16+ Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất trong công việc

Quản lý thời gian là kỹ năng quan trọng để thành công trong công việc. Cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh theo dõi bài viết này để tìm hiểu về 16+ kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nhất và áp dụng ngay hôm nay!

1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là khả năng sử dụng thời gian một cách hiệu quả, có chủ đích để hoàn thành các công việc, mục tiêu đã đặt ra. Người sở hữu kỹ năng quản lý thời gian biết cách sắp xếp, phân chia công việc và hoàn thành chúng trong các khoảng thời gian thích hợp, từ đó tối ưu hóa được năng suất và hiệu suất làm việc.

Cần hiểu rằng, quản lý thời gian tốt không phải “nhồi nhét” tất cả công việc vào cùng một lúc. Thay vào đó, kỹ năng này giúp bạn biết cách xây dựng kế hoạch linh hoạt, cân bằng công việc với cuộc sống cá nhân, phát triển sức khỏe tâm sinh lý; đặc biệt, có thể lường trước và đủ thời gian để ứng phó với những thay đổi, rủi ro có thể xảy ra.

2. TOP 16 kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả có thể áp dụng vào cuộc sống hằng ngày và mang lại nhiều lợi ích bất ngờ. Sau đây là 16 kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả:

2.1 Thiết lập mục tiêu SMARTER

Thiêt lập mục tiêu hiệu quả là một trong những kỹ năng quản lý thời gian quan trọng. Khi bạn đặt mục tiêu theo tiêu chí SMARTer, bạn sẽ xác định rõ ràng, định lượng được, thấy được tính khả thi, phù hợp và thời hạn thực hiện mục tiêu ấy, nhận ra được nguyên nhân bạn muốn theo đuổi từ ban đầu. Nhờ vậy, bạn có thể chú ý vào những công việc ưu tiên nhất cho bản thân và không bị phân tâm.

Với mục tiêu SMARTer, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ các kế hoạch, công việc của mình. Đồng thời, phương pháp này giúp bạn duy trì được động lực của bản thân thông qua việc phân chia các mục tiêu thành nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý và dễ dàng đạt được hơn.

>>> TÌM HIỂU NGAY: Điểm khác biệt giữa mục tiêu SMARTer với mô hình SMART là gì?

2.2 Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Thông thường, mọi người thường sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc theo các tiêu chí như mức độ quan trọng, thời lượng, trình tự,… Tuy nhiên, mọi người thường bỏ qua một yếu tố quan trọng tác động rất lớn đến việc quản lý thời gian: Năng lượng cần thiết để thực hiện một công việc.

Năng lượng và sự tập trung trong mỗi chúng ta đều có sự dao động, lên xuống bất thường. Khi năng lượng trong ta đang không ổn định, khả năng quản lý thời gian sẽ bị ảnh hưởng. Nếu bạn chỉ lập một kế hoạch với toàn các công việc đòi hỏi tiêu hao quá nhiều năng lượng tinh thần, liệu nó có thật sự mang lại hiệu quả hay không?

Do đó, để có được một kế hoạch công việc phù hợp nhất, hãy xem xét đến mức năng lượng cần thiết, kết hợp cùng sự hạn chế về mặt thời gian trong từng nhiệm vụ. Từ đó, hãy lên kế hoạch phù hợp theo ngày, tuần, tháng để đảm bảo chúng không “vắt kiệt” năng lượng của bạn, đồng thời, đảm bảo được chất lượng của từng công việc.

>>> XEM NGAY: 15 Lý do nghỉ việc thuyết phục [kèm mẫu] cùng các gợi ý chi tiết

2.3 Sử dụng kỹ thuật Power Hour (Giờ năng lượng)

Đây là một kỹ năng quản lý thời gian rất hay và bổ ích! Power Hour (Giờ năng lượng) phương pháp quản lý thời gian liên quan đến việc dành một giờ trong ngày để tập trung vào Một nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn. Phương pháp này giúp bạn đạt được sự tiến bộ vượt bậc, hoàn thành được nhiều công việc hơn bằng cách tập trung hoàn toàn vào công việc trong một khung giờ nhất định.

