Sơ đồ PERT trong quản lý dự án | 5 Bước vẽ PERT đơn giản

Sơ đồ PERT là một trong những công cụ hữu hiệu trong việc quản lý và giám sát dự án cho các doanh nghiệp. Bạn đang thắc mắc liệu sơ đồ mạng lưới này là gì và có hiệu quả ra sao? Mời bạn hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Sơ đồ PERT là gì?

Sơ đồ PERT là biểu đồ mô tả tiến trình hoàn thành của một công việc. Công cụ này cung cấp thông tin về thời gian thực hiện, thời gian trễ và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Sơ đồ mạng PERT giúp nhà quản lý dự án hiểu rõ quá trình tiến hành dự án và xác định công việc quan trọng để đảm bảo thành công và tuân thủ tiến độ.

Dưới đây là một ví dụ về sơ đồ PERT.

Một dự án sản xuất có 10 công việc, có độ dài thời gian và trình tự thực hiện theo sơ đồ PERT như sau:

Sơ đồ PERT của dự án trên có dạng như sau: 

>>> ĐỌC THÊM: TOP 7 Công cụ quản lý chất lượng (7QC-Tools) hiệu quả nhất

2. Những trường hợp nên sử dụng sơ đồ PERT

Sơ đồ mạng PERT được ứng dụng nhiều cho các doanh nghiệp đang thực hiện các dự án lớn. Việc dùng công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được tiến độ thực hiện, kết quả và giảm chi phí tối đa cho doanh nghiệp. Sau đây là những trường hợp mà Doanh nghiệp nên sử dụng sơ đồ PERT:

• Xác định các đường chính trong dự án: Đường dẫn chính đại diện cho chuỗi liên kết các hoạt động với nhau, nếu có bất kỳ hoạt động trong chuỗi này bị trì hoãn sẽ ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án. Việc xác định được đường dẫn chính sẽ giúp Doanh nghiệp hiểu rõ được lịch trình tổng thể của dự án và tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất.
• Đánh giá việc sử dụng nguồn lực: Khi sử dụng biểu đồ PERT, Doanh nghiệp dễ dàng nhận biết những nhiệm vụ nào cần đòi hỏi tài nguyên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian cho Doanh nghiệp và các bên liên quan trong dự án bằng cách cung cấp thông tin này ngay từ đầu.
• Ước tính thời gian tổng thể: Biểu đồ PERT là một công cụ hữu ích khi Doanh nghiệp cần đánh giá thời gian thực hiện của từng công việc và tổng thời gian của dự án. PERT cung cấp cái nhìn rõ ràng về thời gian dự kiến từ giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án.

>>> THAM KHẢO THÊM: 2 Phút hiểu hết về Biểu đồ Histogram trong quản lý chất lượng

3. Cách hoạt động của sơ đồ PERT

Như đã trình bày ở trên, biểu đồ PERT hoạt động bằng cách biểu thị sự liên quan giữa các nhiệm vụ của dự án với nhau một cách trực quan nhất. Mỗi nhiệm vụ sẽ được kết nối với nhau kèm theo thời gian thực hiện. Việc vẽ sơ đồ PERT giúp Doanh nghiệp thực hiện một số hoạt động lập kế hoạch dự án, bao gồm:

• Nhận thời gian biểu đã được ban lãnh đạo phê duyệt
• Tiếp nhận và truyền đạt mục tiêu dự án cho các bên liên quan.
• Lập/vẽ biểu đồ trực quan PERT tùy từng dự án.
• Ước tính thời gian thực hiện, hoàn thành cho các nhiệm vụ. 

>>> ĐỌC NGAY: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

4. Các yếu tố quan trọng trong sơ đồ PERT

Một sơ đồ PERT hoàn chỉnh cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí, yếu tố sau đây: 

• Sự kiện: 

Trong sơ đồ mạng PERT, các sự kiện được biểu diễn bằng các hình tròn và đại diện cho các điểm quan trọng trong quá trình dự án. Sự kiện đầu tiên chỉ có các mũi tên đi ra, chỉ ra rằng nó không phụ thuộc vào bất kỳ sự kiện nào khác. Sự kiện kết thúc chỉ có các mũi tên đi vào, chỉ ra rằng không có sự kiện nào phụ thuộc vào nó. Các sự kiện khác có thể có cả các mũi tên đi ra và đi vào, cho thấy mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc.

• Đầu mục công việc: 

Đầu mục công việc đại diện cho thời gian và nguồn lực cần thiết để tiến hành từ một sự kiện đến sự kiện khác. Chúng được biểu diễn bằng các mũi tên chỉ hướng, và độ dài của mũi tên tương ứng với thời gian cần để hoàn thành một công việc. Các công việc ảo, không có thực, sẽ có độ dài bằng 0 để chỉ rằng chúng không yêu cầu thời gian thực hiện.

• Thời gian dự phòng: 

Thời gian dự phòng trong sơ đồ mạng PERT là thời gian dự trữ được tính toán để đối phó với các tình huống trễ có thể xảy ra khi thực hiện các công việc. Nó đại diện cho một khoảng thời gian mà dự án có thể chậm trễ mà không ảnh hưởng đến tiến độ chung.

• Đường găng/ Đường tới hạn/ Đường chính:

Đường găng trong sơ đồ mạng PERT là đường dẫn dài nhất, kết nối từ công việc đầu tiên đến công việc cuối cùng của dự án. Nó đại diện cho thời gian tối đa cần để hoàn thành dự án. Nếu xảy ra trễ trong bất kỳ công việc nào trên đường găng, thì tiến độ hoàn thành dự án sẽ bị chậm trễ tương ứng.

>>> ĐỌC TIẾP: FMEA Là Gì? Vai Trò Quan Trọng Trong Hạn Chế Lỗi Và Rủi Ro

5. Quy trình 5 bước vẽ biểu đồ PERT đơn giản

Sau khi bạn đã nắm vững các yếu tố quan trọng trong sơ đồ PERT thì tiếp theo bạn cần biết quy trình cách vẽ sơ đồ PERT chính xác. Theo đó, 5 bước sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ PERT đơn giản:

Bước 1: Lên danh sách các hạng mục, đầu mục công việc cần thiết trong dự án: Trong đó, mỗi hạng mục quan trọng có thể sẽ bao gồm nhiều đầu mục nhỏ (xem như một mạng lưới sơ đồ nhỏ). Tổng thể một sơ đồ PERT sẽ có nhiều sơ đồ nhỏ khác nhau được liên kết chặt chẽ và thống nhất. 

Bước 2: Lên kế hoạch, thứ tự cho các hạng mục công việc trên sơ đồ: Thiết lập thứ tự các công việc cần thực hiện.

Bước 3: Vẽ sơ đồ PERT: Bắt đầu từ công việc 1 cho đến công việc n theo thứ tự đã liệt kê ở bước 2.  

Bước 4: Tính thời điểm sớm của mỗi sự kiện (TS)

Bắt đầu từ sự kiện xuất phát với  TS1=0

Tiếp tục tính thời điểm sớm của các sự kiện tiếp theo theo thứ tự tăng dần của chỉ số sự kiện:

• Nếu chỉ có một công việc đến sự kiện đó, thì thời điểm sớm của sự kiện đó (TSJ) được tính bằng thời điểm sớm của sự kiện trước đó (TSi ) cộng với thời gian thực hiện công việc (tij).

TSJ = TSi + tij

• Nếu có nhiều công việc đến sự kiện đó, thì thời điểm sớm của sự kiện đó (TSJ) được tính bằng:

TSJ = max [(TSi + tij]; (TSh + thj);…]

Trong đó, TSi , TSh là thời điểm sớm của các sự kiện trước đó có liên kết trực tiếp đến sự kiện đang xét, và  tij, thj là thời gian thực hiện của các công việc tương ứng.

Bước 5: Tính thời điểm muộn của các sự kiện (TM)

Đầu tiên, ta bắt đầu từ sự kiện cuối cùng (có chỉ số sự kiện là n) và gán thời điểm muộn của nó là TMn. Nó có giá trị bằng thời điểm sớm của sự kiện cuối cùng (TSn). Đây là điểm khởi đầu để tính toán thời gian muộn của các sự kiện trước đó.

TMn = TSn

Tiếp theo, ta tính thời điểm muộn của các sự kiện trước đó theo thứ tự ngược lại từ sự kiện cuối cùng (n – 1), (n – 2), …, j, …, 1.

• Nếu sự kiện đang xét chỉ có một công việc sau đó, thì thời điểm muộn của sự kiện đó ( TMj) được tính bằng thời điểm muộn của sự kiện sau đó (TMk) trừ đi thời gian thực hiện của công việc đó (tjk):

TMj = TMk – tjk

• Nếu sự kiện đang xét có nhiều công việc sau đó, thì thời điểm muộn của sự kiện đó (TMj) sẽ được tính bằng giá trị nhỏ nhất trong danh sách các giá trị sau:

TMj = min [(TMk – tjk); (TMl – tjl]; (TMm – tjm); …]

Trong đó, TMk, TMl là thời điểm muộn của các sự kiện sau đó có liên kết trực tiếp với sự kiện đang xét, và tjk, tjl] là thời gian thực hiện của các công việc tương ứng.

Bước 6: Xác định đường găng cho dự án.

