Hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO 14001: 2015

Hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO 14001 là một trong những hoạt động quan trọng quyết định tới sự thành công của một hệ thống quản lý môi trường. Do đó, doanh nghiệp cũng cần phải xây dựng bộ tài liệu, hồ sơ ISO 14001:2015 đầy đủ nhất.

 

1. Các bước thực hiện ISO 14001 – Hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO 14001

Trước khi đi vào xây dựng tài liệu ISO 14001:2015, doanh nghiệp cần hiểu rõ các bước thực hiện để đạt chứng nhận ISO 14001 và được đơn vị chứng nhận cấp giấy chứng nhận ISO 14001:2015. Hãy theo dõi 9 bước thực hiện dưới đây:

Xây dựng tài liệu ISO 14001 là hoạt động cần thiết trong hệ thống quản lý môi trường
Xây dựng tài liệu ISO 14001 là hoạt động cần thiết trong hệ thống quản lý môi trường

Bước 1: Tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO 14001

Trong các bước thực hiện ISO 14001, việc tìm hiểu về tiêu chuẩn ISO 14001 được coi là tiền đề đảm bảo hệ thống quản lý môi trường được vận hành đúng hướng và đáp ứng đúng những yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 14001.

Bước 2:  Thực hiện đánh giá môi trường

Khi đã hiểu rõ về tiêu chuẩn ISO 14001, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích, đánh giá hoạt động quản lý môi trường của mình ở thời điểm hiện tại.

Bao gồm việc xác định bối cảnh của doanh nghiệp; các quy định, luật định hiện hành; các quy định cùng quy trình đang được áp dụng trong hoạt động sản xuất kinh doanh để kiểm soát các vấn đề về môi trường. Sau đó, đánh giá kết quả đạt được từ các hoạt động này và so sánh mức độ phù hợp của chúng với những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.

Bước 3: Lập kế hoạch ISO 14001

Doanh nghiệp cần thiết lập kế hoạch cụ thể cho việc triển khai hệ thống quản lý môi trường theo ISO 14001. Kế hoạch ISO 14001 phải được ghi lại dưới dạng văn bản và phải được lãnh đạo cao nhất phê duyệt trước khi đưa vào thực hiện.

Bước 4: Đào tạo nhận thức cho doanh nghiệp về ISO 14001

Đào tạo nhận thức cho doanh nghiệp về ISO 14001 là 1 bước rất quan trọng trong các bước thực hiện ISO 14001. Doanh nghiệp cần phải thông tin cho toàn bộ cán bộ công nhân viên về kế hoạch ISO 14001. Đồng thời, tổ chức các khóa đào tạo nhận thức về tiêu chuẩn này.

Bước 5: Lập hồ sơ hệ thống quản lý môi trường ISO 14001

Việc xây dựng và duy trì một hệ thống hồ sơ, tài liệu ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường là một bước đặc biệt quan trọng trong các bước thực hiện và chứng nhận ISO 14001. Bởi nó giúp toàn bộ hệ thống hoạt động một cách nhất quán, được kiểm soát toàn diện. Là cơ sở để lãnh đạo ra quyết định phù hợp trước các thay đổi liên quan tới khía cạnh môi trường.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống hồ sơ được xây dựng một cách đầy đủ, chính xác, được kiểm soát chặt chẽ và cải tiến khi phù hợp. Đồng thời, đảm bảo tính sẵn có cho các bên liên quan.

Bước 6: Triển khai hệ thống quản lý môi trường (EMS) và theo dõi

Doanh nghiệp tiến hành triển khai hoạt động quản lý môi trường theo các quy trình trong kế hoạch ISO 14001:2015 được thiết lập trước đó. Việc triển khai cần phải được thực hiện bởi toàn bộ cá nhân cùng phòng ban trong doanh nghiệp. Đồng thời theo dõi, kiểm soát chặt chẽ quá trình.

Xây dựng tài liệu ISO 14001 giúp doanh nghiệp kiểm soát được quy trình
Xây dựng tài liệu ISO 14001 giúp doanh nghiệp kiểm soát được quy trình

Bước 7: Thực hiện đánh giá nội bộ

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ để có thể nhìn lại mọi quy trình, hoạt động một cách tổng quan nhất. Nội dung cùng kết quả của những cuộc đánh giá này cần được ghi chép và lưu trữ dưới dạng hồ sơ để phục vụ cho việc đánh giá chứng nhận về sau.

