Chiến lược Just in Time và 5 bài học từ các Doanh nghiệp lớn

Just in Time là chiến lược phổ biến được áp dụng trong khâu sản xuất, lưu kho của Doanh nghiệp. Để hiểu rõ Just in Time là gì và cách vận hành mô hình này ra sao, hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

1. Just in Time là gì?

Just in Time (thường được gọi là JIT) là phương pháp quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc duy trì mức hàng tồn kho thấp nhất có thể. Thay vì dự trữ hàng lưu kho, JIT thực hiện đặt hàng theo từng lô nhỏ mỗi khi có đơn đặt hàng mới, nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất, đồng thời đảm bảo chất lượng sản phẩm ở mức tốt nhất.

Mô hình Just in Time được áp dụng rất nhiều trong các cửa hàng tạp hóa. Chẳng hạn, khi một mặt hàng sắp hết, các cửa hàng này sẽ đặt thêm hàng. Như vậy, việc đặt hàng này sẽ giúp họ duy trì lượng hàng hóa một cách hiệu quả mà không cần tích trữ quá nhiều.

1.1 Lịch sử ra đời của Just in Time

Mô hình Just in Time được ra đời sau Thế chiến II tại Nhật Bản với tên gọi “Hệ thống sản xuất Toyota” (được viết tắt là TPS). Tại thời điểm đó, ngành sản xuất ô tô đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt và phải giảm mức tiêu thụ tài nguyên để tồn tại và duy trì tính cạnh tranh.

Eiji Toyoda và Taiichi Ohno, cùng các kỹ sư công nghiệp người Nhật đã tạo ra hệ thống này khi Toyota Motor Company (TMC) nhận ra rằng các nhà sản xuất ô tô Hoa Kỳ thời đó đang vượt xa các đối tác Nhật Bản của họ. Sau một vài thử nghiệm, họ đã thành lập hệ thống sản xuất Toyota và rút ngắn khoảng cách trong thời gian từ năm 1945 đến 1970. 

Từ đó đến nay, phương pháp Just in Time đã tiếp tục phát triển như một thông lệ trên toàn cầu. Ý tưởng cơ bản của hệ thống này là giảm thiểu mức tiêu thụ tài nguyên không tạo ra giá trị cho sản phẩm.

>>> ĐỌC THÊM: Kế hoạch là gì? 6 Sai lầm thường gặp khi lập kế hoạch

2. Bản chất hoạt động của Just in Time

Bản chất của hệ thống sản xuất Just in Time là giảm thiểu lượng hàng tồn kho. Nó hoạt động bằng cách cho phép nhà sản xuất nhận nguyên vật liệu và các bộ phận cần thiết cho quá trình sản xuất mà không cần lưu trữ trong kho. Điều này sẽ giúp giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho không mong muốn khi đơn đặt hàng bị hủy hoặc không được thực hiện.

Ví dụ, một nhà sản xuất ô tô với mức tồn kho thấp, tập trung dựa vào chuỗi cung ứng để cung cấp các bộ phận cần thiết cho quá trình lắp ráp ô tô khi cần. Do đó, nhà sản xuất chỉ đặt hàng các bộ phận cần thiết để lắp ráp xe sau khi nhận được đơn đặt hàng.

Để áp dụng mô hình JIT một cách hiệu quả, các công ty cần có quá trình sản xuất ổn định, nhân sự có tay nghề kỹ thuật cao và các thiết bị, máy móc trong nhà máy hoạt động trơn tru, cũng như các nhà cung cấp đáng tin cậy để quá trình sản xuất diễn ra nhanh chóng.

3. Ý nghĩa của việc áp dụng mô hình Just in Time

Dưới đây là một số ý nghĩa của việc áp dụng mô hình Just in Time trong Doanh nghiệp:

3.1 Giảm thiểu các lãng phí lưu kho

Sử dụng mô hình JIT giúp loại bỏ tình trạng sản xuất dư thừa, khi nguồn cung vượt quá nhu cầu trên thị trường, dẫn đến tích tụ hàng tồn kho không thể tiêu thụ. Những sản phẩm không được bán ra này trở thành hàng tồn kho, gây lãng phí và chiếm không gian lưu trữ. 

