Workflow là gì? 5 Phương pháp giúp triển khai workflow hiệu quả

Workflow là một công cụ quản trị công việc hiệu quả, được rất nhiều Doanh nghiệp lớn nhỏ trên thế giới áp dụng. Trong bài viết này, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh sẽ giới thiệu đến bạn đọc workflow là gì và các phương pháp triển khai hiệu quả nhất.

1. Workflow là gì?

Workflow là gì? Workflow (luồng công việc) là một sự sắp xếp có hệ thống các bước và hoạt động cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Công cụ này xác định cách thức công việc được thực hiện từ đầu đến cuối, bao gồm thứ tự, người thực hiện, thời gian, luồng thông tin và các quy tắc liên quan.

Giống như một dòng chảy có tính tuần hoàn và ổn định, workflow có tác dụng “chỉ dẫn” mọi người theo một định hướng nhất định. Nhờ vậy, mọi thành viên đều nắm rõ vai trò của mình và thực hiện đúng tiến độ đã đề ra. Workflow giúp tăng cường hiệu suất, tăng tính tổ chức và giảm thiểu lỗi trong quá trình làm việc.

>>> ĐỌC NGAY: Flowchart là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi khi xây dựng Flowchart

2. Lịch sử ra đời của Workflow

Nguồn gốc ra đời của workflow là gì? Workflow có nguồn gốc từ công trình lý thuyết quản lý khoa học của Frederick Taylor, một kỹ sư cơ khí. Ông đã áp dụng phương pháp thực nghiệm để phân tích quy trình sản xuất và tìm cách cải thiện hiệu suất trong ngành công nghiệp, nhằm giảm thiểu lãng phí và tiêu chuẩn hóa quy trình.

Cùng với Frederick Taylor, Henry Gantt cũng đóng góp quan trọng vào sự phát triển của workflow. Gantt chart được sử dụng để trực quan hóa luồng công việc và xác định thời gian cụ thể cho từng hoạt động, giúp việc giám sát trở nên dễ dàng. Cả hai nghiên cứu này là bước đầu của công cụ workflow hiện đại ngày nay.

3. Các dạng thường gặp của workflow là gì?

Workflow cơ bản được chia làm ba loại chính. Vậy những dạng phổ biến của workflow là gì? Cùng tìm hiểu ngay nhé!

3.1 Process workflow

Process workflow là gì? Process workflow là sơ đồ nhằm mô tả các bước thực hiện và sự liên kết giữa chúng trong toàn bộ quá trình. Process workflow giúp cho người dùng hình dung được các đầu việc từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc của một dự án. Từ đó người thực hiện có thể biết được nên làm gì đầu tiên và thứ tự các bước tiếp theo là gì. 

>>> ĐỌC THÊM: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

3.2 Case workflow

Case workflow là gì? Case workflow là dạng biểu đồ mô tả chi tiết về các tình huống, trường hợp có thể xảy ra trong quá trình thực hiện công việc. Nó bao gồm các hoạt động và các bước cụ thể để giải quyết phát sinh. Điều này giúp nhân sự có thể kiểm soát, xử lý các tình huống kịp thời.

3.3 Project workflow

Project workflow là gì? Project workflow là một quy trình hoặc sơ đồ mô tả các bước và công việc cần thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. Nó xác định các hoạt động, tác vụ và phân công công việc cần thiết để hoàn thành dự án. Từ đó, quy trình công việc diễn ra liên tục và tăng tính hiệu quả.

