ký.

Nhãn hiệu được đăng ký tại Việt Nam thì nên ưu tiên đăng ký nhãn hiệu dưới dạng đen – trắng. Nó sẽ tối ưu và tiết kiệm được chi phí hơn so với đăng ký nhãn hiệu dưới dạng màu tuyệt tối.

4.4 Lưu ý về nhãn hiệu hình (logo), chữ, câu định vị (slogan)

Nhãn hiệu hình (hay còn gọi là logo): Có thể làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu độc lập nhãn hiệu hình hoặc kết hợp với phần chữ, câu định vị khi đăng ký.

Nhãn hiệu chữ: Khi đăng ký nhãn hiệu chứ có thể lựa chọn dạng chữ thường hoặc chữ cách điệu.

4.5 Lưu ý về quyền ưu tiên

Quyền ưu tiên ảnh hưởng đến việc cấp hay không cấp Giấy đăng ký nhãn hiệu cho các chủ nhãn hiệu khác.

Theo quy định của Luật Sở hữu trí tuệ và các điều ước quốc tế liên quan quy định như sau: Chủ đơn khác nhau nhưng có cùng một đối tượng bảo hộ nhãn hiệu. Các chủ đơn này có các phương án nộp đơn khác nhau. Chủ đơn nộp đơn tại Việt Nam. Chủ đơn khác lại nộp đơn theo phương án quốc tế. Người nộp đơn đầu tiên theo phương án quốc tế được tính thêm 06 tháng kể từ ngày nộp đơn quốc tế khi đơn được chỉ về Việt Nam. Như vậy, người nộp đơn đầu tiên tại Việt Nam chưa hẳn đã là người nộp đơn đầu tiên theo quy định.

Rất khó để khẳng định nhãn hiệu sau khi được tra cứu, nộp đơn làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu sẽ được cấp văn bằng bảo hộ.

4.6 Một số lưu ý khi thiết kế, lựa chọn nhãn hiệu

Để đảm bảo có khả năng được bảo hộ độc quyền đối với nhãn hiệu của doanh nghiệp. Chủ nhãn hiệu cần thiết kế nhãn hiệu đảm bảo được tính độc đáo, nét riêng biệt với các chủ nhãn hiệu khác.

Nhãn hiệu có thể kết hợp giữa chữ và hình. Trong trường hợp nhãn hiệu chỉ là chữ nên có sự cách điệu để có thể được cấp văn bằng bảo hộ khi làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu.

>>> ĐỌC TIẾP: Mã vạch là gì? Quy trình và chi phí đăng ký MSMV

4.7 Lưu ý về dấu hiệu không được cấp văn bằng bảo hộ nhãn hiệu. Hay dấu hiệu loại trừ không nên sử dụng làm nhãn hiệu

Nhãn hiệu không nên thiết kế bao gồm/ có chứa hay là các yếu tố, đối tượng sau:

• Bao gồm Hình học đơn giản, chữ số, chữ cái, chữ của các ngôn ngữ không thông dụng;
• Có chứa dấu hiệu, biểu tượng quy ước, hình vẽ, tên gọi thông thường của hàng hoá, dịch vụ bằng bất kỳ ngôn ngữ nà  (như dịch sang tiếng Anh, tiếng Nhật, Tiếng Trung, tiếng La tinh…)
• Thiết kế là dấu hiệu chỉ thời gian, địa điểm, phương pháp sản xuất, chủng loại, số lượng, chất lượng, tính chất, thành phần, công dụng, giá trị hoặc các đặc tính khác mang tính mô tả hàng hoá, dịch vụ;
• Là dấu hiệu mô tả hình thức pháp lý, lĩnh vực kinh doanh;
• Thiết kế là các dấu hiệu chỉ nguồn gốc địa lý của hàng hoá, dịch vụ.

Trường hợp Quý doanh nghiệp có sử dụng các yếu tố loại trừ trong nhãn hiệu muốn làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu thì có thể thiết kế cách điệu nhằm tạo được dấu hiệu nhận biết đặc biệt riêng thì nhãn hiệu mới có khả năng được cấp bằng bảo hộ.

>>> XEM THÊM: Bảng đơn vị đo độ dài chi tiết và cách quy đổi đơn giản

5. Lợi ích khi làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu

Chủ nhãn hiệu sản phẩm khi làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu sẽ nhận được các lợi ích sau đây:

• Xác lập quyền sở hữu nhãn hiệu – Tạo cơ chế bảo vệ nhãn hiệu.
• Được xác nhận quyền ưu tiên tính từ ngày nộp đơn.
• Chủ nhãn hiệu được xác lập quyền sở hữu sau khi được cấp Giấy chứng nhận.
• Tránh bị các chủ thể khác xâm phạm đối với nhãn hiệu của mình trong quá trình sử dụng.
• Là căn cứ pháp lý bảo vệ cho quyền lợi của mình nếu xảy ra vi phạm trái phép đối với nhãn hiệu.
• Phát triển thương hiệu uy tín, bền vững.
• Tạo niềm tin và hợp tác bền vững với các nhà phân phối khi có thương hiệu để phát triển.
• Giúp doanh nghiệp tạo sự chuyên nghiệp, uy tín với các đối tác.
• Tham gia kinh doanh thương mại điện tử
• Lợi ích về kinh tế cho tổ chức làm thủ tục đăng ký nhãn hiệu sản phẩm khi: Chi phí nộp đơn đăng ký rất thấp nếu so với giải quyết tranh chấp nếu xảy ra; Nhãn hiệu có khả năng phát triển thành một tài sản đôi khi lớn hơn cả hàng hóa dịch vụ của mình.

Trên đây là các nội dung liên quan đến thủ tục đăng ký nhãn hiệu sản phẩm. Vinacontrol CE Hồ Chí Minh hy vọng Quý doanh nghiệp đã nắm được các thông tin quan trọng và thành công trong quá trình đăng ký nhãn hiệu cho sản phẩm của mình. Mọi thắc mắc liên quan đến dịch vụ kiểm định, kiển tra, chứng nhận sản phẩm, ISO Quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng  tôi qua Hotline: 1800.646.820 (miễn phí hoàn toàn), email  vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí nhất từ chuyên gia hàng đầu.

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• Tiêu chuẩn cơ sở là gì? Xây dựng quy trình chi tiết
• Chất lượng sản phẩm là gì? 5 tiêu chí đánh giá chất lượng