Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Hiện nay, hoạt động đánh giá nội bộ là một việc rất quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện. Bởi việc đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO đem lại rất nhiều lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp và trở thành một thủ tục cần thiết tại mỗi tổ chức doanh nghiệp. Sau đây, Vinacontrol CE HCM xin cung cấp các thông tin chi tiết về hoạt động đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO để Quý doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá nội bộ một cách hiệu quả nhất.

1. Đánh giá nội bộ là gì? 

Đánh giá nội bộ là hoạt động được thực hiện định kỳ tại doanh nghiệp dựa trên Hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO. Đây cũng là hoạt động quan trọng cần thiết để cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp.

Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể được thực hiện thường niên theo một chu kỳ cụ thể trong năm, khoảng thời gian đánh giá tùy thuộc vào yếu tố nhu cầu và tình hình thực tế của công ty đó.

Mục đích của đánh giá nội bộ

• Nâng cao chất lượng và đáp ứng được yêu cầu chung về quy mô hoạt động, tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất và chất lượng sản phẩm,… về mọi mặt của doanh nghiệp. Xác định mức độ phù hợp của hệ thống quản lý ISO so với chuẩn mực đánh giá;
• Khẳng định được đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như sự uy tín và độ tin cậy của khách hàng cũng như các đối tác trong các vấn đề liên quan đến kinh doanh của một doanh nghiệp;
• Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng ISO nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của pháp luật;
• Chuẩn bị sẵn sàng các hồ sơ, thủ tục cho bên thứ 3 tới đánh giá;
• Duy trì nhận thức ISO cho toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp.

2. Nguyên tắc khi thực hiện đánh giá nội bộ ISO

Các cá nhân, tổ chức khi thực hiện đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp;

Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác;

Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá;

Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá;

Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá;

Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

3. Quy trình đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp cần thực hiện 06 bước sau đây để hoàn thành đánh giá nội bộ.

Bước 1: Lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO

Đây là bước đầu tiên và là nền móng quan trọng để một đánh giá nội bộ thành công. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ 03 yếu tố sau:

• Xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
• Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá
• Xác định nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.
• Ngoài ra các yếu tố như lịch đánh giá/ tần suất đánh giá, khu vực đánh giá và các vấn đề về nhân sự thay đổi cùng các lỗi sai khác sau quá trình đánh giá.
• Với một kế hoạch được xây dựng chi tiết và hoàn chỉnh, tin tưởng sẽ giúp hoạt động đánh giá nội bộ ISO diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Theo kế hoạch đã được đề ra, các đánh giá viên sẽ đi theo trình tự cụ thể được lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá nội bộ được tiến hành một cách thuận lợi.

Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

Để chuẩn bị cho cuộc đánh giá, các cá nhân tại vị trí lãnh đạo cần thực hiện các đầu việc như sau:

• Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ;
• Chỉ định các tổ trưởng của mỗi tổ báo cáo các đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu nhất định;
• Phân chia phạm vi đánh giá đồng thời chỉ định rõ các trách nhiệm cụ thể tại mỗi bộ phần trong tổ chức;
• Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ đó là cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ;
• Quy định rõ ràng và thông báo cho toàn thể các cán bộ đối với các doanh nghiệp hay nơi được đánh giá về Thời gian cho việc đánh giá nội bộ trước 3 ngày kể từ ngày chuẩn bị đánh giá nội bộ.

Bước 3: Tiến hành đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp tiến hành đánh giá theo các bước cơ bản như sau:

• Họp mở đầu;
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá;
• Thông tin trong lúc đánh giá;
• Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát;
• Thu thập và xác nhận thông tin;
• Chuẩn bị kết quả đánh giá;
• Họp kết thúc.

Bước 4: Gửi lại hồ sơ đánh giá bộ phận liên quan

Vì việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện một cách minh bạch rõ ràng chính vì vậy mà việc giữ hồ sơ cho các bên liên quan đặc biệt là từ bên đánh giá đến bên được đánh giá là bước cần phải làm. Nói cách khác bên được đánh giá có thêm cơ sở để tuyên bố hay chứng minh được hệ thống quản lý của họ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng hoặc các đối tác của họ.

Trong trường hợp ngược lại, khi các bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng đối với hệ thống quản lý của họ thì việc khắc phục các điều hạn chế, và đi hàn gắn lại các lỗ hổng đó là điều phải làm.

Bước 5: Hoàn tất đánh giá, lưu lại hồ sơ

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ mà trong đó có các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá, cùng các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Bước 6: Theo dõi, đo lường hoạt động đánh giá

• Tổ chức phải xác định:
• Điều gì cần phải được theo dõi và đo lường;
• Các phương thức theo dõi và đo lường hiệu quả đánh giá nội bộ;
• Khi nào cần thực hiện hoạt động theo dõi đo lường đánh giá.

4. Checklist câu hỏi đánh giá nội bộ ISO 

Checklist đánh giá nội bộ ISO 9001 có thể được xem là tập hợp những câu hỏi cùng câu trả lời dựa trên các bằng chứng đánh giá nội bộ. Doanh nghiệp đưa ra các câu hỏi dựa trên các yêu cầu theo điều khoản ISO 9001 cùng tình hình thực tế của doanh nghiệp, sau đó doanh nghiệp sẽ đưa ra câu trả lời kèm các bằng chứng xác thực cho câu hỏi đó khi thực hiện đánh giá nội bộ tổ chức.

>>> ĐỌC THÊM: Checklist đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 chi tiết nhất

5. Khóa học đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ

Đánh giá viên là một nhân tố quan trọng để một quá trình đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và theo đúng tiêu chuẩn ISO. Do đó, đòi hỏi đánh giá viên phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn về công việc này và thường xuyên trau dồi để có thể thực hiện việc đánh giá định kỳ tại tổ chức một cách tốt nhất. Vậy nên, các doanh nghiệp cần thiết phải tạo điều kiện tổ chức khóa học đào tạo cho các đối tượng này. Một khóa huấn luyện chuyên gia sẽ có 3 giai đoạn khác nhau, cụ thể:

• Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý: Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001;
• Giai đoạn 2: Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức;
• Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ.

>>> XEM CHI TIẾT: Khóa đào tạo đánh giá viên nội bộ ISO | Uy tín – Chi phí hợp lý

Với tất cả các thông tin trên, Vinacontrol CE HCM hy vọng được hỗ trợ và giải quyết các yêu cầu về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp nói chung và giúp doanh nghiệp vận hành, áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – 1 tiêu chuẩn quản lý hệ thống chất lượng chuyên nghiệp mang tính quốc tế nói riêng. Mọi thông tin tư vấn liên hệ hotline miễn cước 1800.646.820 hoặc email vncehcm@gmail.com để được hỗ trợ tốt nhất.