Bước đầu tiên của phương pháp này là xác định một công việc quan trọng nhất và khung giờ mà bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhất. Tiếp theo, trong khoảng thời gian đó, hãy dành toàn bộ sự tập trung và năng lượng của mình cho công việc, loại bỏ tất cả các yếu tố gây phân tâm, xao nhãng (mạng xã hội, điện thoại,…)

Một số câu hỏi giúp bạn có thể xác định được khung giờ năng lượng phù hợp của mình

• Khi nào bạn hoàn toàn không thể tập trung vào công việc? (giờ đón con, giờ ăn tối, giờ làm việc nhà,…)
• Khoảng thời gian nào trong ngày mà bạn cảm thấy tinh thần thoải mái, tràn đầy sinh lực và tập trung cao độ nhất? (Buổi sáng, trưa, chiều, tối, sau giờ ăn sáng, sau giờ ăn trưa,….)

Lưu rằng, giờ năng lượng chỉ dành để giải quyết Một nhiệm vụ quan trọng, ưu tiên nhất của bạn. Sau đây là hai câu hỏi giúp bạn xác định được nhiệm vụ ưu tiên nhất:

• Nhiệm vụ nào mà bạn cảm thấy khó khăn, tốn nhiều thời gian nhất mà bạn đang trì hoãn nó, nhưng nếu hoàn thành được thì bạn cảm thấy rất nhẹ nhàng và có nhiều động lực?
• Nhiệm vụ nào nếu được hoàn thành sẽ khiến bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng, động lực để theo đuổi tiếp kế hoạch của mình?

>>> ĐỌC THÊM: MBTI là gì? 16 Loại tính cách MBTI chi tiết và cách ứng dụng

2.4 Phân nhóm các nhiệm vụ có tính chất tương tự

Việc phân nhóm các công việc giống nhau về tính chất là việc tập hợp các hoạt động tương tự và làm xong chúng trong một lần duy nhất hoặc cùng một thời điểm. Kỹ năng quản lý thời gian này có thể giúp cải thiện quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian cũng như năng lượng cần thiết để chuyển sang các công việc khác.

Bằng cách gom nhóm tất cả các công việc liên quan với nhau, bạn có thể tổ chức quy trình và tạo ra hiệu quả tổng hợp.

2.5 Giao việc

Giao việc là một trong những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, yêu cầu bạn phải chia sẻ công việc của mình cho những người khác. Ủy quyền không có nghĩa là bạn đang né tránh trách nhiệm của mình; ngược lại, điều đó có nghĩa là bạn biết cách quản lý, tổ chức hợp lý các công việc cũng như học được cách tin tưởng vào người khác.

Ủy quyền giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hơn bằng cách “giải phóng” được thời gian dành cho các nhiệm vụ khác thông qua giao việc. Kỹ năng này sẽ giúp bạn giảm thiểu được áp lực công việc, sự căng thẳng đồng thời nâng cao hiệu suất và cải thiện sự tin tưởng, mối quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau.

2.6 Lên thời gian biểu cho các công việc cần làm

Việc ghi chép và lên thời gian biểu cho các công việc giúp bạn yên tâm và giảm căng thẳng. Không những thế, nó còn đảm bảo rằng các công việc được làm xong đúng thời hạn. Để quản lý thời gian hiệu quả hơn và cắt giảm thời gian vào những công việc không quan trọng, bạn cần xác định thời gian rõ ràng cho các công việc. Đây là một kỹ năng quản lý thời gian cơ bản mà bạn cần nắm.

>>> THAM KHẢO NGAY: 9 Mẫu bảng kế hoạch công việc cá nhân, tuần, tháng trên Excel

2.7 Thiết lập thời hạn cho các công việc

Việc thiết lập thời hạn (deadline) cho các công việc là kỹ năng quản lý thời gian cơ bản, giúp tạo ra cảm giác khẩn trương động lực để hoàn thành nhiệm vụ/ dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Bạn có thể chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và tạo các mốc thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ một.