4. Workflow phù hợp với những đối tượng nào?

Sau đây là những điều kiện giúp Doanh nghiệp xác định liệu mình có phù hợp để áp dụng workflow vào tổ chức hay không:

• Quy trình làm việc của doanh nghiệp gồm nhiều bước, công đoạn và có sự phối hợp của nhiều phòng ban hay không? 
• Doanh nghiệp có đang thực sự cần tối ưu hóa tự động quy trình bằng phần mềm hay không? Chẳng hạn như phần mềm hỗ trợ lĩnh vực nhân sự, kế toán hoặc bán hàng,… 
• Doanh nghiệp đã có sẵn các công sự giám sát, theo dõi nhân sự để đảm bảo thực hiện quy trình đúng theo kế hoạch? 
• Hệ thống lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu hay công cụ hỗ trợ chỉnh sửa quy trình doanh nghiệp đã có hay chưa?

Nếu doanh nghiệp của bạn đáp ứng đủ những yếu tố vừa nêu thì nên áp dụng Workflow để cải thiện cho quy trình làm việc. Áp dụng workflow phù hợp vừa giúp đáp ứng nhu cầu mà còn làm tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp, tổ chức khác. 

5. Lợi ích của Workflow là gì?

Việc hiểu rõ Workflow là gì và cách phân loại giúp bạn dễ dàng trong việc sử dụng hơn. Nếu áp dụng hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu cụ thể những lợi ích đó là gì nhé! 

5.1 Trực quan hóa quy trình làm việc

Để thực hiện một công việc hiệu quả thì đầu tiên cần nắm được quy trình làm việc. Workflow sẽ đem lại cho bạn cái nhìn trực quan, rõ ràng nhất về sơ đồ công việc. Mọi thứ đều được sắp xếp theo thứ tự và khoa học nhất. Vì vậy, khi thực hiện chỉ cần làm theo mẫu sơ đồ này.

Việc vận dụng Workflow vào trong từng dự án giúp người làm ghi nhớ tốt hơn và tránh được những sai sót. Ngoài ra, vì được trình bày theo thứ tự từng nhiệm vụ, từng giai đoạn nên sẽ không còn tình trạng quá tải hoặc thiếu nhất quán công việc.

5.2 Tinh gọn quy trình

Nhiều doanh nghiệp, công ty có khối lượng công việc tương đối lớn và phức tạp. Vì thế khi thể hiện quy trình làm việc sẽ có rất nhiều đầu mục, công việc khác nhau. Khi nhà quản lý đã hiểu rõ về tính chất workflow sẽ dễ dàng điều chỉnh quy trình phù hợp, tinh giảm các công việc dư thừa, từ đó cải thiện hiệu suất.

5.3 Cải thiện tinh thần trách nhiệm của nhân sự

Khi đã nắm rõ khái niệm “Workflow là gì?”, các doanh nghiệp có thể giúp cải thiện tính tự giác và trách nhiệm của mỗi nhân viên. Ở trong sơ đồ workflow mỗi công việc đều được thể hiện rõ ràng, gắn với từng cá nhân/ bộ phận cụ thể. Nhờ vậy, mỗi người đều có thể chủ động thực hiện nhiệm vụ để tuân thủ tiến độ chung.

5.4 Chuẩn hóa công việc

Theo như khái niệm “Workflow là gì” vừa phân tích trên thì luồng công việc sẽ được được thể hiện rõ ràng, thống nhất và theo thứ tự nhất định. Theo đó, khi triển khai dự án theo workflow, bạn sẽ biết được:  

• Nên bắt đầu công việc từ đâu?
• Cách thức thực hiện công việc ra sao?
• Mục tiêu cần đạt được là gì? Chất lượng ra sao?
• Bộ phận nào sẽ đảm nhiệm vai trò này trong luồng công việc?
• Những lỗi sai cần tránh trong quá trình làm việc là gì?

5.5 Tiết kiệm chi phí, tối đa lợi nhuận

Tiết kiệm chi phí là điều rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp khi bắt tay vào làm việc gì. Bằng cách sử dụng workflow, doanh nghiệp sẽ tìm ra những hướng đi hợp lý và phương án tốt nhất. Nhờ thế, Doanh nghiệp có thể tiết kiệm được những chi phí không đáng có, từ đó cải thiện lợi nhuận.

