Hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả

Áp dụng thành công ISO 9001:2015 vào hoạt động sản xuất, kinh doanh đã giúp rất nhiều Doanh nghiệp đạt được các lợi ích thiết thực trên thực tiễn. Để có được sự thành công trên, đòi hỏi các các nhân tổ chức cần phải xây dựng nên một hoặc nhiều quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả. Sau đây là hướng dẫn viết quy trình ISO 9001:2015 mà các doanh nghiệp có thể tìm hiểu và tham khảo để có được một quy trình tốt nhất và đạt được nhiều lợi ích nhất.

 

1. Quy trình ISO 9001:2015 là gì?

Quy trình ISO 9001 là cách thức xác định để thực hiện một hành động hay quá trình tại doanh nghiệp. Việc xây dựng và sở hữu một quy trình hoàn hảo có ý nghĩa hỗ trợ quan trọng trong việc thực hiện các quá trình nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Quy trình ISO 9001 cho doanh nghiệp cách thức thực hiện quá trình một cách hiệu quả nhất

Quy trình ISO 9001 cho doanh nghiệp cách thức thực hiện quá trình một cách hiệu quả nhất

Doanh nghiệp có thể có rất nhiều quá trình như quá trình mua vật tư, quá trình sản xuất, quá trình vận chuyển,… Trong một quá trình cũng có thể có nhiều quy trình khác nhau và chúng có liên quan đến nhau. Tất cả các quy trình được xây dựng và áp dụng với mục đích hoàn thiện quá trình với hiệu quả cao nhất.

Ví dụ: Quá trình mua hàng sẽ bao gồm các quy trình như quy trình mua hàng, quy trình đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng, quy trình kiểm tra và khiếu nại nhà cung ứng,…

Doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải xây dựng quy trình cụ thể cho một quá trình; Việc viết một quy trình sẽ phụ thuộc vào yếu tố bản chất quá trình và nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Để một quá trình diễn ra hiệu quả nhất thì tổ chức chỉ nên xây dựng và vận dụng một quy trình vào nó.

2. Các quy trình phổ biến nhất trong hệ thống quản lý chất lượng

Ba quy trình phổ biến nhất trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 bao gồm:

   2.1 Quy trình quản lý

Nhóm quy trình quản lý sẽ thực hiện các công việc bao gồm:

  • Lập kế hoạch cụ thể nhất;
  • Cung cấp nguồn lực để vận hành và hỗ trợ cho 2 quy trình sau hoạt động;
  • Thực hiện giám sát, đo lường kết quả  và đánh giá về hiệu quả khi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng và sự hài lòng của khách hàng.

Điển hình của loại hình này là Quy trình đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo

   2.2 Quy trình vận hành

Đây là nhóm quy trình gồm nhiều quy trình được thực hiện, được xem là cốt lõi của hệ thống quản lý chất lượng. Các quy trình này thường có ảnh hưởng hoặc liên quan mật thiết đến quá trình sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

   2.3 Quy trình hỗ trợ

Quy trình hỗ trợ là hàng loạt các quy trình có chức năng bổ trợ, cung cấp các tài nguyên nguồn lực cho 2 nhóm quy trình trên. Quy trình này góp phần gián tiếp tạo nên những giá trị của sản phẩm, dịch vụ, hỗ trợ việc thực hiện 2 nhóm quy trình trên diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Các nhóm quy trình trên luôn tương tác, bổ sung và hỗ trợ cho nhau; Tổ chức áp dụng chúng sẽ giúp đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được vận hành thông thuận và đạt hiệu quả cũng như mục đích đã đề ra trước đó

Vận dụng tốt các nhóm quy trình giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu lớn

Vận dụng tốt các nhóm quy trình giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu lớn 

3. Lợi ích khi áp dụng quy trình ISO 9001:2015

Khi thiết lập được một quy trình ISO 9001:2015 khoa học thì doanh nghiệp sẽ đạt được các mục đích sau:

  • Giúp cho cá nhân mỗi người lao động có thể nắm rõ được công việc cụ thể của mình cũng như cách thức thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất.
  • Giúp các hoạt động sản xuất, kinh doanh được diễn ra hiệu quả, hạn chế tối đa các lỗi làm ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm và dịch vụ.
  • Là một công cụ hữu ích dành cho doanh nghiệp trong việc theo dõi và kiểm soát chất lượng cùng tiến độ công việc của nhân viên.
  • Làm nên sự đồng bộ, chặt chẽ khi vận hành hệ thống chất lượng.

Từ đó, mang lại cho doanh nghiệp các lợi ích sau:

  • Xây dựng nền tảng vững bền để doanh nghiệp hoạt động và phát triển.
  • Mang đến hiệu quả khi vận hành hệ thống quản lý chất lượng.
  • Là cơ sở để thực hiện cải tiến không ngừng và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
  • Đào tạo nhân lực hiệu quả hơn.
  • Nâng cao khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
  • Cắt giảm chi phí hoạt động và quản lý doanh nghiệp và nâng cao năng suất công việc.
  • Tạo cơ hội cạnh tranh cao với đối thủ trong ngành.
  • Nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng đối với sản phẩm/ dịch vụ của doanh nghiệp

Khách hàng đón nhấn sản phẩm khi doanh nghiệp áp dụng hiệu quả các quy trinh ISO 9001

Khách hàng đón nhận sản phẩm khi doanh nghiệp áp dụng hiệu quả các quy trinh ISO 9001

✍ Xem thêm: Hướng dẫn quy trình đạt giấy chứng nhận ISO 9001:2015 tiết kiệm nhất 

4. Các bước viết quy trình ISO 9001:2015 hiệu quả

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình ISO 9001 theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm

Đầu tiên, doanh nghiệp phải đưa ra cụ thể những thông tin của bản thân và những mong đợi từ khách hàng hoặc những bên có liên quan khác. Đó có thể là yếu tố nội bộ (trình độ, văn hóa, năng lực, cơ sở hạ tầng,..), bên ngoài (các điều kiện kinh tế, xã hội, luật định, công nghệ,.. ) hoặc những ưu nhược điểm của doanh nghiệp,.... 

Với việc xác định cụ thể những yếu tố trên sẽ giúp cho doanh nghiệp nhận ra những rủi ro để xây dựng quy trình phù hợp, hạn chế sự ảnh hưởng từ các rủi ro đó.

Doanh nghiệp cần xác định rõ các bên quan tâm (Các bên quan tâm có thể là khách hàng, người lao động, nhà cung cấp, các cơ quan quản lý, cơ quan báo chí, cộng đồng địa phương, nhà đầu tư,…)và nhu cầu và mong đợi của họ đối với tổ chức là gì. Từ đó, vạch ra phạm vi và các quá trình cần thiết  và mối tương tác giữa các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng.

Bước 2: Xác định rủi ro và cơ hội

Cá nhân, tổ chức cần xác định được có những ảnh hưởng nào (bao gồm cả những ảnh hưởng tích cực và tiêu cực ) đến việc đạt kết quả như dự định,

Theo  tiêu chuẩn ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần phải xác định rủi ro và cơ hội cho ba vấn đề lớn sau:

  • Rủi ro và cơ hội từ bối cảnh của tổ chức (4.1);
  • Rủi ro và cơ hội từ các bên quan tâm (4.2);
  • Rủi ro và cơ hội từ các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng (4.3)

Xác định rủi ro và cơ hội đối với doanh nghiệp để có thể viết quy trình ISO 9001 tốt nhất

Xác định rủi ro và cơ hội đối với doanh nghiệp để có thể viết quy trình ISO 9001 tốt nhất

Bước 3: Thiết lập giới hạn cho các quy trình

Để đảm bảo quá trình kiểm soát những rủi ro (yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đạt được kết quả như dự định) và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp nên lưu trữ dưới dạng văn bản để làm bằng chứng và đặt ra từng giới hạn cụ thể đối với từng nhóm quy trình. Từ đó giúp để định hướng công việc cho người thực hiện cũng như xử lý các rủi ro.

Bước 4: Thu thập thông tin

Tiêu chuẩn ISO 9001 có nêu rõ quy trình thực hiện phải được mô tả cụ thể, do đó để có đầy đủ dữ liệu để viết quy trình ISO thì doanh nghiệp nên thu thập các thông tin liên quan như đầu vào, quy trình thực hiện, các công việc cụ thể, nhân viên thực hiện, đầu ra,....

Để thể hiện thông tin hiệu quả và dễ hiểu, doanh nghiệp có thể vận dụng đa dạng các biểu đồ, lưu đồ quy trình cũng như các công cụ quản lý chất lượng khác thích hợp để có cách sắp xếp thông tin khoa học, đầy đủ hơn, giảm thiểu rủi ro thiếu sót khi thu thập.