2.8 Tránh xa các “phiền nhiễu”

Sự xao nhãng là một trong những thứ làm ảnh hưởng đến năng suất lớn nhất. Những điều dễ khiến bạn phiền nhiễu như: cuộc gọi điện thoại, email và thông báo trên mạng xã hội có thể ảnh hưởng rất lớn đến khả năng tập trung và hoàn thành công việc đúng hạn của bạn. Cố gắng loại bỏ những yếu tố này là một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mà bạn không nên bỏ qua.

Bằng cách loại bỏ những yếu tố khiến bạn phân tâm, xao nhãng, bạn có thể ưu tiên dành thời gian cho công việc và sử dụng chúng cách hiệu quả hơn. Bạn có thể tránh xa các “phiền nhiễu” bằng cách tắt thông báo trên máy tính, điện thoại hoặc chọn một không gian yên tĩnh làm việc.

2.9 Hạn chế việc trì hoãn

Trì hoãn là việc bỏ qua các công việc cần làm ngay để làm các việc khác không quan trọng hơn hoặc không gấp. Nó làm giảm hiệu suất và làm tăng mức độ căng thẳng của bạn khi còn quá nhiều việc quan trọng vẫn chưa làm hết. Có quá nhiều lý do khiến bạn luôn trì hoãn trong công việc, do đó rất khó để bạn vượt qua nó.

2.10 Tránh đa nhiệm

Nhiều người nghĩ rằng làm nhiều việc cùng một lúc là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc. Nhưng thực tế, bộ não của chúng ta làm việc tốt hơn khi chỉ tập trung vào một công việc tại một thời điểm. 

Khi bạn chuyển từ việc này sang việc khác, bộ não của bạn phải điều chỉnh lại mỗi lần, làm tiêu hao năng lượng tinh thần và thời gian. Kết quả là công việc có chất lượng kém hơn và mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Để cải thiện việc quản lý thời gian, hãy ngừng làm nhiều việc cùng một lúc và tập trung thực hiện từng việc một.

2.11 Học cách từ chối

Khi một người đối diện với các yêu cầu hoặc đòi hỏi, họ thường có xu hướng ngại từ chối. Điều này có thể dẫn đến việc quá tải và thiếu sự tập trung dành cho các công việc quan trọng. Nhiều người lo ngại rằng việc từ chối sẽ khiến họ trở nên ích kỷ, nhưng đó là một trong những cách hiệu quả nhất để có thời gian dành cho bản thân. 

Khi học cách từ chối, bạn sẽ thấy rằng mình có nhiều năng lượng hơn để làm những công việc quan trọng.. Nếu cảm thấy mình đã có quá nhiều việc phải làm, bạn hãy từ chối nhã nhặn các công việc mới. Hãy xem xét lại danh sách công việc hiện tại trước khi đồng ý hỗ trợ ai đó hoặc nhận thêm một công việc khác nhé!

>>> ĐỌC NGAY: DISC là gì? Hướng dẫn ứng dụng DISC vào HRM hiệu quả

2.12 Áp dụng kỹ thuật đòn bẩy

Đòn bẩy là cách bạn dùng ít nỗ lực để đạt được nhiều kết quả. Bằng cách tìm ra các việc ít tốn công nhưng thu lại hiệu quả lớn, bạn có thể quản lý thời gian hiệu quả và dễ dàng đạt được mục tiêu hiệu quả hơn. 

Ngoài việc phân công cho người khác, bạn có thể tự động hóa các việc lặp lại hoặc gây sự nhàm chán. Bạn còn có thể tiết kiệm thời gian và chú ý vào các công việc quan trọng hơn bằng cách sử dụng các công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ để hoàn thành công việc. 