Trong hệ thống just-in-time, bạn chỉ đặt những hàng hóa cần thiết, từ đó loại bỏ nguy cơ tích lũy hàng tồn kho không sử dụng được. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn giảm chất thải và tối ưu không gian lưu trữ.

3.2 Tiết kiệm chi phí tồn kho

Trong hệ thống JIT, chi phí lưu trữ hàng hóa tồn kho được giữ ở mức tối thiểu. Hơn nữa, Doanh nghiệp chỉ đặt hàng khi khách hàng mua sản phẩm nên không cần lưu trữ hàng hóa lâu dài. Nhờ phương pháp này, nhiều công ty đã giảm được số lượng hàng hóa trong kho, thậm chí loại bỏ hoàn toàn kho hàng.

>>> XEM CHI TIẾT: 13 Bước lập kế hoạch kinh doanh chi tiết [KÈM MẪU MIỄN PHÍ]

3.3 Cung cấp cho nhà sản xuất quyền kiểm soát tuyệt đối

Trong Just in Time, nhà sản xuất có thể kiểm soát quy trình và hoạt động sản xuất một cách chủ động. Ứng với lượng tiêu thụ thực tế của từng mặt hàng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể mở rộng hoặc thu hẹp sản xuất một cách linh hoạt,  từ đó đáp ứng nhu cầu của thị trường và tối ưu hóa lợi nhuận.

Ví dụ: Cho đến khi phát sinh đơn hàng thực tế, Toyota mới tiến hành mua nguyên liệu thô thay vì lưu trữ hàng loạt. Việc áp dụng mô hình just in time của Toyota đã giúp họ tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất, đồng thời, thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi nhu cầu thị trường mà không cần lo lắng về tồn đọng hàng trong kho.

3.4 Tiết kiệm các khoản chi phí nhờ nguồn cung ứng trong địa phương

Bản chất của Just in Time là doanh nghiệp chỉ bắt đầu sản xuất khi phát sinh đơn đặt hàng thực tế. Do đó, việc tìm kiếm nguồn cung ứng nguyên liệu tại địa phương sẽ giúp tiết kiệm tối đa thời gian vận chuyển và các khoản chi phí đi kèm khác. Đồng thời, điều này sẽ góp phần giúp tạo thêm việc làm và tăng trưởng kinh tế trong khu vực.

3.5 Tối ưu hóa chi phí và lợi nhuận

Trong mô hình JIT, thay vì lưu trữ hàng tồn kho, Doanh nghiệp chỉ mua hàng với số lượng vừa đủ khi có đơn đặt hàng. Việc tổ chức sản xuất ngay khi phát sinh nhu cầu thực tế từ khách hàng giúp Doanh nghiệp hạn chế được các lãng phí đến từ vốn, chi phí lưu kho, đồng thời gia tăng hiệu quả sản xuất.

Không những vậy, Just in Time cũng tập trung vào việc “đảm bảo chất lượng ngay từ lần đầu tiên”, tức là thực hiện các hoạt động chính xác ngay từ đầu. Điều này giúp công ty tối ưu được các chi phí từ việc kiểm tra lại, khắc phục lỗi; từ đó, gia tăng lợi nhuận một cách đáng kể.

>>> ĐỌC NGAY: Kênh phân phối là gì? Cách lựa chọn kênh phân phối phù hợp

4. 4 Nguyên tắc cơ bản của mô hình Just in Time là gì?

