10 Điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 [PHẢI BIẾT]

Điều khoản trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm 10 Điều khoản. Để xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào doanh nghiệp thì đòi hỏi các nhà lãnh đạo nên nắm rõ các điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001 mà doanh nghiệp cần phải chấp hành và tuân thủ theo nhằm đạt được mục đích cao nhất khi thực hiện

1. Khái quát về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 

Tiêu chuẩn ISO 9001 là tiêu chuẩn phổ biến nhất hiện nay, một hệ thống quản lý chất lượng cơ bản có thể được sử dụng trong mọi ngành nghề với mọi quy mô ở bất cứ nơi đâu trên thế giới.

Khi doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 9001, thì Giấy chứng nhận ISO 9001 cung cấp những bằng chứng khách quan, chứng minh được rằng một doanh nghiệp đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và thỏa mãn mọi yêu cầu của tiêu chuẩn đang áp dụng. 

✍ Xem thêm: Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001 chi tiết nhất

2. Nội dung 10 điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001:2015

2.1 Điều khoản 1: Phạm vi

Tiêu chuẩn quốc tế này quy định các yêu cầu cho hệ thống quản lý chất lượng khi tổ chức:

• Cần chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật pháp và chế định thích hợp;
• Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng một cách có hiệu lực hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định hiện hành.

Tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế này mang tính tổng quát và dự kiến áp dụng cho mọi tổ chức, không phân biệt loại hình, quy mô hoặc sản phẩm và dịch vụ cung cấp. 

2.2 Điều khoản 2: Tiêu chuẩn viện dẫn

Các tài liệu sau đây, toàn bộ hoặc một phần, được tham chiếu trong tài liệu này và không thể tách rời khi áp dụng hệ thống. Đối với tài liệu tham khảo không ghi ngày tháng, phiên bản mới nhất của tài liệu tham chiếu (bao gồm cả các sửa đổi) được áp dụng.

TCVN ISO 9000:2015, Hệ thống quản lý chất lượng – cơ sở và từ vựng

2.3 Điều khoản 3: thuật ngữ và định nghĩa 

Một số thuật ngữ và định nghĩa thường sử dụng:

• Quản lý cấp cao: cá nhân hoặc nhóm người có quyền lực cao nhất để điều phối các hoạt động của doanh nghiệp;
• Bối cảnh tổ chức: các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tổ chức;
• Bên quan tâm: những cá nhân hoặc tổ chức bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của doanh nghiệp;
• Quá trình: chuỗi các hành động được diễn ra theo một trật tự để đạt được mục đích;
• Sự không phù hợp: không đáp ứng yêu cầu đề ra;
• Rủi ro: kết quả lệch so với dự kiến và gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu thực hiện;
• Hiệu quả: Mức độ hoàn thành của công việc so với dự kiến.

Thuật ngữ và định nghĩa Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa trong TCVN ISO 9000:2015

✍ Xem thêm: tài liệu hệ thống quản lý chất lượng PDF

2.4 Điều khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

➤ Hiểu tổ chức và bối cảnh của tổ chức

Chứng nhận ISO 9001:2015 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định cụ thể về bối cảnh tổ chức tức là các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến mục tiêu và kết quả hoạt động của doanh nghiệp.

➤ Hiểu nhu cầu và mong đợi của người liên quan (Điều khoản ISO 9001 – 4.2)

Tiêu chuẩn yêu cầu tổ chức xác định cụ thể mong đợi của các bên liên quan để có thể đưa ra những hành động phù hợp nhằm mang đến hiệu quả tốt nhất.

➤ Xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng

Xác định phạm vi là hành động quan trọng khi thực hiện tiêu chuẩn ISO, chúng phải được cân nhắc và xác định một cách hợp lý và được lưu trữ như các thông tin, tài liệu quan trọng.

➤ Hệ thống quản lý chất lượng và các quy trình

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cụ thể, thực hiện, đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng, đảm bảo các quy trình được thực hiện phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn. 

Việc xác định cụ thể các quy trình cần được thực hiện từ yếu tố đầu vào, cách hoạt động đến sản phẩm đầu ra sẽ đảm bảo hiệu quả mang đến cao hơn. 