Để xác định đường găng, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Điều kiện cần và đủ của đường găng: Đường găng phải đi qua tất cả các sự kiện găng trong mạng lưới công việc.

• Xác định các sự kiện găng khi có dự trữ bằng 0: Sự kiện găng là những sự kiện mà thời gian muộn (TM) và thời gian sớm (TS) bằng nhau, tức là: Di = TMi – TSi = 0

• Theo dõi các đường đi qua sự kiện găng: Bắt đầu từ một sự kiện găng, bạn sẽ theo dõi các đường đi tiếp theo qua các sự kiện găng khác trong mạng lưới công việc.
• Tìm đường dài nhất: Trong quá trình theo dõi các đường đi, bạn cần xác định đường dài nhất bằng cách tính tổng thời gian thực hiện của các công việc trên đường đó.

Sau khi đã tìm được đường găng dài nhất, bạn có thể biết được thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án và sự ảnh hưởng của việc chậm trễ trong các sự kiện găng đến tiến độ hoàn thành dự án.

6. Ưu và nhược điểm khi sử dụng sơ đồ mạng PERT

Đối với mỗi phương pháp quản lý và kiểm soát dự án cho doanh nghiệp đều có ưu và nhược điểm khác nhau. Để bạn nắm rõ hơn về điều này, chúng tôi xin trình bày một vài điểm cơ bản về sơ đồ mạng PERT.

6.1 Ưu điểm của sơ đồ PERT

Sau đây là các ưu điểm khi quản lý dự án bằng biểu đồ PERT:

• Thể hiện một cách trực quan và rõ ràng về quy trình hoàn thành dự án. Vì thế, doanh nghiệp có thể đưa ra nhận định, đánh giá các nguồn lực, quản lý thời gian cho phù hợp, từ đó sẽ kịp thời giải quyết những rủi ro để tránh làm ảnh hưởng đến kết quả chung của dự án. 
• Cung cấp cái nhìn tổng thể và dễ hiểu cho toàn bộ quá trình từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành dự án.
• Xác định và nâng cao trách nhiệm, nghĩa vụ của mọi người trong dự án. 

• Cung cấp động lực để mọi người làm việc nhanh chóng, hiệu quả đảm bảo theo đúng lịch trình đã đề ra. Nhờ vậy mà dự án có thể hoàn thành sớm hơn dự kiến. 
• Giúp các thành viên dễ dàng liên lạc với các bộ phận liên quan trong quá trình làm việc. Mỗi đầu mục công việc sẽ do một bộ phận đảm nhận, vì thế khi có vấn đề sẽ liên hệ ngay với người phụ trách. 

>>> ĐỌC NGAY: Ứng dụng biểu đồ Pareto hiệu quả trong quản trị chất lượng

6.2 Nhược điểm của sơ đồ PERT

Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì sơ đồ mạng PERT cũng ẩn chứa những nhược điểm. Có thể kể đến như:

• Tốn khá nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi kỹ năng để thiết lập một sơ đồ hoàn chỉnh. Chỉ những người có chuyên môn cao, kỹ năng giỏi mới có thể đảm nhận vai trò này. 
• Gây hạn chế về tầm nhìn định vị tài chính của dự án khi quá tập trung vào thời gian hoàn thành của dự án.
• Thiếu tính linh hoạt, cơ động đối với những thay đổi nhỏ, rủi ro bất chợt trong khi thực hiện. 
• Một sai sót có thể kéo theo sự ảnh hưởng đến toàn bộ tiến trình bởi cấu trúc mạng lưới liên kết giữa các sự kiện, công việc.
• Có yếu tố chủ quan, tức là thành công của dự án phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và kỹ năng của người quản lý dự án. Một số sơ đồ có thể dựa trên dữ liệu không đầy đủ hoặc mục tiêu không thực tế, có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và đáng tin cậy của sơ đồ. 

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ xương cá trong quản trị sản xuất và vai trò quan trọng

7. So sánh giữa sơ đồ Gantt và sơ đồ PERT

Bên cạnh sơ đồ PERT thì sơ đồ Gantt cũng là một công cụ giúp mô tả, trình bày các đầu mục công việc, sự kiện theo dòng thời gian. Loại sơ đồ này rất hữu ích để lên kế hoạch, timeline quản lý dự án. Vậy, mỗi loại sơ đồ sẽ có điểm gì khác biệt hãy cùng tìm hiểu dưới đây nhé. 

Từ những thông tin kể trên, có thể thấy được sơ đồ PERT là một lựa chọn tốt để chia sẻ tài nguyên và quá trình làm việc trong dự án với mọi người. Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo các dịch vụ của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh, liên hệ qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn miễn phí và nhanh chóng!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• • Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức
  • Cpk là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng, sản xuất