6. Quy trình 7 Bước xây dựng Workflow hiệu quả

Để có thể làm được tất cả điều trên thì người quản lý cần phải biết cách xây dựng Workflow hiệu quả. Vậy các bước để xây dựng Workflow là gì?

6.1 Bước 1: Thu thập các dữ liệu quan trọng liên quan đến quy trình

Để xây dựng một workflow hiệu quả, bạn cần có những dữ liệu quan trọng để thiết lập nên điểm mấu chốt. Càng có nhiều dữ liệu thì càng giúp người quản lý nắm bắt và dễ trình bày quy trình hơn. Ví dụ: Số lượng người tham gia, chức vụ và nghĩa vụ của mỗi thành viên, ai là người quản lý,… 

Quy trình Workflow sẽ hình thành dựa trên dữ liệu và thiết lập một trình tự công việc rõ ràng. Bên cạnh đó, bạn cần thảo luận với những người đóng góp vào quy trình để hiểu rõ những khó khăn mà họ đang gặp phải khi thực hiện phương pháp làm việc hiện tại. Điều này giúp xác định được những điểm cần cải thiện và tối ưu hóa quy trình để đạt được hiệu suất và hiệu quả tốt nhất

6.2 Bước 2: Xác định các đầu mục công việc

Sau khi tìm hiểu “Workflow là gì?” và làm xong bước 1 thì bạn bắt đầu liệt kê, sắp xếp các đầu công việc. Mỗi công việc cần có sự liên kết và tiếp nối nhau theo đúng một quy trình tuần hoàn. Tùy vào quy mô mỗi dự án mà các chuỗi liên kết có thể nhiều hoặc ít. Người quản lý cần phải biết chính xác điều này để thiết kế đúng quy tắc. 

>>> XEM THÊM: PQC là gì? 11 Yêu cầu để trở thành một nhân viên PQC giỏi

6.3 Bước 3: Bố trí nhân sự phù hợp

Sau khi đã liệt kê rõ từng nhiệm vụ trong quy trình Workflow, bước tiếp theo là xem xét và lựa chọn những cá nhân phù hợp để tham gia vào quy trình đã được thiết lập. Có những công việc sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo mà không cần sự cho phép, trong khi một số ít phải có người phê duyệt mới được tiếp tục thực hiện. 

Qua việc xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân trong Workflow, ta có thể đảm bảo rằng công việc được phân chia và thực hiện một cách hiệu quả và liên tục.

6.4 Bước 4: Thiết kế cách vẽ workflow phù hợp

Sau khi đã qua ba bước trên, bước tiếp theo là lựa chọn cách thiết kế workflow phù h[. Quá trình lên ý tưởng là một giai đoạn quan trọng, vì nó ảnh hưởng đáng kể đến thành công của dự án. Mỗi nhiệm vụ trong sơ đồ sẽ được phân công rõ ràng cho từng bộ phận hoặc cá nhân có trách nhiệm.

Sơ đồ Workflow càng trực quan và rõ ràng, càng giúp cho các thành viên dễ theo dõi và nắm bắt. Để tăng tính chính xác và sắc nét, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ kỹ thuật số. Hiện nay, có nhiều công cụ tạo sơ đồ Workflow trên máy tính, giúp cho quá trình này trở nên dễ dàng hơn.

6.5 Bước 5: Chạy thử workflow vừa tạo

Đây là bước “cực kỳ” quan trọng để đánh giá và kiểm tra hiệu quả của Workflow. Bước này cần có sự hợp tác của tất cả thành viên trong quy trìn. Chạy thử giúp xác định liệu Workflow hoạt động tốt và đáp ứng mục tiêu của dự án hay không?. Nếu có vấn đề, các thành viên có thể đóng góp ý kiến và thực hiện các điều chỉnh phù hợp.

6.6 Bước 6: Đào tạo về workflow cho tổ chức

Bất kỳ một phương pháp làm việc mới nào cũng cần có sự trải nghiệm. Vì thế, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo, huấn luyện cho nhân viên của mình để làm quen. Với công cụ như workflow thì giúp những người mới tự tin hơn khi bắt tay vào việc và hiểu đúng vai trò của mình. 

6.7 Bước 7: Đưa workflow vào hoạt động

Sau khi đã hoàn thành các bước trên, bạn có thể đưa Workflow vào hoạt động. Tốt nhất bạn nên áp dụng với quy mô nhỏ để xem hiệu quả của quy trình này thế nào. Nếu cảm thấy hài lòng hãy sử dụng cho những quy mô lớn hơn. Nếu xảy ra thiếu sót, hãy bổ sung và duy trì để Workflow hoàn chỉnh nhất. 

7. 5 Phương pháp giúp cải tiến Workflow hiệu quả

Để tận dụng tối đa tiềm năng của Workflow và nâng cao hiệu quả, có 5 cách cải thiện quan trọng dựa trên nghiên cứu của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran. Dưới đây là 5 phương pháp cụ thể:

• Six Sigma:

Six Sigma là gì? Phương pháp này giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai sót, thiệt hại cho những sản phẩm ở công đoạn cuối. Six Sigma đòi hỏi người thực hiện, quản lý có óc phân tích, kỹ năng quan sát và phán đoán chuẩn xác cao. Có 2 cách phổ biến đó là DMAIC và DMADV.

• Quản lý chất lượng toàn diện (TQM): 

TQM là gì? Lý thuyết quản trị chất lượng toàn diện nhằm nâng cao chất lượng và cải thiện các vấn đề liên quan đến sản phẩm. Ngoài ra, đây còn là phương pháp giúp quản lý tốt môi trường làm việc và tăng độ tương tác giữa các nhân viên. 

• Lý thuyết tái cấu trúc khâu kinh doanh (Business Process Reengineering – BPR): 

Đây là lý thuyết nhằm giúp các nhà lãnh đạo có thể phân tích các vấn đề ở nhiều cấp độ thông qua việc sử dụng các thuật toán được cung cấp. 

• Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): 

Với Lean System, Doanh nghiệp sẽ loại bỏ được những loại chi phí không cần thiết. Bên cạnh đó, phương pháp còn giúp đơn giản hóa các quy trình, hoạt động trong dự án, từ đó tăng khả năng cạnh tranh với thị trường. 

• Lý thuyết ràng buộc (Theory of Constraints – TOC): 

Phương pháp giúp doanh nghiệp nhận biết các mối liên kết yếu và ràng buộc giữa các sự kiện trong quy trình. Điều này sẽ giúp Doanh nghiệp có quyết định giữ lại hoặc loại bỏ các sự kiện không phù hợp nhằm cải tiến hiệu suất của quy trình.

8. Phân biệt Workflow với các công cụ quản lý công việc khác

Hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý công việc dành cho doanh nghiệp. Workflow là một ví dụ điển hình. Vậy, giữa Workflow và các công cụ khác có gì khác biệt? 

8.1 Workflow và Process

Khác biệt giữa Process và workflow là gì? Về cơ bản, Process được xem là thuật ngữ có ý nghĩa rộng hơn so với Workflow. Trong đó, Workflow chỉ thể hiện thứ tự các công việc cần thực hiện. Process lại bao gồm cả các báo cáo, biểu mẫu, dữ liệu cần thiết cho công việc từ đầu đến cuối. 