2.13 Theo dõi cách bản thân sử dụng thời gian

Theo dõi và kiểm soát thời gian dành cho các công việc hoặc hoạt động nào đó rất quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả. Việc này sẽ mang lại cho bạn những thông tin chi tiết về cách bạn sử dụng thời gian, xác định các những việc chiếm nhiều thời gian để có thể đưa ra tìm ra phương án cải thiện năng suất hiệu quả nhất.

2.14 Thường xuyên nghỉ giải lao

Mặc dù việc nghỉ ngơi khi có nhiều việc phải làm nghe có vẻ phi lý nhưng bạn đừng quá lo lắng. Nghỉ ngơi một chút sau đó lại tiếp tục công việc sẽ giúp bạn làm việc tốt hơn. Sau thời gian làm việc căng thẳng, não bạn cần nghỉ ngơi và tái tạo lại năng lượng trước khi tiếp tục tập trung cao độ.

Nếu vẫn ráng làm việc liên tục mà không nghỉ ngơi, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và hiệu quả làm việc sẽ giảm sút. Do đó, hãy làm những điều giúp bạn cảm thấy thư giãn và nhanh chóng phục hồi khi nghỉ ngơi, chẳng hạn như đi bộ, duỗi cơ, thiền hoặc chơi một thứ gì đó bạn thích.

2.15 Kiểm soát sự căng thẳng

Khi căng thẳng, chúng ta rất dễ mất tập trung, làm việc không hiệu quả. Khi đó, chúng ta sẽ gặp khó khăn để có thể tập trung lại vào các nhiệm vụ hoặc thậm chí mất đi hứng thú làm việc, dẫn đến lãng phí thời gian và trễ hạn. 

Cho dù công việc hoặc cuộc sống cá nhân có quá nhiều căng thẳng, hãy cố gắng tìm ra điều có thể khiến bạn thoải mái hơn để giải tỏa nó. 

2.16 Áp dụng quy tắc 20 phút

Quy tắc 20 phút là một kỹ năng sắp xếp thời gian rất hiệu quả. Bạn có thể bắt đầu bằng cách chọn một công việc quan trọng cần làm và đặt đồng hồ bấm giờ trong 20 phút. Bạn hãy cố gắng tập trung, chú ý vào nhiệm vụ đó và nỗ lực hết sức hoàn thành việc ấy  cho đến khi hết thời gian. 

Sau đó, nếu đã hoàn thành việc ấy thì quá tốt. Chẳng may hết thời gian nhưng công việc vẫn còn dở dang, hãy xem xét xem bạn có muốn tiếp tục thực hiện hay không. Bạn cứ lặp lại 20 phút như vậy cho đến khi hoàn thành nhiệm vụ. Bạn sẽ tận dụng được khá nhiều thời gian đấy.

3. 4 Lời khuyên giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian trong cuộc sống

Nếu bạn muốn cải thiện kỹ năng quản lý thời gian của chính mình thì đừng bỏ lỡ 4 lời khuyên vô cùng hữu ích sau:

3.1 Sống và làm việc có mục đích

Để quản lý thời gian tốt nhất, bạn cần biết bản thân muốn gì. Bỏ thời gian cho những việc mang lại kết quả quan trọng sẽ giúp bạn thành công và hạnh phúc vì đạt được mục tiêu của mình. 

Không có cách nào để cân bằng công việc và cuộc sống hoàn hảo, nhưng nếu biết mình muốn gì, bạn có thể tìm ra cách hài hòa chúng. Hãy tìm ra ước mơ của bạn và khiến nó trở thành một phần của cuộc sống. Như vậy, công việc của bạn không chỉ là công việc mà còn là đam mê. Đó là lợi ích của kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

3.2 Thay đổi từ quan điểm, niềm tin

Kỹ năng quản trị thời gian không chỉ liên quan đến thời gian mà còn liên quan đến toàn bộ tư duy của bạn. Nếu nghĩ rằng “Không có đủ thời gian trong ngày”, bạn sẽ mặc định bản thân không bao giờ có thể đạt được mọi thứ mình muốn. Thay vào đó, hãy thay đổi góc nhìn của mình, từ bỏ những niềm tin đang ngăn cản bạn. 