2.5 Điều khoản 5: Sự lãnh đạo 

➤ Lãnh đạo và cam kết (Điều khoản ISO 9001 – 5.1)

Lãnh đạo phải cam kết thực hiện thì mới mang đến hiệu quả cao nhất. Cam kết sẽ được thực hiện thông qua việc thông báo cho doanh nghiệp về việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

➤ Chính sách (Điều khoản ISO 9001 – 5.2)

Là tài liệu cấp cao chứa các tuyên bố của tổ chức về định hướng chung cũng như cam kết về chất lượng và mang đến sự hài lòng cho khách hàng, là một khuôn khổ dành cho các mục tiêu chất lượng cần thực hiện, chính sách còn cam kết về hiệu quả và sự cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng.

➤ Vai trò của tổ chức, trách nhiệm và quyền hạn

Trách nhiệm và quyền hạn sẽ được xác định cụ thể, chính xác và truyền đạt trực tiếp cho các bộ phận, cá nhân để họ biết được mình cần làm gì, có trách nhiệm ra sao, công việc cần kết nối với bộ phận nào để từ đó mang đến hiệu quả hoạt động cao hơn.

2.6 Điều khoản 6: Hoạch định 

➤ Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Khi lập kế hoạch QMS, theo tiêu chuẩn ISO 9001 tổ chức sẽ phải xem xét bối cảnh của tổ chức và nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm để xác định rủi ro và cơ hội cần được giải quyết.

Mục đích của việc giải quyết các rủi ro và cơ hội là để đảm bảo rằng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 sẽ đạt được các kết quả dự kiến, nâng cao các hiệu quả mong muốn và đạt được các cải tiến.

➤ Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu quản lý cấp cao nhất thiết lập các mục tiêu chất lượng cho các chức năng và bộ phận thích hợp trong tổ chức (nhân sự, sản xuất, mua hàng, v.v.).

Các mục tiêu chất lượng phải đo lường được, định lượng được và xác định thời gian. Chúng phải phù hợp với Chính sách chất lượng để có thể xác định được liệu các mục tiêu có được đáp ứng hay không và nếu không, thì phải làm gì.

➤ Hoạch định thay đổi

Theo tiêu chuẩn ISO 9001, khi tổ chức xác định sự cần thiết của các thay đổi đối với Hệ thống quản lý chất lượng, các thay đổi cần được thực hiện một cách có kế hoạch. 

Điều này bao gồm việc xem xét mục đích và hậu quả của chúng, tính toàn vẹn của QMS, sự sẵn có của các nguồn lực, phân bổ trách nhiệm và quyền hạn

2.7 Điều khoản 7: Hỗ trợ 

➤ Nguồn lực (Điều khoản ISO 9001- 7.1)

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu doanh nghiệp phải xác định và đáp ứng về nguồn lực để thiết lập, thực hiện và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng. Đơn vị có thể tính toán dựa trên nguồn lực sẵn có và từ bên ngoài để có cách hoạt động sao cho hiệu quả nhất. 

Các nguồn lực được đề cập đến bao gồm: con người, cơ sở hạ tầng, môi trường hoạt động, giám sát và đo lường nguồn lực và tri thức. 

➤ Năng lực

Doanh nghiệp cần xác định và đảm bảo nhân viên đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm. Đơn vị có thể tiến hành đánh giá với nhiều cách khác nhau như khóa học chuyên môn hoặc một số phương tiện hỗ trợ khác.

➤ Nhận thức

Nhân viên phải có nhận thức và hiểu rõ công việc họ cần làm, trách nhiệm, yêu cầu công việc và một số yếu tố khác vì chúng có thể gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hệ thống quản lý chất lượng nếu nhân viên thực hiện sai.

➤ Trao đổi thông tin

Đây là yếu tố cần được xác lập trong hệ thống quản lý chất lượng vì chúng sẽ hỗ trợ quá trình truyền đạt trong khoảng thời gian phù hợp thông qua những cách thức mang đến hiệu quả cao để đảm bảo tính nhất quán.

➤ Thông tin tài liệu

Tài liệu được đề cập không chỉ theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO mà còn bao gồm những tài liệu cần thiết để doanh nghiệp triển khai quy trình. 

Tài liệu phải được thu thập dựa trên thông tin chính xác, được mô tả rõ ràng và lưu trữ và các tài liệu này cần được phê duyệt để đảm bảo sự phù hợp với từng mục đích sử dụng.

2.8 Điều khoản 8: Điều hành 

➤ Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động

Để đạt được hiệu quả cao nhất, doanh nghiệp phải lập kế hoạch cụ thể trước khi thực hiện và triển khai các hoạt động kiểm soát để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch đề ra nhằm đạt được mục đích.