Just in time tuân theo một số nguyên tắc cơ bản sau:

• Chỉ sản xuất khi khách hàng đã đặt hàng.
• Trung bình hóa yêu cầu của khách hàng, từ đó đảm bảo sự cân đối và ổn định của tất cả các nguồn lực trong toàn bộ nhà máy.
• Tất cả các công đoạn trong quy trình sản xuất phải được kết nối thông qua một công cụ quản lý trực quan đơn giản (Kanban là một ví dụ).
• Tạo ra sự linh hoạt tối đa trong việc sử dụng nguồn lực và máy móc, để có thể thích ứng nhanh chóng với các biến đổi trong quy trình sản xuất.

5. Đặc điểm của mô hình Just in Time

Mô hình Just in Time có những ưu và nhược điểm như sau:

5.1 Ưu điểm khi áp dụng mô hình JIT

Mô hình JIT có một số lợi thế hơn so với các mô hình truyền thống khác. Với JIT, nhà sản xuất có thể tiết kiệm thời gian bằng cách nhanh chóng chuyển từ sản phẩm này sang sản phẩm khác.

Bên cạnh đó, phương pháp này cũng giúp giảm chi phí nhờ việc giảm thiểu nhu cầu kho bãi. Không những vậy, các công ty cũng chi tiêu ít tiền hơn cho nguyên liệu thô vì họ chỉ mua đủ để sản xuất các sản phẩm được đặt hàng.

5.2 Nhược điểm của JIT

Ngoài những lợi ích, mô hình Just-in-Time (JIT) cũng mang đến một số nhược điểm như sau:

• Gây khó khăn khi phát sinh thay đổi trong đơn hàng

Khi áp dụng Just in Time, lượng hàng tồn kho luôn được duy trì ở mức tối thiểu dựa trên đơn đặt hàng đầu tiên của khách hàng. Do đó, sẽ rất khó khăn cho Doanh nghiệp nếu có bất kỳ sai sót hoặc sửa đổi trong đơn hàng bởi tính hạn chế của nguyên vật liệu.

• Phụ thuộc nhiều vào đơn vị cung cấp nguyên vật liệu

Mô hình Just-in-Time (JIT) dựa vào hiệu suất và năng suất làm việc của nhà cung cấp. Đây là yếu tố mà nhà sản xuất khó có thể kiểm soát được. 

Bên cạnh đó, khi sử dụng JIT, nhà sản xuất chỉ đặt hàng khi có đơn đặt hàng cụ thể, do đó họ phải lập kế hoạch tài chính cẩn thận để đối phó với sự tăng giá đột ngột của nguyên liệu. Họ không thể chờ đợi giá rẻ để đặt hàng, điều này có thể tạo áp lực và khó khăn trong quản lý nguồn lực và tài chính cho nhà sản xuất.

• Gây ô nhiễm môi trường

Việc vận chuyển nguyên liệu, hàng hóa qua lại giữa nhà cung cấp, nhà sản xuất, khách hàng là một trong những yêu cầu bắt buộc khi áp dụng Just in Time. Điều này có thể gây hại đến môi trường bởi tiêu thụ quá nhiều nhiên liệu, bao bì nhựa tạo ra các chất thải xấu.

• Có thể gây trì trệ hoạt động kinh doanh nếu có sự cố

Hướng đến việc lưu trữ càng ít hàng tồn kho càng tốt, Just in Time có thể gây trì trệ hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp trong trường hợp có sự cố xảy ra. Bởi không có nguyên vật liệu dự phòng, hoạt động sản xuất bị gián đoạn, từ đó ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, doanh thu và lợi nhuận của Doanh nghiệp.

• Khó khăn trong việc quản lý

Hệ thống JIT yêu cầu sự theo dõi và tổ chức cẩn thận, điều này sẽ rất khó nếu thực hiện bằng phương pháp thủ công. Do đó, Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm để làm quá trình quản lý dễ dàng hơn. Tuy nhiên, việc áp dụng một hệ thống phần mềm mới và đào tạo nhân viên có thể gặp khó khăn và tốn kém.