Doanh nghiệp có thể áp dụng một số Cách thu thập dữ liệu đầy đủ và tiết kiệm nhiều thời gian như là nguyên tắc 5W1H:

  • Tại sao phải thực hiện quy trình này là gì? (Why)
  • Ai chịu trách nhiệm và đảm nhiệm thực hiện quy trình? (Who)
  • Quy trình được thực hiện ở giai đoạn nào? (Where)
  • Để triển khai quy trình thì cần những gì? (What)
  • Thời gian nào thích hợp để áp dụng quy trình? (When)
  • Quy trình được triển khai cụ thể như thế nào? (How)

Ngoài ra, để thu thập hoàn thiện hơn thì doanh nghiệp có thể tham khảo những câu hỏi sau:

  • Cách xác định hiệu quả của quy trình
  • Thời gian bao lâu thì quy trình sẽ được thực hiện một lần?
  • Phối hợp với ai để thực hiện quy trình đó?

Bước 5: Xác định cấu trúc của các quy trình

Doanh nghiệp có thể lựa chọn đa dạng cách ghi khác nhau, có thể dưới dạng văn bản hoặc lưu đồ. Những yếu tố cần có trong cấu trúc của quy trình bao gồm:

  • Phạm vi thực hiện.
  • Mục đích mà quy trình nhắm đến.
  • Các định nghĩa, thuật ngữ được sử dụng.
  • Trách nhiệm của người vận hành.
  • Thủ tục và trình tự thực hiện.
  • Những tài liệu tham khảo (các biểu mẫu, danh sách, tài liệu, hồ sơ sẵn có).
  • Lịch sử của những phiên bản đã phê duyệt trước đó (phiên bản số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt, người thực hiện,…)

Bước 6: Ghi chép, xem xét và phê duyệt các quy trình

Sau hoạt động thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết thì doanh nghiệp sẽ tiến hành viết quy trình ISO 9001:2015 cho hệ thống. Cách viết nên ngắn gọn, dùng những từ ngữ dễ hiểu (chỉ nên sử dụng những từ ngữ, thuật ngữ dễ hiểu, có tính cụ thể hóa) để tránh hiểu sai hoặc bị nhầm lẫn, gây ra những ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả khi thực hiện quy trình.

Sau khi viết ra quy trình thì sẽ tiến hành sửa chữa dựa trên những góp ý của các bên có liên quan để hoàn thiện hơn sau đó sẽ gửi cho lãnh đạo cấp cao để tiến hành phê duyệt. Lúc này quy trình mới có hiệu lực và được đưa vào áp dụng trong doanh nghiệp.

Cần ghi chép các quy trình ISO 9001 một cách dễ hiểu để đến toàn bộ nhân viên để đạt kết quả tốt nhất

Cần ghi chép các quy trình ISO 9001 một cách dễ hiểu đến toàn bộ nhân viên để đạt kết quả tốt nhất

Bước 7: Truyền đạt và đào tạo nội bộ quy trình

Doanh nghiệp sẽ tiến hành truyền đạt cho tất cả nhân viên tham gia vào hệ thống quản lý chất lượng, cụ thể là các quy trình. Để giúp nhân viên có nhận thức và hiểu rõ công việc cần làm cũng như cách cải tiến để nâng cao hiệu quả khi thực hiện. Khi có những thay đổi, doanh nghiệp cần thông tin nhanh chóng đến cá nhân liên quan để tiến hành điều chỉnh sao cho phù hợp để không gây ảnh hưởng đến hiệu suất của doanh nghiệp cũng như hiệu quả của công việc

 

Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn viết quy trình ISO cho doanh nghiệp. Vinacontrol CE HCM  hy vọng Quý doanh nghiệp đã nắm rõ các nội dung quan trọng và sở hữu cho mình một quy trình ISO 9001 hiệu quả nhất. Mọi yêu cầu về thông tin chi tiết dịch vụ ISO 9001:2015 Quý khách hàng vui lòng liên hệ chúng tôi qua Hotline  tư vấn miễn phí 1800.646.820, email vncehcm@vnce.com.vn hoặc để lại thông tin cùng yêu cầu để nhận hỗ trợ, tư vấn tốt nhất từ chuyên gia