Có rất nhiều niềm tin cũng như quan điểm có thể làm cho bạn tự ti và sẽ khiến bạn thất bại trước khi bắt đầu. Hãy tạo ra một câu chuyện truyền cảm hứng, học cách cải thiện kỹ năng quản lý thời gian, bạn sẽ cảm thấy tự tin chỉ đến từ việc có niềm tin sâu sắc vào bản thân.

3.3 Luôn tập trung

Để làm việc hiệu quả, bạn cần biết mình muốn gì và hướng tới kết quả mong muốn nào. Không nên cố gắng làm hết mọi việc, thay vào đó, hãy chỉ tập trung và chọn những việc quan trọng nhất để đạt được mục tiêu của mình. 

Bạn sẽ hoàn thành tốt công việc theo các này, tránh lãng phí thời gian vào các công việc vô bổ. Đây cũng là một cách sử dụng các kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.

3.4 Cần có khoảng dừng để suy nghĩ

Để cải thiện kỹ năng sắp xếp thời gian tốt hơn, bạn không nên đồng ý ngay khi được nhờ vả. Thay vào đó, hãy nói “không” hoặc xin thêm chút thời gian suy nghĩ. Bạn chỉ nên làm những việc hoặc tham gia những hoạt động có liên quan đến những điều quan trọng hoặc mục tiêu của bạn. 

Nếu có người yêu cầu bạn làm việc gì không phù hợp với những điều đó, hãy từ chối một cách lịch thiệp. Cuối tháng, bạn sẽ thấy mình có nhiều thời gian hơn và vui vẻ hơn với những thành quả của mình.

4. 7 Gợi ý giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian trong công việc

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo qua 4 gợi ý sau để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian và ứng dụng vào công việc, đời sống thường ngày:

4.1 Sắp xếp ngăn nắp không gian làm việc

Bạn sẽ không nghĩ tới khi làm việc với một không gian ngăn nắp, gọn gàng mình sẽ cảm thấy thoải mái hơn, tập trung hơn nhiều. Với một chiếc bàn bừa bộn, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian cho việc tìm kiếm vật dụng cần thiết mỗi khi muốn sử dụng mỗi khi làm việc. Do đó, bạn hãy để dọn lại bàn làm việc trước khi bắt tay vào công việc.

4.2 Ghi chú rõ ràng các công việc cần làm

Bạn nên ghi chú rõ ràng các công việc cần thực hiện và lần lượt thực hiện chúng. Kỹ năng sắp xếp thời gian này sẽ giúp bạn trở nên chuyên nghiệp và khoa học hơn trong công việc. Hãy nghĩ xem bạn sẽ tiết kiệm bao nhiêu thời gian cho việc ngồi suy nghĩ bản thân nên làm gì tiếp theo.

Không những thế, bạn sẽ không bao giờ quên công việc hoặc chậm deadline nếu như đã ghi chú chi tiết, cụ thể. 

4.3 Rèn luyện các kỹ năng hỗ trợ công việc

Ngoài kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên rèn luyện các kỹ năng bổ trợ cho công việc của mình. Bạn có thể tham khảo một số kỹ năng cần thiết giúp bản thân chuyên nghiệp hơn trong công việc như gõ phím với 10 ngón, các kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng chỉnh sửa hình ảnh đơn giản với các công cụ Canva, Photoshop,… 

Những kỹ năng ấy sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong công việc, tăng hiệu suất làm việc của bạn. Vậy tại sao bạn không rèn luyện thêm nhiều kỹ năng bổ ích như vậy?

4.4 Phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên và ở các dạng nhiệm vụ cụ thể hơn

Một ngày làm việc của chúng ta có rất nhiều việc phải hoàn thành. Bạn có thể liệt kê các đầu việc cần làm và cụ thể chúng hẳn thành các việc cần làm. Quan trọng hơn hết, bạn nên sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thực hiện. 