6. 6 Điều kiện để triển khai Just in Time vào Doanh nghiệp

Chiến lược Just in Time (JIT) được áp dụng hiệu quả nhất trong các doanh nghiệp sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại. Mô hình JIT có những đặc trưng quan trọng như sau:

• Sử dụng các lô hàng nhỏ và duy trì quy mô sản xuất gần như nhau giúp Doanh nghiệp giảm thiểu lượng hàng tồn kho và tiết kiệm vốn. Hơn nữa, việc duy trì sản xuất quy mô nhỏ cũng giúp Doanh nghiệp kiểm tra chất lượng dễ dàng hơn và hạn chế các rủi ro khi xảy ra sai sót
•  Trong quá trình sản xuất và phân phối, luồng hàng hóa được tổ chức một cách chi tiết, trình tự, đảm bảo bước tiếp theo sẽ bắt đầu ngay sau khi bước trước đó hoàn thành. Do đó, sẽ không có tình trạng nhân công hay thiết bị phải chờ đợi để thực hiện công việc trong quá trình này.
• Mỗi công đoạn chỉ sản xuất số lượng thành phẩm/bán thành phẩm đúng với số lượng mà công đoạn tiếp theo cần. Người công nhân ở công đoạn tiếp theo trở thành khách hàng của công đoạn trước đó. Điều này giúp duy trì tính liên tục và hạn chế các lãng phí xuất hiện trong quy trình.
• Công nhân có trách nhiệm kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm trước khi thực hiện công việc của mình. Sản phẩm không đạt yêu cầu sẽ bị loại bỏ khỏi dây chuyền và báo cáo để điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
• Sử dụng mô hình JIT đòi hỏi sự cộng tác chặt chẽ giữa nhà sản xuất và nhà cung cấp. Bên cạnh đó, phương pháp này cũng khuyến khích việc chia sẻ công việc thông qua hợp tác với các công ty đối tác khác.
• Để thành công với JIT, doanh nghiệp cần kết hợp đồng bộ nhiều biện pháp, bao gồm áp dụng dây chuyền luồng một sản phẩm, khả năng tự kiểm tra lỗi và chuẩn hóa công việc.

7. Quy trình triển khai hiệu quả Just in Time trong Doanh nghiệp

Quy trình triển khai mô hình Just in Time trong Doanh nghiệp liên tục được cải thiện, bao gồm những bước sau:

8. Gợi ý giúp triển khai Just In Time hiệu quả trong sản xuất

Just in Time yêu cầu nhà sản xuất phải làm việc thật chặt chẽ với nhà cung cấp, kiểm soát và theo dõi chuỗi cung ứng để đảm bảo vật liệu được giao đúng hạn, đảm bảo yêu cầu về chất lượng. Cụ thể, nhà cung cấp cần thực hiện các quy trình nội bộ chuẩn hóa, tập trung vào kết quả, giao tiếp và không ngừng tìm cách cải tiến quy trình kinh doanh.

Cần lưu ý rằng, tuy giúp tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó cải thiện hiệu suất tổng thể; nhưng mô hình JIT không phải là phương pháp hoàn hảo. Trong trường hợp rủi ro, Just in Time sẽ gây gián đoạn trong hoạt động kinh doanh. Đại dịch COVID-19 là một ví dụ điển hình cho trường hợp này.

Để hạn chế vấn đề này, một số công ty đã áp dụng sản xuất JIC, tức là duy trì lượng tồn kho lớn để đối phó với gián đoạn hoặc tăng đột ngột nhu cầu. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu chi phí cao để mua và duy trì hàng tồn kho. Do đó, làm sao để cân bằng giữa JIT và JIC đang là câu hỏi được đặt ra cho các nhà sản xuất.

9. 5 Case study các thương hiệu lớn đã áp dụng Just in Time vào quá trình sản xuất

Dưới đây là 5 ví dụ kinh điển về mô hình Just in Time:

9.1 Toyota

Với hệ thống JIT, Toyota Motor Corporation chỉ đặt hàng phụ tùng khi nhận được đơn đặt hàng xe mới. Mặc dù công ty đã áp dụng phương pháp này từ những năm 1970, nhưng phải mất 20 năm để hoàn thiện nó.