Bước 8: Đánh giá xem xét và chứng nhận hệ thống quản lý môi trường

Doanh nghiệp lựa chọn tổ chức chứng nhận sự phù hợp và đăng ký chứng nhận ISO 14001 với tổ chức đó. Nếu như các bước thực hiện ISO 14001 trên đã hoàn thiện nhưng đến bước này doanh nghiệp không lựa chọn đúng tổ chức chứng nhận có năng lực thì sẽ lãng phí thời gian và công sức xây dựng. Doanh nghiệp nên lưu ý lựa chọn những đơn vị có uy tín, được cấp phép hoạt động bởi cơ quan quản lý nhà nước.

Bước 9: Duy trì chứng nhận ISO 14001

Sau khi đạt được chứng nhận ISO 14001, doanh nghiệp cần duy trì hiệu lực hệ thống quản lý môi trường thông qua việc thực hiện, đánh giá và cải tiến các quy trình trong hệ thống một cách thường xuyên và phù hợp.

2. Hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO 14001:2015

Hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO 14001:2015 nằm ở Bước 5 trong quy trình thực hiện tiêu chuẩn ISO 14001. Doanh nghiệp cần xây dựng những tài liệu ISO 14001 sau đây:

A. Xây dựng các tài liệu bắt buộc theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015

  • Chính sách chất lượng;
  • Mục tiêu chất lượng và Kế hoạch hành động;
  • Sổ tay chất lượng;
  • Quy trình kiểm soát các quá trình, các sản phẩm và dịch vụ cung cấp bởi nguồn bên ngoài (thuê ngoài/thầu phụ).

B. Xây dựng các quy trình tác nghiệp tại các bộ phận theo yêu cầu hệ thống quản lý môi trường

STTNội dung
1Quy trình kiểm soát tài liệu & dữ liệu.
2Quy trình kiểm soát hồ sơ.
3Quy trình tuyển dụng.
4Quy trình đào tạo.
5Quy trình xem xét hợp đồng.
6Quy trình mua hàng.
7Quy trình kiểm soát cung cấp dịch vụ.
8Quy trình kiểm soát phương tiện theo dõi, kiểm tra, & đo lường.
9Quy trình xử lý khiếu nại khách hàng.
10Quy trình đánh giá nội bộ.
11Quy trình kiểm tra bán thành phẩm, thành phẩm.
12Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
13Quy trình thống kê (phân tích dữ liệu).
14Quy trình hành động khắc phục và phòng ngừa.
15Quy trình nhận diện rủi ro và cơ hội.
16Quy trình quản lý sự thay đổi.
17Quy trình cải tiến.
18Quy trình xác định khía cạnh và tác động môi trường.
19Quy trình quản lý rác thải.
20Quy trình kiểm soát môi trường hàng tháng.
21Quy trình kiểm soát và xử lý nước thải.
22Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và đáp ứng với tình trạng khẩn cấp.
23Quy trình trao đổi thông tin môi trường.
24Quy trình kiểm soát hóa chất.
25Quy trình kiểm soát chảy tràn và rò rỉ.

C. Xây dựng các hướng dẫn công việc

  • Các hướng dẫn tác nghiệp;
  • Các hướng dẫn an toàn;
  • Hướng dẫn cải tiến liên tục.

D. Hệ thống biểu mẫu

STTNội dung
1Kiểm soát tài liệu và hồ sơ.
2Đánh giá nội bộ.
3Kiểm soát thiết bị đo.
4Phân tích dữ liệu.
5Sản phẩm không phù hợp.
6Hành động khắc phục – phòng ngừa.
7Bảng phân loại rác thải.
8Bảng liên lạc môi trường.
9Sơ đồ tổ chức đội phản ứng nhanh.

 

Trên đây là những thông tin về hướng dẫn xây dựng tài liệu ISO 14001 khá chi tiết. Vinacontrol CE HCM mong rằng có thể cung cấp được nhiều thông tin giá trị đến doanh nghiệp trong việc thực hiện hệ thống quản lý môi trường.

Nếu Quý doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc xây dựng quy trình ISO 14001:2015, có thể quan tâm đến dịch vụ tư vấn ISO 14001 và chứng nhận ISO 14001 của Vinacontrol CE HCM, vui lòng liên hệ qua Hotline miễn cước 1800 646 820 email vncehcm@gmail.com để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí từ chuyên gia chứng nhận.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

1800.646.820