Sổ tay chất lượng ISO 9001 | Hướng dẫn cách viết chi tiết

Sổ tay chất lượng ISO 9001 là một cuốn tài liệu mô tả hệ thống chất lượng của tổ chức, trong đó đề ra chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và cam kết chất lượng đối với các hoạt động chính của tổ chức. Dưới đây Vinacontrol CE Hồ Chí Minh cung cấp thông tin về sổ tay chất lượng ISO 9001 đến Quý doanh nghiệp.

1. Sổ tay chất lượng ISO 9001 là gì?

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 được xem là cuốn cẩm nang để định hướng mọi hoạt động của doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Có thể nói, đây được xem là một trong những minh chứng rõ ràng, là cam kết có hiệu lực lâu bền về yếu tố thời gian của lãnh đạo doanh nghiệp đối với hệ thống quản lý chất lượng, với khách hàng và các đối tác trong nước cũng như quốc tế.

Ngoài ra, sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 cũng có thể được xem là một trong những phương tiện truyền đạt hiệu quả, có tính chính xác cao để nhân viên công ty có thể dễ dàng cập nhật khi mới gia nhập tổ chức hoặc thay đổi vị trí công tác, từ đó xây dựng nhận thức đúng đắn về những công việc cũng như trách nhiệm của mình.

➤ Mục đích của việc viết sổ tay chất lượng

Mỗi doanh nghiệp hay tổ chức khi thực hiện viết sổ tay chất lượng thường nhằm những mục đích như sau:

• Thực hiện ghi chép đầy đủ những quy định của hệ thống quản lý chất lượng;
• Hướng dẫn các hoạt động trong công tác quản lý, triển khai và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp;
• Giúp định hướng phát triển cho doanh nghiệp;
• Thông báo về chính sách, thủ tục và yêu cầu của Công ty;
• Đảm bảo thực hiện, và thực hiện liên tục có hiệu lực hệ thống chất lượng;
• Cung cấp các văn bản làm cơ sở để đánh giá hệ thống chất lượng;
• Đào tạo hệ thống chất lượng cho cán bộ nhân viên trong Công ty;
• Chứng minh sự phù hợp của hệ thống trong các hợp đồng cụ thể.

>>> XEM THÊM: ISO 9001 là gì? Tìm hiểu bản chất và yêu cầu của tiêu chuẩn

2. Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001

Sổ tay chất lượng ISO 9001 được cho là tài liệu sử dụng phổ biến với mọi đối tượng có liên quan đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó bao gồm:

• Ban lãnh đạo của doanh nghiệp;
• Các trưởng hoặc phó phòng các phòng ban, đơn vị bộ phận;
• Chuyên gia đánh giá nội bộ; 
• Tổ chức đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001;
• Các cơ quan chủ quản;
•  Khách hàng; 
• Quy trình, biểu mẫu sổ tay chất lượng ISO 9001.

Để viết sổ tay chất lượng sẽ bao gồm rất nhiều quy trình, nhưng dưới đây là một số quy trình phổ biến mà có thể các bạn thường gặp:

• Hệ thống quản lý chất lượng; 
• Trách nhiệm từ ban lãnh đạo; 
• Tạo nguồn lực lao động;
• Sản phẩm sản xuất;
• Đo lường, phân tích, khắc phục khi cần và cải tiến.

Khi đưa ra một quy trình thì phải đi theo các bảng, biểu mẫu hướng tới từng công việc cụ thể, chi tiết cho từng bộ phận. Đồng thời được sự thống nhất sử dụng và ban hành đến với toàn doanh nghiệp.  

>>> XEM THÊM: Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả

3. Lợi ích của việc sử dụng sổ tay chất lượng trong doanh nghiệp

Khi mỗi doanh nghiệp sử dụng sổ tay chất lượng ISO 9001 sẽ mang lại cho tổ chức của họ rất nhiều lợi ích: 

• Xây dựng sổ tay chất lượng là một yêu cầu rất cần thiết của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của mỗi doanh nghiệp;
• Sổ tay chất lượng còn thể hiện cam kết của tổ chức về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp; 
• Sổ tay chất lượng giúp tổ chức quản lý và kiểm soát được hệ thống quản lý chất lượng;  
• Đối với các hoạt động được tiến hành theo sổ tay chất lượng sẽ được thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả hơn; 
• Sổ tay chất lượng sẽ chứa các thông tin hữu ích cho công tác quản lý; 
• Sổ tay chất lượng còn là cơ sở để huấn luyện nghiệp vụ cho công nhân viên trong tổ chức.

>>> XEM THÊM: Cpk là gì? Vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng, sản xuất

4. Các nội dung cơ bản cho sổ tay chất lượng ISO 9001

Nội dung của sổ tay không có quy định cụ thể phải viết như thế nào cả mà phải dựa trên định hướng, mục tiêu của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp cần phải đảm bảo được một số thông tin cơ bản như sau:

• Giới thiệu được những thông tin cần thiết về doanh nghiệp của bạn như quy mô, địa điểm, phương thức sản xuất là gì?
• Tất cả các quy trình từ quản lý hệ thống chất lượng, sự lãnh đạo, nguồn nhân lực, đo lường, phân tích và hoạt động cải tiến,… những điều này đều dựa theo yêu cầu có trong tiêu chuẩn ISO 9001;
• Các loại biểu mẫu, bảng hướng dẫn tương ứng với từng hạng mục công việc phải được thiết lập dựa trên mức độ chi tiết của các quá trình và cần được thống nhất để sử dụng trong toàn bộ quá trình quản lý để đảm bảo được hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng;
• Có bảng hướng dẫn công việc cũng gần giống như biểu mẫu. Trong phần này cần được phân tích rõ ràng chi tiết một số hạng mục như: mức độ tiến hành, các phương pháp thực nghiệm, đo lường thực hiện như thế nào… Những nội dung của bảng hướng dẫn phải sát với nội dung thực tế để đảm bảo được tính cụ thể;
• Những nhân tố tham gia xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 như lãnh đạo, các chuyên gia, nhân viên được chọn tham gia cần nắm được các nội dung của nguyên tắc quản lý chất lượng.