Tuy nhiên, vào tháng 2 năm 1997, một vụ hỏa hoạn xảy ra tại nhà cung cấp phụ tùng ô tô Aisin, nhà cung cấp duy nhất của van P cho xe Toyota. Vụ hỏa hoạn này đã làm giảm khả năng sản xuất và Toyota buộc phải tạm ngừng hoạt động trong một thời gian ngắn. 

Sự cố này đã lan ra các nhà cung cấp phụ tùng khác của Toyota, vì không có nhu cầu từ nhà sản xuất ô tô trong thời gian đó. Kết quả, Toyota đã gánh chịu mất mát doanh thu lên tới 160 tỷ yên.

9.2 Amazon.com

Amazon, thương hiệu nổi tiếng về bán lẻ trực tuyến, đã sử dụng một biến thể của phương pháp JIT bằng cách thiết lập không gian dành riêng bên trong kho của các nhà cung cấp chính. 

Ví dụ, họ đã thiết lập một khu vực nhỏ trong nhà kho của Proctor & Gamble (P&G) ở Pennsylvania. Trong đó, P&G chất sản phẩm lên pallet và chỉ cần chuyển chúng đến khu vực của Amazon. Sau đó, nhân viên của Amazon sẽ đóng gói, dán nhãn và vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng đã đặt hàng. 

Với vị trí ở Pennsylvania, gần các thành phố lớn ở Đông Bắc và Canada, cũng như nằm cách các nhà máy sản xuất lớn nhất của P&G khoảng 5km, Amazon có thể đáp ứng yêu cầu giao hàng trong 24 giờ với các sản phẩm chăm sóc cá nhân của P&G.

9.3 Apple

Apple có mối quan hệ với khoảng 150 nhà cung cấp trên toàn cầu. Với một nhà kho trung tâm tại Hoa Kỳ,  Apple đã áp dụng gia công phần mềm sản xuất, giúp công ty giữ tồn kho tối thiểu tại các cửa hàng bán lẻ. Điều này đã góp phần làm cho Apple trở thành một trong những doanh nghiệp có lợi nhuận cao nhất trên thế giới.

9.4 Dell

Dell đã áp dụng các hoạt động Lean/JIT từ những năm 1980 bằng cách bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Thay vì dự trữ hàng tồn kho máy tính đã lắp ráp sẵn, Dell đã áp dụng JIT bằng cách đặt hàng các bộ phận khi có đơn hàng từ khách hàng. Điều này đã giúp Dell tiết kiệm chi phí và thời gian giao hàng, góp phần tạo nên sự thành công cho thương hiệu như ngày hôm nay.

9.5 Nike

Vào năm 2012, Nike đã áp dụng phương pháp JIT để tăng cường các cơ sở sản xuất bị phân mảnh của mình ở Đông Nam Á. Kết quả là công ty đã đạt được những cải tiến đáng kể, bao gồm giảm 40% thời gian giao hàng, tăng 20% ​​năng suất và khả năng giới thiệu các mẫu mã mới nhanh hơn 30%.

10. Các câu hỏi thường gặp về Just in Time

Trước khi quyết định áp dụng Just in Time vào quá trình sản xuất, nhà quản lý thường đặt ra những câu hỏi sau:

10.1 Mối quan hệ giữa Kanban với Just in Time là gì?

Kanban là một hệ thống quản lý sản xuất quan trọng trong Just in Time. Phương pháp này giúp kiểm soát quá trình sản xuất và lưu chuyển hàng tồn kho. Kanban có vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu lãng phí do sản xuất hàng tồn quá nhiều,

Khác với các phương pháp truyền thống, Kanban với hệ thống Kéo (Pull), tạo nên sự linh hoạt cho dây chuyền sản xuất thông qua việc sản xuất dựa trên nhu cầu đặt hàng thực tế. Phương pháp này sử dụng các thẻ (card) để theo dõi các tiến độ các bước trong dây chuyền sản xuất, từ đó giúp xác định nhu cầu đặt hàng hiệu quả nhất.

