Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Hiện nay, hoạt động đánh giá nội bộ là một việc rất quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện. Bởi việc đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO đem lại rất nhiều lợi ích to lớn cho các doanh nghiệp và trở thành một thủ tục cần thiết tại mỗi tổ chức doanh nghiệp. Sau đây, Vinacontrol CE HCM  xin cung cấp các thông tin chi tiết về hoạt động đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO để Quý doanh nghiệp có thể thực hiện đánh giá nội bộ một cách hiệu quả nhất.

 

1. Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO là gì?

Đánh giá nội bộ là hoạt động được thực hiện định kỳ tại doanh nghiệp dựa trên Hệ thống quản lý chất lượng và tiêu chuẩn ISO. Đây cũng là hoạt động quan trọng cần thiết để cải tiến và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp.

Kế hoạch đánh giá nội bộ có thể được thực hiện thường niên theo một chu kỳ cụ thể trong năm, khoảng thời gian đánh giá tùy thuộc vào yếu tố nhu cầu và tình hình thực tế của công ty đó. Trên thực tế doanh nghiệp sẽ thực hiện hoạt động đánh giá 2 lần/năm.

Hoạt động đánh giá nội bộ thực sự đã mang lại nhiều giá trị cho các doanh nghiệp và tổ chức. Cụ thể:

  • Đầu tiên là giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng và đáp ứng được yêu cầu chung về quy mô hoạt động, tình hình sản xuất quy trình thực hiện sản xuất và chất lượng sản phẩm,… về mọi phương diện của doanh nghiệp;
  • Thứ hai, khẳng định được đẳng cấp của tổ chức doanh nghiệp cũng như sự uy tín và tin cậy của khách hàng, đối tác quan trọng trong các vấn đề liên quan đến kinh doanh.
  • Thứ ba, duy trì sự nhận thức liên quan đến tiêu chuẩn ISO trong doanh nghiệp.

 Tầm quan trọng việc đánh giá nội bộ trong hệ thống quản lý chất lượng

Tầm quan trọng việc đánh giá nội bộ trong hệ thống quản lý chất lượng 

 

 

Đánh giá được hiểu là một quá trình thực hiện có hệ thống và độc lập nhất định của một cơ sở hay một doanh nghiệp bất kỳ nhằm đánh giá khách quan dựa trên các bằng chứng cụ thể để xem xét và xác định mức độ thực hiện các tiêu chuẩn đánh giá. Cũng theo định nghĩa trên đánh giá được chia ra là 3 loại khác nhau trong đó có đánh giá nội bộ:

  1. Đánh giá nội bộ hay còn có cách gọi khác đó chính là đánh giá của bên thứ nhất – đánh giá của chính doanh nghiệp về hệ thống quản lý của mình nhằm mục đích tuyên bố cũng như chứng minh được hệ thống quản lý của công ty họ phù hợp hay đáp ứng được yêu cầu.
  2. Đánh giá nội bộ bên thứ hai hay còn gọi là đánh  giá nội bộ của khách hàng hoặc các bên có ủy quyền của khách hàng hoặc đánh giá của các bên liên quan như cơ quan quản lý nhằm mục đích đánh giá hệ thống quản lý của doanh nghiệp đối tác xem họ có thể đáp ứng được các yêu cầu về các tiêu chuẩn được hay không, để từ đó đi đến quyết định hợp tác hay dừng.
  3. Đánh giá nội bộ từ bên thứ 3: tức là đánh giá từ bên tổ chức chứng nhận với mục đích xác nhận xem hệ thống quản lý có đáp ứng được yêu cầu để cấp giấy chứng nhận tiêu chuẩn hay không.

 

2. Nguyên tắc khi thực hiện đánh giá nội bộ

Các cá nhân, tổ chức khi thực hiện đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp cần đảm bảo tuân theo các nguyên tắc sau:

  • Nguyến tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp;
  • Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác;
  • Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá;
  • Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá;
  • Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá;
  • Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

 

3. Chính sách đánh giá nội bộ

Bên cạnh việc tuân thủ 06 nguyên tắc trên thì các cá nhân, tổ chức đánh giá nội bộ cũng phải tuân thủ hệ thống chính sách được doanh nghiệp xây dựng và đề ra. Do vậy chính sách này cần phù hợp với tiêu chuẩn ISO để các cá nhân, tổ chức thực hiện việc đánh nội bộ một cách đúng đắn và hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.

Cán bộ nhân viên thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

Cán bộ nhân viên thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001

4. Quy trình đánh giá nội bộ như thế nào?

Doanh nghiệp cần thực hiện 06 bước sau đây để hoàn thành đánh giá nội bộ.

Bước 1. Lập kế hoạch đánh giá nội bộ ISO.

Đây là bước đầu tiên và là nền móng quan trọng để một đánh giá nội bộ thành công. Do đó, doanh nghiệp cần xác định đầy đủ 03 yếu tố sau:

  1. Xác định các yêu cầu của tổ chức và những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
  2. Xác định tính khả thi của cuộc đánh giá
  3. Xác định nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá.

Ngoài ra các yếu tố như lịch đánh giá/ tần xuất đánh giá, khu vực đánh giá và các vấn đề về nhân sự thay đổi cùng các lỗi sai khác sau quá trình đánh giá.

Với một kế hoạch được xây dựng chi tiết và hoàn chỉnh, tin tưởng sẽ giúp hoạt động đánh giá nội bộ ISO diễn ra hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Theo kế hoạch đã được đề ra, các đánh giá viên sẽ đi theo trình tự cụ thể được lập sẵn nhằm đảm bảo quá trình đánh giá nội bộ được tiến hành một cách thuận lợi.

Bước 2: Chuẩn bị cho cuộc đánh giá

Để chuẩn bị cho cuộc đánh giá, các cá nhân tại vị trí lãnh đạo cần thực hiện các đầu việc như sau:

-  Thành lập ban lãnh đạo đánh giá nội bộ;

-  Chỉ định các tổ trưởng của mỗi tổ báo cáo các đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu nhất định;

-  Phân chia phạm vi đánh giá đồng thời chỉ định rõ các trách nhiệm cụ thể tại mỗi bộ phần trong tổ chức;

-  Quy định việc phê duyệt các đánh giá nội bộ đó là cán bộ lãnh đạo thường trực về đánh giá nội bộ;

-  Quy định rõ ràng và thông báo cho toàn thể các cán bộ đối với các doanh nghiệp hay nơi được đánh giá  về Thời gian cho việc đánh giá nội bộ trước 3 ngày kể từ ngày chuẩn bị đánh giá nội bộ.

Bước 3. Tiến hành đánh giá nội bộ

Doanh nghiệp tiến hành đánh giá theo các bước cơ bản như sau:

  • Họp mở đầu;
  • Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá;
  • Thông tin trong lúc đánh giá;
  • Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát;
  • Thu thập và xác nhận thông tin;
  • Chuẩn bị kết quả đánh giá;
  • Họp kết thúc.

✍ Xem thêm: Cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng  

Bước 4. Gửi lại hồ sơ đánh giá bộ phận liên quan

Vì việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện một cách minh bạch rõ ràng chính vì vậy mà việc giữ hồ sơ cho các bên liên quan đặc biệt là từ bên đánh giá đến bên được đánh giá là bước cần phải làm. Nói cách khác bên được đánh giá có thêm cơ sở để tuyên bố hay chứng minh được hệ thống quản lý của họ đáp ứng được các tiêu chuẩn và yêu cầu chất lượng với khách hàng hoặc các đối tác của họ.

Trong trường hợp ngược lại, khi các bên được đánh giá nội bộ không đáp ứng được tiêu chuẩn quản lý chất lượng đối với hệ thống quản lý của họ thì việc khắc phục các điểu hạn chế, và đi hàn gắn lại các lỗ hổng đó là điều phải làm.

Bước 5. Hoàn tất đánh giá, lưu lại hồ sơ

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước như trên thì sau cùng thông tin về các bộ hồ sơ mà trong đó có các thông tin về kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đánh giá, báo cáo đánh giá, cùng các chương trình, kế hoạch, quyết định đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Bước 6. Theo dõi, đo lường hoạt động đánh giá

Tổ chức phải xác định:

  • Điều gì cần phải được theo dõi và đo lường;
  • Các phương thức theo dõi và đo lường hiệu quả đánh giá nội bộ ;
  • Khi nào cần thực hiện hoạt động theo dõi đo lường đánh giá;

 

 Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 

Hình ảnh minh họa chu trình PDCA nổi tiếng trong hệ thống quản lý chất lượng

5. Khóa học đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ 

Đánh giá viên là một nhân tố quan trọng để một quá trình đánh giá nội bộ tại doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và theo đúng tiêu chuẩn ISO. Do đó, đòi hỏi đánh giá viên phải có kiến thức, kỹ năng chuyên môn về công việc này và thường xuyên trau dồi để có thể thực hiện việc đánh giá định kì tại tổ chức một cách tốt nhất. Vậy nên, các doanh nghiệp cần thiết phải tạo điều kiện tổ chức khóa học đào tạo cho các đối tượng này. Một khóa huấn luyện chuyên gia sẽ có 3 giai đoạn khác nhau, cụ thể:

- Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý: Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001;

- Giai đoạn 2: Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức;

- Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ.

 

✍ Xem thêm: Khóa học đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ 

Với tất cả các thông tin trên, Vinacontrol CE HCM  hy vọng được hỗ trợ và giải quyết các yêu cầu về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO cho doanh nghiệp nói chung và giúp doanh nghiệp vận hành, áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2015 – 1 tiêu chuẩn quản lý hệ thống chất lượng chuyên nghiệp mang tính quốc tế nói riêng. Mọi thông tin tư vấn liên hệ hotline miễn cước 1800.646.820 hoặc email vncehcm@vnce.com.vn để được hỗ trợ tốt nhất.