Khi nhìn vào các công việc đã được phân tích và sắp xếp theo cách này, bạn sẽ có thể nhanh chóng hoàn thành công việc mà không phải dành thời gian để suy nghĩ nên làm việc nào trước, cần làm gì, việc nào nên ưu  tiên,… Như vậy, bạn sẽ vừa cải thiện năng suất và làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.

4.5 Thực hiện các công việc quan trọng vào buổi sáng

Buổi sáng thường là khi chúng ta nạp đầy năng lượng nhất sau một giấc ngủ dài, đầu óc tỉnh táo, tinh thần vui vẻ. Vậy nên hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng khi mà bạn tràn đầy sức sống nhất nhằm đạt hiệu quả vượt ngoài mong đợi. 

Bạn cũng có thể dành vài phút để suy nghĩ và sắp xếp các việc cần làm trong ngày và sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên. Bạn sẽ phải bất ngờ về hiệu quả của phương pháp này.

4.6 Khám phá “khung giờ vàng” của bản thân

“Khung giờ vàng” là khung thời gian mà bạn làm việc hiệu quả hơn rất nhiều. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người là tầm 3-4 giờ chiều; Lại có người thấy mình tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ ăn trưa trong văn phòng yên tĩnh. 

Để tìm ra “giờ vàng” của mình, bạn cần quan sát hiệu quả làm việc của bản thân vào từng khung giờ khác nhau trong ngày. Khi đã xác định được “giờ vàng” của chính mình, bạn hãy cố gắng sắp xếp làm những việc cần sự tập trung, tỉnh táo, sáng tạo nhất vào khung giờ này.

4.7 Trả lời email vào các thời điểm nhất định trong ngày

Nếu đang làm việc và nhận các thông báo email đến, bạn sẽ làm gì? Tạm dừng công việc hiện tại và mở mail, giải quyết chúng rồi quay lại tiếp tục công việc sao? Như vậy, bạn đã giảm đi sự tập trung cho công việc hiện tại và khá mất thời gian để có thể tìm lại sự tập trung đã có.

Thay vì trả lời email ngay lập tức, mỗi ngày làm việc, bạn nên kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể quy định bản thân giải quyết các email vào các khung giờ cụ thể mà bạn đã đề ra.

5. Các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả của bản thân, bạncó thể áp dụng 5 phương pháp quản lý thời gian sau vào thực tiễn. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ không khỏi bất ngờ về những gì chúng mang lại.

5.1 Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian dựa trên nguyên tắc phân loại các công việc theo hai tiêu chí: quan trọng và khẩn cấp. Theo đó, các công việc được chia thành bốn loại: 

• Quan trọng và khẩn cấp;
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp;
• Không quan trọng nhưng khẩn cấp;
• Không quan trọng và không khẩn cấp. 

Sau khi đã phân loại, bạn tiến hành xử lý các công việc theo thứ tự ưu tiên: Làm ngay, Lên kế hoạch, Ủy quyền và Từ bỏ. Phương pháp này giúp bạn nhận biết được những công việc ưu tiên nhất và loại bỏ những công việc không mang lại giá trị.

5.2 Phương pháp M.I.T (Most Important Tasks)

Phương pháp Most Important Tasks, hay còn gọi M.I.T, là một phương pháp quản lý thời gian dựa trên nguyên tắc xác định và hoàn thành ba công việc quan trọng nhất trong ngày. 

Bạn sẽ chọn ba công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến mục tiêu của bạn và làm chúng trước khi làm bất kỳ công việc nào khác. Phương pháp này giúp bạn tập trung vào những điều thiết yếu và đạt được kết quả cao.

5.3 Quy tắc 2 Phút (The 2-Minute Rule)

Phương pháp quản lý thời gian này dựa trên nguyên tắc thực hiện ngay các công việc có thể hoàn thành trong vòng hai phút hoặc ít hơn. Bạn sẽ không phải trì hoãn hay lập kế hoạch quá phức tạp, mà sẽ làm chúng ngay khi vừa liệt kê ra. Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tăng năng suất và giảm số lượng công việc chưa làm.