Cách để xây dựng được một nội dung cho sổ tay chất lượng ISO 9001 đều được tiến hành dựa trên những yêu cầu có trong tiêu chuẩn ISO 9001 và gồm có:

• Phạm vi áp dụng;
• Tài liệu viện dẫn;
• Thuật ngữ và định nghĩa;
• Bối cảnh của tổ chức;
• Sự lãnh đạo;
• Hoạch định;
• Hỗ trợ;
• Thực hiện; 
• Đánh giá kết quả thực hiện; 
• Cải tiến. 

Doanh nghiệp có thể bám sát vào 10 điều khoản này để tiến hành xây dựng nội dung cho sổ tay chất lượng. Kết hợp cùng với hồ sơ, tài liệu đi kèm nhằm cung cấp thêm thông tin chi tiết cho người sử dụng sổ tay.

>>> ĐỌC CHI TIẾT: 10 Điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chi tiết

5. Cách viết sổ tay chất lượng ISO 9001 và những lưu ý về cách viết 

5.1. Cách viết sổ tay chất lượng 

Dưới đây là 9 bước để doanh nghiệp thực hiện viết sổ tay chất lượng ISO 9001

• Bước 1: Tìm hiểu về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015;
• Bước 2: Tìm hiểu bối cảnh của tổ chức hoặc doanh nghiệp;
• Bước 3: Xác định được mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp hay tổ chức;
• Bước 4: Xây dựng chính sách chất lượng;
• Bước 5: Lên kế hoạch xây dựng chính sách chất lượng;
• Bước 6: Thiết kế các biểu mẫu ghi chép dùng trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;
• Bước 7: Doanh nghiệp lên soạn thảo văn bản hướng dẫn công việc; 
• Bước 8: Sắp xếp và trình bày các nội dung đã xây dựng một cách khoa học;
• Bước 9: Diễn giải các nội dung một cách dễ hiểu với ngôn ngữ thống nhất.

>>> XEM THÊM: [3 LƯU Ý] Thời hạn giấy chứng nhận ISO 9001 cần biết

5.2. Những lưu ý của cách viết sổ tay chất lượng 

Mỗi doanh nghiệp khi thực hiện sổ tay chất lượng để được áp dụng một các có hiệu quả thì cần đảm bảo được những điều kiện sau đây:

• Phải lựa chọn được nội dung phù hợp với bối cảnh của tổ chức;
• Nội dung phải được thể hiện một cách đầy đủ và khoa học; 
• Khi thực hiện trình bày phải diễn giải cụ thể và dễ hiểu;
• Được cung cấp và phổ biến một cách rộng rãi đến các phòng ban, đơn vị, từng bộ phận thuộc phạm vi áp dụng của sổ tay chất lượng.

>>> XEM NGAY: Mẫu giấy chứng chỉ ISO 9001:2015 mới nhất

6. Cấu trúc của sổ tay chất lượng ISO 9001

Mặc dù tiêu chuẩn chứng nhận ISO 9001 không đề cập tới sổ tay chất lượng nhưng doanh nghiệp có thể tự mình làm riêng để sử dụng trong công ty, thực hiện truyền tải thông tin đến các nhân viên mới hiệu quả hơn. 

Thông thường cấu trúc cơ bản của cuốn sổ tay chất lượng sẽ bao gồm 11 chương như sau:

• Chương 1: Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001:2015;
• Chương 2: Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001: 2015;
• Chương 3: Các thuật ngữ và định nghĩa;
• Chương 4: Bối cảnh của tổ chức;
• Chương 5: Sự lãnh đạo;
• Chương 6: Hoạch định;
• Chương 7: Hỗ trợ;
• Chương 8: Vận hành;
• Chương 9: Đánh giá kết quả hoạt động; 
• Chương 10: Cải tiến;
• Chương 11: Hồ sơ và tài liệu kèm theo.

Có thể nói đây là kim chỉ nam của nhiều doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hệ thống quản lý chất lượng của chính mình. Để tăng được hiệu suất công việc cũng như đạt được kết quả cao trong tổ chức.

Trên đây là những thông tin mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã cung cấp về chủ đề sổ tay chất lượng ISO 9001 và cách xây dựng sổ tay chất lượng. Quý khách có nhu cầu về dịch vụ tư vấn, chứng nhận ISO 9001, vui lòng liên hệ hotline 1800.646.820 (miễn phí hoàn toàn), email vncehcm@vnce.com.vn để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí nhất.

>>> XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Báo giá chi phí chứng nhận ISO 9001:2015 mới nhất 2023
• Checklist đánh giá nội bộ ISO 9001 chi tiết nhất
• Chứng nhận ISO 22000:2018 – Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm