PDCA là gì? Mô hình PCDA trong hệ thống quản lý chất lượng

Chu trình cải tiến liên tục của Tiến sĩ Deming được ra mắt công chúng Nhật Bản vào những năm 1950 hay còn được biết đến với mô hình PDCA (Lập kế hoạch- Thực hiện- Kiểm tra- Điều chỉnh). Mô hình này nằm trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 được mô tả bằng hình ảnh một hình tròn lăn trên mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), hình ảnh thể hiện thực chất của quá trình quản lý chính là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng nghỉ.

 

1. PDCA là gì?

PDCA ban đầu được áp dụng với mục đích để ra các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, đến thời điểm hiện tại đây được coi là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001; ISO 14001,…

PDCA là viết tắt của cụm từ  Plan – Do – Check – Act, cụ thể:

  • Plan – Xây dựng, lập kế hoạch;
  • Do – Thực hiện kế hoạch đã lập;
  • Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
  • Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

 

Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Mô hình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

✍ Xem thêm: ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng

Mỗi điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 đều bao hàm bước lập kế hoạch (Plan), điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào bước Thực hiện (Do), và điều 8 tập trung vào các bước Kiểm tra (Check), Hành động (Act).

Trong các điều khoản trên thì điều 8 là khó để thực hiện nhất bởi nó tập trung vào các bước Kiểm tra (Check) và hành động (Act). Theo phương pháp làm việc truyền thống, mọi người sẽ hoàn thành bước Lập kế hoạch và thực hiện rồi sau đó tiến hành kiểm tra cũng như hành động tiếp theo. Tuy nhiên để áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thì phương pháp làm việc truyền thống cần phải thay đổi, mọi người cần tập trung cũng như dành nhiều thời gian hơn cho bước Kiểm tra và Hành động tại Điều 8.

 

2.  Phân tích chi tiết về chu trình PDCA

PDCA là cụm từ viết tắt của Plan - Do - Check - Act tượng trưng cho 4 đầu việc cần được thực hiện một cách tuần tự để đảm bảo việc quản lý đạt được hiệu quả tối ưu.

2.1. Xây dựng kế hoạch (Plan)

Doanh nghiệp cần xây dựng một chu trình kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh với các nội dung chính sau: tầm nhìn/nhiệm vụ, chính sách, chất lượng, các tiêu chuẩn, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm/ thị trường/ quá trình mới. Với tiêu chuẩn ISO 9001 thì các yếu tố vừa nêu cần được lên kế hoạch và được hoạch định một cách rõ ràng trong 07 mục dưới đây:

  • Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS);
  • Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng;
  • Trách nhiệm lãnh đạo;
  • Quản lý nguồn lực;
  • Hoạch định việc tạo sản phẩm;
  • Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường;
  • Hành động phòng ngừa.

 

Xây dựng kế hoạch trong quy trình PDCA

Xây dựng kế hoạch trong quy trình PDCA

2.2 Thực hiện kế hoạch - Do

Đây là bước sẽ diễn ra thường xuyên và có thể xảy ra trong chu kỳ hàng tháng.  Qua việc thực hiện kế hoạch sẽ cho ra các dữ liệu để đo lường và phân tích và đây  được xem  như kết quả của bước thực hiện kế hoạch hàng năm. Việc thực hiện tập trung nhiều trong Mục 7- Tạo sản phẩm. Đa phần các giấy tờ liên quan đến hồ sơ của Hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong quá trịnh tại Mục 7.

  • Năng lực và Đào tạo;
  • Thiết kế và phát triển;
  • Mua hàng;
  • Sản xuất và cung cấp dịch vụ.

 

Thực hiện kế hoạch (Do) sau khi đã lập kế hoạch theo chu trình PDCA

Thực hiện kế hoạch (Do) sau khi đã lập kế hoạch theo chu trình PDCA

2.3. Kiểm tra dữ liệu – Check

Khi đã thu được các dữ liệu, thông tin từ Bước thực hiện, chúng ta cần tiến hành việc phân tích, nghiên cứu các dữ liệu, thông tin đó. Trong bước này, chúng ta không chỉ kiểm tra xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Hơn thể nữa, chúng ta cần đi vào phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu đã chứa đựng, truyền tải những thông tin gì; hay còn gọi là hoạt động chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Các quá trình kiểm tra khác nhau được xác định rõ ràng tại tiêu chuẩn ISO 9001, như là chu trình đo lường và phân tích để biết rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

  • Xem xét của lãnh đạo;
  • Theo dõi và đo lường;
  • Sự thỏa mãn của khách hàng;
  • Đánh giá nội bộ;
  • Phân tích dữ liệu.

 

Kiểm tra, đánh giá dữ liệu từ Bước thực hiện kế hoạch để thu nhận thông tin cần thiết

Kiểm tra, đánh giá dữ liệu từ Bước thực hiện kế hoạch để thu nhận thông tin cần thiết

2.4 Hành động - Atc

Ở đây, hành động được thực hiện phải nhanh chóng, quyết liệt, không được chậm trễ nhằm loại bỏ các thiếu sót, được xác định thông qua các bước thực hiện và kiểm tra trong thực tế. sự xem xét của lãnh đạo cũng là một yếu tố hành động vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cũng như phòng ngừa cần thiết.

Tiêu chuẩn ISO 9001 cũng yêu cầu có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.

 

Hành dộng khắc phục nhanh chóng khi nhận được thông tin về lỗi

Hành dộng khắc phục nhanh chóng khi nhận được thông tin về lỗi 

3. Khi nào nên áp dụng chu trình PDCA?

Khung PDCA luôn luôn hiệu quả khi áp dụng vào mọi loại tổ chức. Nó có thể được sử dụng để cải thiện bất kỳ quy trình hoặc sản phẩm nào, bằng cách chia chúng thành các bước hoặc giai đoạn phát triển nhỏ hơn và khám phá các cách để cải thiện từng quy trình hoặc từng giai đoạn.

Chu trình PDCA cũng đặc biệt hữu ích cho việc thực hiện các phương án ​​Quản lý chất lượng toàn diện hoặc Six Sigma để cải thiện các quy trình kinh doanh nói chung.

Six Sigma - Hệ thống các công cụ và chiến lược nhằm nâng cao quá trình hoạt động

Six Sigma - Hệ thống các công cụ và chiến lược nhằm nâng cao quá trình hoạt động

 

Tuy nhiên, việc triển khai, thực hiện chu trình PDCA có thể mất thời gian hơn nhiều so với việc thực hiện quản lý bình thường khác.Vì vậy, nó có thể không phải là cách tiếp cận thích hợp trong việc giải quyết một vấn đề khẩn cấp tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc triển khai chu trình PDCA cũng đòi hỏi sự tham gia đáng kể từ các thành viên trong nhóm, và mang lại ít cơ hội hơn để đổi mới triệt để - Điều mà có thể là những gì doanh nghiệp mong muốn được khắc phục, cải tiến hiện tại.

Vậy nên, doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng chu trình PDCA vào từng tình huống hợp lý để đạt được mục đích và  hiệu quả tốt nhất.

Để tìm hiểu kỹ hơn về cách áp dụng Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 900:2015 của doanh nghiệp, quý khách vui lòng liên hệ Vinacontrol CE theo số hotline 1800.646.820, email vncehcm@vnce.com.vn hoặc để lại thông tin liên lạc để được hỗ trợ tốt nhất.