5.4 Phương pháp Pomodoro (Phương pháp Quả cà chua)

Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian dựa trên nguyên tắc chia nhỏ thời gian thành các khối nhỏ hơn để quản lý chúng. Mỗi pomodoro bao gồm 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi. Sau khi hoàn thành 4 pomodoro, bạn sẽ nghỉ ngơi 15-30 phút. Phương pháp này giúp bạn tập trung hơn, giảm căng thẳng và cải thiện hiệu suất.

5.5 Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)

Làm theo nhóm là một phương pháp quản lý thời gian dựa trên nguyên tắc nhóm các công việc tương tự lại với nhau và làm chúng trong cùng một khung thời gian. Bạn sẽ không làm các công việc khác nhau xen kẽ nhau, mà sẽ làm theo từng loại công việc.

Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm chi phí chuyển đổi nhiệm vụ và tăng hiệu quả.

6. 4 Nguyên tắc quản lý thời gian trong công việc

Để quản lý thời gian một cách hiệu quả trong công việc, bạn có thể tham khảo và thực hiện theo 4 nguyên tắc sau:

6.1 Nguyên tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)

Nguyên tắc 4D sẽ giúp bạn xử lý các nhiệm vụ một cách hiệu quả bằng cách phân loại chúng theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Trong đó:

• Do: Làm ngay những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, không để chúng trì hoãn hoặc ảnh hưởng đến các nhiệm vụ khác.
• Dump: Loại bỏ những nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, không để chúng chiếm dụng thời gian và năng lượng của bạn.
• Delegate: Giao phó những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp cho người khác, không để chúng làm bạn bị quá tải công việc.
• Defer: Hoãn lại những nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp cho một thời điểm thích hợp, không để chúng làm bạn mất tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên hơn.

6.2 Lý thuyết Hũ Dưa Muối (Pickle Jar Theory)

Lý thuyết Hũ Dưa Muối minh họa cho việc sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Bạn có thể tưởng tượng rằng bạn có một hũ dưa muối rỗng và bạn cần phải đổ vào đó các hòn đá, viên sỏi, cát và nước. Trong đó:

• Hòn đá: Đại diện cho các nhiệm vụ quan trọng nhất, cần ưu tiên làm trước
• Viên sỏi: Biểu thị các nhiệm vụ ít quan trọng hơn, bao gồm cả việc có thể ủy quyền hoặc giao cho người khác.
• Cát: Đại diện cho các nhiệm vụ không quan trọng, việc linh tinh.
• Nước: Tượng trưng cho thời gian còn lại cho không gian riêng mỗi người, bao gồm cả gia đình, bản thân và đồng nghiệp. 

Bạn có thể áp dụng lý thuyết hũ dưa muối như sau:

• Thực hiện các công việc quan trọng trước tiên và để chúng chiếm khoảng không gian lớn nhất.
• Sau đó tiếp tục thực hiện các công việc ít quan trọng hơn, để chúng lấp đầy các khe hở giữa các công việc quan trọng.
• Cuối cùng bạn mới thực hiện các nhiệm vụ không quan trọng để chúng điền vào các khoảng trống còn lại.

Điều này tương tự như việc nếu bạn làm các nhiệm vụ không quan trọng trước, bạn sẽ không có đủ thời gian để làm các nhiệm vụ quan trọng sau.

6.3 Quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto)

Quy tắc 80/20 (Nguyên tắc Pareto) cho rằng trong nhiều trường hợp, 80% kết quả được sinh ra từ 20% nguyên nhân. Bạn có thể áp dụng quy tắc 80/20 để tăng hiệu quả của việc vận dụng kỹ năng quản lý thời gian như sau:

• Xác định 20% công việc mang lại 80% giá trị cho bạn và tập trung vào việc hoàn thành chúng.
• Xác định 20% công việc tốn 80% thời gian của bạn, sau đó giảm bớt, loại bỏ hoặc giao phó chúng cho người khác.
• Xác định 20% công việc gây ra 80% căng thẳng cho bạn, đồng thời tìm cách đối phó, giải quyết hoặc tránh xa chúng.

6.4 Phương pháp 40-30-20-10

Phương pháp 40-30-20-10 sẽ giúp bạn lên kế hoạch cho một ngày làm việc hiệu quả bằng cách chia thời gian thành các khối theo tỷ lệ 40-30-20-10. Cụ thể như sau:

• 40% thời gian dành cho các nhiệm vụ quan trọng nhất, những việc mang lại giá trị cao nhất cho bạn.
• 30% thời gian dùng vào các việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, những việc cần sự chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng.
• 20% thời gian áp dụng cho các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp, những nhiệm vụ cần sự xử lý nhanh chóng và linh hoạt.
• 10% thời gian còn lại dành cho các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, những nhiệm vụ có thể hoãn lại hoặc bỏ qua.

7. Những lợi ích của việc rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian

Không chỉ đơn thuần là một kỹ năng sống, rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian sẽ mang lại cho bạn những lợi ích to lớn, góp phần tiết kiệm thời gian mà còn tận dụng được quỹ thời gian cách một cách triệt để.

7.1 Cải thiện năng suất làm việc

Bạn có thể dựa theo mức độ quan trọng để có thể cân đối, sắp xếp hợp lý các công việc hàng ngày. Bạn sẽ nhận ra rằng việc này không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn, hiệu suất hơn. Nhờ đó, bạn sẽ tận dụng thời gian của mình một cách hợp lý, tiết kiệm được kha khá khoảng thời gian vô giá cho mình. Đây là lợi ích dễ thấy nhất của việc sở hữu và vận dụng tốt các kỹ năng quản lý thời gian.

7.2 Tránh được các áp lực

Để học tập, công việc đạt hiệu quả và có thể hoàn thành chúng một cách nhanh nhất, bạn cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả. Việc sử dụng quỹ thời gian hợp lý, hiệu quả sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tránh được áp lực “deadline” và hoàn thành công việc một cách tốt nhất.

Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dành được nhiều thời gian hơn để sum vầy bên mái ấm nhỏ, chăm sóc tinh thần và sức khỏe của chính mình, nâng cao chất lượng cuộc sống của đáng kể.

7.3 Dư thời gian cho những công việc khác

Thời gian của mỗi người là hữu hạn, là hạt cát giữa dòng chảy vô hạn của thời gian. Khi sử dụng thời gian cách khoa học, bạn sẽ tận dụng được quỹ thời gian của mình cho nhiều việc hơn, trải nghiệm nhiều hơn, nâng cấp bản thân mình hơn,…

7.4 Gia tăng động lực trong cuộc sống

Một số thói quen như trì hoãn, sử dụng thời gian mà không có kế hoạch hợp lý,… sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến bạn và hình thành sự lười nhác, do dự, chần chừ trong công việc. Do đó, hãy tập quản lý thời gian và sử dụng hợp lý quỹ thời gian của chính mình. Nó sẽ giúp bạn tăng động lực sống và cải thiện các thói quen xấu.

7.5 Tối ưu hiệu quả công việc

Khi đã nắm vững được phương pháp quản lý thời gian thì mọi công việc, nhiệm vụ sẽ nhanh chóng được hoàn thành. Bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời gian hơn với ít năng lượng hơn, đạt được hiệu quả cao hơn.

Hy vọng bài viết trên của Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã mang lại cho bạn nhiều thông tin bổ ích về kỹ năng quản lý thời gian. Thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn. Hãy sử dụng nó một cách thông minh và khoa học nhé.

>>> ĐỌC THÊM CÁC BÀI VIẾT KHÁC:

• Kế hoạch là gì? 6 Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch
• Kaizen là gì? 4 Trường hợp cần áp dụng Kaizen trong tổ chức