➤ Kiểm soát các quy trình, sản phẩm và dịch vụ được cung cấp bên ngoài

Đề cập cụ thể đến hoạt động chọn mua nguyên vật liệu và thuê dịch vụ ngoài. Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ các tiêu chí đề ra để đảm bảo về chất lượng và không gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển của sản phẩm, dịch vụ. 

Một số yêu cầu cần chú ý về nhà cung cấp bên ngoài:

• Chất lượng quy trình, sản phẩm, dịch vụ cung cấp
• Năng lực
• Các hoạt động xác minh mà doanh nghiệp tổ chức
• Quy trình thực hiện, trang thiết bị 

➤ Sản xuất và cung cấp dịch vụ

Đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng tài sản của tổ chức, cá nhân bên ngoài thì phải bảo vệ tài sản này, lưu trữ những thông tin cần thiết để đối chất nếu có tình huống phát sinh xảy ra như mất mát, hư hỏng,…

Về các hoạt động sau giao hàng như chế độ hậu mãi, bảo trì, bảo dưỡng thì sẽ bị chi phối bởi một số yếu tố như:

• Yêu cầu của pháp luật và quy định
• Hậu quả không mong muốn tiềm ẩn
• Bản chất của dịch vụ, sản phẩm

• Các yêu cầu và phản hồi từ khách hàng.

➤ Phát hành sản phẩm và dịch vụ

Việc phát hành sẽ không được thực hiện cho đến khi các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn thông qua những bằng chứng cụ thể.

➤ Kiểm soát đầu ra không phù hợp

Kiểm soát đầu ra không phù hợp nhằm ngăn chặn và giảm thiểu sự tác động của những sản phẩm không đáp ứng yêu cầu từ khách hàng. Cách thực hiện có thể là:

• Thực hiện điều chỉnh;
• Thực hiện chính sách đổi trả;
• Thông báo trực tiếp đến khách hàng.

2.9 Điều khoản 9: Đánh giá kết quả thực hiện

Để có kết quả đánh giá về mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp thì phải thực hiện đo lường hiệu suất của đơn vị. 

➤ Đánh giá nội bộ

Mục đích chính khi thực hiện đánh giá nội bộ là để kiểm tra kết quả vận hành của hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo hệ thống vẫn được vận hành và duy trì ổn định, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn ISO 9001:2015.

Khi quá trình này kết thúc, doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá thông qua các dữ liệu đã thu thập trước đó và để có hành động thích hợp với từng kết quả khác nhau.

➤ Xem xét lãnh đạo

Theo quy định, ít nhất 12 tháng/lần các lãnh đạo của doanh nghiệp phải xem xét qua hệ thống quản lý chất lượng để xác định chúng còn phù hợp hay không, có đáp ứng các tiêu chuẩn hay không và có đạt được kết quả như dự kiến hay không.

Các đánh giá này sẽ được thực hiện đầy đủ nhất để giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định về cải tiến hệ thống, cách vận hành hoặc điều chỉnh thay đổi để thích ứng với doanh nghiệp và thị trường.

2.10 Điều khoản 10: Cải tiến

➤ Tổng quát

Đối với các vấn đề chưa tốt, doanh nghiệp phải đưa ra phương án giải quyết sao cho hiệu quả, khắc phục những yếu điểm để hệ thống quản lý chất lượng hoàn thiện hơn. 

➤ Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Đối với những sự không phù hợp phải có hành động kiểm soát chúng để kịp thời đưa ra các giải pháp xử lý hậu quả tốt hơn và ngăn chặn tình hình chứng tái diễn trong thời gian sắp tới.

➤ Cải tiến liên tục

Có thể nói đây là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống quản lý chất lượng. Bởi lẽ khi thực hiện, doanh nghiệp không chỉ duy trình hệ thống mà còn không ngừng cải tiến những bộ phận, những yếu tố chưa phù hợp để mang đến hiệu quả tốt hơn, tiết kiệm nguồn lực và cả tài nguyên cho doanh nghiệp.

ISO 9001 hướng dẫn các doanh nghiệp các xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng, với mục đích đáp ứng được tất cả nguyện vọng của khách hàng cũng như đối tác.

✍ Xem thêm: Hoạt động tư vấn hệ thống quản lý chất lượng – ISO 9001

Trên đây là những thông tin về 10 điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001 mà các doanh nghiệp cần nắm. Trong quá trình xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, Quý khách hàng có thắc mắc cần giải đáp, vui lòng liên hệ Vinacontrol chi nhánh Hồ Chí Minh để được tư vấn ISO 9001 qua hotline 1800.646.820, email vncehcm@gmail.com để nhận hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí nhất.