>>> TÌM HIỂU CHI TIẾT: Kanban là gì? 6 Nguyên tắc cốt lõi cần nắm khi áp dụng Kanban

10.2 Áp dụng Just in Time có rủi ro không?

Tuy mang lại rất nhiều lợi ích, tuy nhiên với bản chất của phương pháp, Just in Time có thể gây đình trệ hoạt động kinh doanh nếu có sự cố xảy ra. 

Ví dụ, trong cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2020, từ máy thở đến khẩu trang y tế đều bị gián đoạn khi nguồn nguyên liệu từ nước ngoài không thể đến đúng thời điểm để đáp ứng nhu cầu tăng cao do đại dịch COVID-19.

10.3 Những công ty nào nên áp dụng JIT?

Hệ thống kiểm kê JIT được áp dụng phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp lớn và nhỏ, bởi nó giúp tăng cường dòng tiền và giảm vốn cần thiết để vận hành doanh nghiệp. Các ngành như bán lẻ, nhà hàng, xuất bản theo yêu cầu, sản xuất công nghệ và sản xuất ô tô là những ví dụ của những ngành đã được hưởng lợi từ việc duy trì hàng tồn kho đúng lúc.

10.4 Ai đã tạo ra phương pháp quản lý tồn kho Just in Time?

Phương pháp JIT đã được áp dụng trong ngành sản xuất ô tô của Toyota. Các giám đốc điều hành của Toyota vào những năm 1970 đã lý luận rằng công ty có thể thích ứng nhanh hơn và hiệu quả hơn với những thay đổi về xu hướng hoặc mẫu mã nếu hãng không giữ nhiều hàng tồn kho hơn mức cần thiết ngay lập tức.

10.5 Làm sao để đánh giá tính sẵn sàng khi áp dụng Just in Time?

Để xem xét toàn bộ tổ chức đã sẵn sàng trước khi chuyển sang Just in Time hay chưa, Doanh nghiệp cần xem xét 6 yếu tố sau:

• Thời gian thực hiện: Sản phẩm của bạn có thể được sản xuất hoặc cung cấp nhanh chóng không?
• Dự báo: Dự báo doanh số bán hàng có đủ tin cậy để mô tả chính xác nhu cầu biến động của người tiêu dùng, bao gồm cả yếu tố thời vụ không? 
• Tính linh hoạt: Chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất có đủ linh hoạt để thích ứng với các gián đoạn từ các rủi ro, sự cố hay chưa?
• Nhà cung cấp: Bạn có tin tưởng rằng nhà cung cấp sẽ giao hàng cho bạn đúng hạn hay không? Hệ thống sản xuất của bạn có đủ khả năng để hoàn thành các đơn hàng đúng hạn ngay cả khi có những sự cố, rủi ro xảy ra trong chuỗi cung ứng hay không?
• Lực lượng lao động: Việc triển khai hệ thống JIT đòi hỏi sự hỗ trợ và hiểu biết toàn diện từ mọi bộ phận vận hành, đặc biệt là nhân viên. JIT tập trung vào việc đào nhân sự đa nhiệm, có thể thực hiện nhiều công việc hoặc thay thế lẫn nhau. Vậy liệu nhân sự của bạn đã đủ cam kết và sẵn sàng với điều này hay không?
• Công nghệ: Phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn có hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo Just in Time hay không?

Trên đây là những thông tin về Just in Time và cách áp dụng mô hình này trong Doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin trên, Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã giúp nhà quản lý kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho của công ty.

>>> ĐỌC THÊM CÁC KIẾN THỨC KHÁC TỪ VINACONTROL CE HỒ CHÍ MINH:

• Ma trận BCG và hướng dẫn phân tích chi tiết từ A-Z
• Văn hóa doanh nghiệp của Vinamilk và 3 bài học giá trị