Ví dụ về công việc mua hàng cho công ty:

• Workflow sẽ theo trình tự: Nhân viên lên danh sách sản phẩm -> Gửi lên giám đốc trình duyệt -> Tiến hành mua hàng.
• Process sẽ gồm workflow và các dữ liệu các nhà cung cấp, báo cáo hàng hóa, cách thức liên hệ và ngân sách chi tiêu,… 

8.2 Workflow và Checklist

Điểm khác biệt giữa Checklist và Workflow là gì? Checklist chỉ đơn giản là một phiên bản của workflow. Công cụ này có hạn chế trong việc chia sẻ nhiệm vụ cho các thành viên và người quản lý khó khăn trong việc theo dõi các công việc trước đó. Ngoài ra, checklist cũng gặp khó khăn trong việc giải quyết tình huống phát sinh kịp thời.

8.3 Human-centric workflow, System-centric workflow và Document-centric workflow

Human-centric workflow, System-centric workflow và Document-centric workflow đều là ba dạng luồng công việc. Tuy nhiên, điểm khác biệt giữa chúng là sự định hướng khác nhau. Cụ thể:

8.4 Workflow tự động và Workflow thủ công

Sau đây là các tiêu chí để phân biệt giữa workflow tự động và workflow thủ công:

3. Ví dụ về Workflow trong Doanh nghiệp

Trong bất kỳ doanh nghiệp hoạt động kinh doanh nào cũng đều có rất nhiều quy trình công việc. Mỗi hoạt động cần đến xử lý dữ liệu đều được gọi là quy trình công việc. xin gửi đến bạn 3 ví dụ điển hình nhất về Workflow trong doanh nghiệp: 

• Kiểm tra trang thiết bị

Quy trình này thường bắt đầu bằng việc kỹ thuật viên sẽ kiểm tra thiết bị trong danh sách. Tiếp đến là khâu nhận định, đánh giá trang thiết bị. Sau đó, báo cáo kết quả trong quy trình lên cấp trên.

Ở quy trình này, các bước kiểm tra thật sự quan trọng vì nó ảnh hưởng đến các bước tiếp theo. Nếu có hư hỏng hoặc tổn thất sẽ cần phải sửa chữa hoặc bảo trì. Nếu không chỉ cần báo cáo cho người quản lý. 

• Báo cáo hiệu suất

Tùy vào nhu cầu của từng tổ chức mà quy trình này được thực hiện theo định kỳ hoặc không liên tục. Các dữ liệu được thu thập và báo cáo tự động thông qua hệ thống. Sau đó sẽ gửi đến bộ phận chuyên trách để xử lý và đánh giá kết quả.

Những dữ liệu thường sẽ liên quan đến chất lượng sản phẩm, năng suất nhân viên hoặc kết quả kinh doanh. Quy trình thường được lặp đi lặp lại, và đa số được thực hiện bởi phần mềm công nghệ, thay vì thủ công. 

• Giới thiệu nhân sự mới

Quy trình này rất phổ biến đối với mỗi doanh nghiệp, gần như xuyên suốt trong quá trình phát triển. Trong mỗi đợt tuyển dụng, sau khi đã tuyển chọn được ứng viên thì sẽ áp dụng quy trình giới thiệu nhân viên mới cho toàn công ty.

Bước đầu tiên là gửi biểu mẫu thông tin của nhân viên đến người quản lý. Trong đó bao gồm kinh nghiệm, kỹ năng và công việc của họ tại công ty. Những thông tin này cần được xử lý trước bởi HR. Sau khi người quản lý đã nắm được thì có thể chia sẻ đến các bộ phận khác. 

Bài viết trên đây đã giải đáp “Workflow là gì” và  toàn bộ vấn đề liên quan đến Workflow. Đây là phương pháp xây dựng quy trình phổ biến và hữu ích cho nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác, bạn có thể liên hệ ngay với Vinacontrol CE Hồ Chí Minh qua hotline: 1800.646.820 hoặc email: vncehcm@vnce.com.vn để được hỗ trợ nhé!

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• WBS là gì? 5 Gợi ý giúp phân chia cấu trúc công việc hiệu quả
• Mô hình SMART và 4 nhược điểm khi thiết lập mục tiêu SMART